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Ata da 89ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ

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Aos doze dias do mês de dezembro de 2017, no Miniauditório do Arquivo Nacional, situado à Praça da República nº173 – Rio de Janeiro foi realizada a octogésima nona Reunião Plenária do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), sob a presidência de Carolina Chaves de Azevedo, presidente do CONARQ. Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: os conselheiros Leda Castro Almeida (titular) do Ministério da Saúde / ANVISA e Luis Fernando Sayão (suplente), da Comissão Nacional de Energia Nuclear (CNEN); representando o Poder Judiciário Federal: o conselheiro Julio Cesar de Andrade Souza (suplente), do Superior Tribunal de Justiça (STJ); representando o Poder Legislativo Federal: o conselheiro André Freire da Silva (suplente), da Câmara dos Deputados; representando o Arquivo Nacional: o conselheiro Carlos Augusto Ditadi (titular), do Arquivo Nacional; representando os Arquivos Públicos Estaduais: os conselheiros Márcio de Souza Porto (suplente), do Arquivo Público do Estado do Ceará e o conselheiro Jomar Nickerson de Almeida (titular), do Arquivo Público do Distrito Federal; representando os Arquivos Públicos Municipais: a conselheira Maria Ana Quaglino (suplente), da Fundação Dom João VI – Arquivo Pró-Memória de Nova Friburgo; representando as Associações de Arquivistas: a conselheira Maria de Jesus Martins Barbosa (titular), da Associação de Arquivologia do Estado de Goiás (AAG) e Wagner Ridolphi (suplente), da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio de Janeiro (AAERJ); representando as Instituições mantenedoras de Curso Superior de Arquivologia: a conselheira Cintia Aparecida Chagas Arreguy (titular), da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG); representando as instituições que congregam profissionais que atuam nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: as conselheiras Beatriz Kushnir (titular), da Associação Nacional de História (ANPUH) e, a conselheira Luciana Quillet Heynmann (suplente), também da ANPUH, Daniele Chaves Amado (suplente), do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil (CPDOC / FGV/RJ), Elina Gonçalves da Fonte Pessanha (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais (ANPOCS); Justificaram suas ausências: Renato Jimenez Mariano (suplente), Cácio Antonio ramos (titular), representantes do Poder Executivo Federal; e Ana Valéria de Oliveira Teixeira (titular), Marcelo de Jesus dos Santos (suplente), representantes do Poder Judiciário Federal; Carla Mendes de Jesus (titular), Maciel Rodrigues Pereira (suplente), Vanderlei Batista dos Santos (titular), representantes do Poder Legislativo Federal; Flávia Cristina Claudino, representante do Arquivo Nacional; Ieda Pimenta Bernardes (titular) e Maria da Graça Simão (suplente), representantes dos Arquivos Públicos Estaduais; Yuri Mello Mesquita (titular), Danielle Xavier Calil (titular), e Roberto de Assis Tavares de Almeida (suplente), representantes dos Arquivos Públicos Municipais; Thiago Henrique Bragato (suplente), representante das instituições mantenedoras dos Cursos Superiores de Arquivologia; Martina Spohr Gonçalves (titular) e Henriette Ferreira Gomes (titular), representantes das instituições que congregam profissionais que atuam nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais. A Coordenadora do CONARQ, Domícia Gomes, inicia a 89ª Reunião solicitando que todos se apresentem. A conselheira Cintia Aparecida Arreguy, representante das instituições mantenedoras dos cursos superiores em arquivologia, pede a retirada do ponto de pauta, por ela sugerido, a qual destaca o corte de 44% dos recursos do Ministério da Ciência e Tecnologia. A conselheira Beatriz Kushnir pondera que isso seria uma questão complexa para que o CONARQ determinasse algumas capacitações e formações na área dos arquivos, pois isso diz respeito aos programas universitários da área, porquanto é o MEC o órgão responsável pela regulamentação dos cursos superiores, sendo inapropriado que a definição dessa agenda de formação passasse pelo CONARQ e, nessa direção, estabelecer também de forma clara os limites de atuação do Conselho, e que seria complicado para o órgão assumir outras competências. O conselheiro Carlos Augusto Ditadi, representante do Arquivo Nacional registra que a contribuição do CONARQ passaria pelo viés de macro aspectos como forma a complementar esse esforço, no sentido de auxiliar o MEC e as universidades nas discussões que envolvem as qualificações na área, e o CONARQ encaminharia apenas sugestões para os segmentos que envolvem as atividades do Conselho, e pergunta se isso é viável, reforçando que o papel do CONARQ nessas questões é no sentido de promover essas capacitações. A conselheira Beatriz Kushnir registra que o CONARQ está com uma pauta de cursos de capacitação, os quais não estariam passando pela aprovação dos conselheiros e pela aprovação das respectivas câmaras do CONARQ. Sugere, então, que se discuta as funções dos órgãos integrantes do CONARQ. A coordenadora do CONARQ registra que as demandas por capacitação afetos a este Conselho são prontamente encaminhadas aos presidentes e demais integrantes das câmaras técnicas e setoriais do CONARQ, para que estes se manifestem, neste caso, sobre o plano de capacitação que envolve as ações, os trabalhos e os produtos das câmaras do CONARQ, as quais estruturam e ministram os seus cursos a partir das demandas recebidas e encaminhadas pela Coordenação de Apoio ao CONARQ, via e-mail. Domícia ressalta que o CONARQ recebe demandas de capacitação dos Estados e municípios, tais como os cursos sobre e-Arq Brasil, Repositórios Digitais, entre outros. A conselheira Beatriz indaga como esses workshops de cursos foram elaborados, uma vez que não passou pelos conselheiros do CONARQ. A conselheira indaga quais são as atribuições previstas no regimento interno do CONARQ e sobre quais são as competências da Coordenação de Apoio ao CONARQ, informando que não consegue identificar essas atribuições, e indaga qual é a função de cada um dos integrantes da estrutura deste Conselho. A Coordenadora Domícia Gomes refuta novamente as críticas da conselheira Beatriz Kushnir, sugerindo que a conselheira, enquanto membro representante da Câmara Setorial de Arquivos Municipais do CONARQ pode encaminhar para a presidente Câmara Setorial de Arquivos Municipais (CSAM), Ana Célia Rodrigues, sugestões e propor a elaboração de cursos que entender necessários, bem como, interagir com os demais membros da CSAM sobre assuntos pertinentes à área de atuação da mencionada Câmara, bem como, a Coordenadora da Coordenação de Apoio ao CONARQ, Domícia Gomes, destaca que em relação às competências do Colegiado, bem como as atribuições da Coordenação de Apoio ao CONARQ estão estabelecidas em regimento próprio, e pergunta aos demais conselheiros se desejam analisar, nesse momento, essas competências como ponto de pauta. Domícia Gomes prossegue e informa que a Coordenação de Apoio ao CONARQ tem suas competências definidas por portaria ministerial, no decreto nº 4.073/2002, o qual estabelece que o Arquivo Nacional, como unidade técnico-administrativa integrante do próprio AN, dará o respectivo apoio técnico e administrativo ao CONARQ, e no próprio Regimento Interno do Arquivo Nacional, que disciplina uma série de atribuições da Coordenação de Apoio ao CONARQ. A Coordenadora do CONARQ reforça que a equipe da Coordenação de Apoio ao CONARQ trabalha de forma dedicada e ética. Quanto ao papel de divulgar as ações do CONARQ, questionado pela Conselheira Beatriz Kushnir, a coordenadora de Apoio ao CONARQ responde que esta competência também está prevista em regimento. Sobre as agendas das reuniões plenárias, Domícia pondera a situação e comenta sobre a demora no encaminhamento dos pontos de pauta, o que dificulta bastante a formação da agenda. Neste sentido, informa à conselheira Beatriz Kushnir que esta pode encaminhar pontos de pauta para formação da agenda, chamando a atenção que esta, quando envia sugestões, o faz tardiamente, reforçando a necessidade de se enviar com mínimo de antecedência os temas a serem analisados. Beatriz Kushnir, então, menciona que as ações do CONARQ precisam passar pela aprovação dos conselheiros, alegando que o que assistiu nos dois últimos anos é que houve uma série de ações que foram divulgadas com o nome do CONARQ, as quais não passaram pelo Plenário do Conselho, pedindo que a transmissão das reuniões plenárias do CONARQ sejam online, ao vivo. A conselheira Elina Pessanha lembra sobre um e-mail seu enviado falando a respeito desse assunto no qual ponderava que muitas vezes o órgão executivo, a coordenação do CONARQ, é pressionado pela necessidade de tomar decisões imediatas, e entende que o papel da coordenação é muito delicado, pois, argumenta Elina Pessanha, aparecem os problemas e as decisões devem ser efetivadas, o que, porém, ocasionaria alguma fricção entre os demais órgãos do Conselho, afirmando que precisa ficar claro que o fórum decisório é o Plenário do Conselho, as câmaras técnicas como órgãos de assessoria técnica, e a Coordenação de Apoio ao CONARQ, o órgão executivo na implementação das políticas arquivísticas, e sugere que o CONARQ pode chegar a bom termo nessa divisão de tarefas. A Conselheira Elina conclui, lembrando mais uma vez o papel penoso da Coordenação de Apoio ao CONARQ, e entende perfeitamente essa situação no processo decisório no âmbito do órgão, porquanto a equipe de Coordenação do CONARQ tem que aparar estas arestas. A coordenadora do CONARQ projeta em tela, um documento que foi motivo de crítica, via facebook, por parte da Conselheira Beatriz Kushnir, em que a referida conselheira, critica o fato de a Coordenação de Apoio ter divulgado no sítio eletrônico e no Facebook do CONARQ, as ações do Conselho relacionadas ao Projeto de Lei nº 7920/2017. A Coordenadora da Coordenação de Apoio do CONARQ ressalta que o conteúdo do mencionado documento foi produzido por Comissão instituída para proceder à análise do PL 7920/2017. A referida Comissão, formada pelos conselheiros Vanderlei Batista dos Santos, Wagner Ridolphi e Elina Pessanha, tendo a mesma elaborado um documento que foi encaminhado, por ofícios, mais de duzentos ofícios, estes validados pelo Plenário e dirigido a todos os deputados federais e comissões pertinentes. Informa que foram encaminhados cerca de duzentos ofícios para os deputados, cujo conteúdo foi produzido pelo próprio Plenário e depois divulgado, e neste sentido, a Coordenadora da Coordenação de Apoio do CONARQ não vê qualquer problema na divulgação do documento, bem como em relação às outras ações do CONARQ. A conselheira Beatriz Kushnir fala que o problema não é a divulgação no Facebook ou em sítio eletrônico, mas o repasse dessas ações, sem a aprovação dos conselheiros. O conselheiro Carlos Augusto Ditadi registra que já trabalhou na Coordenação de Apoio ao CONARQ, e ressalta que Conselho sempre apresentou uma dificuldade no tempo de resposta e de propostas. Ressalta que se deve evitar a transformação dos conselheiros, em funcionários revisores de tudo o que é elaborado no âmbito CONARQ, sendo necessária uma certa delegação de responsabilidade e competência a um determinado nível, pois entende, mais uma vez, que é muito complicado esse tempo de resposta de demandas que saem da coordenação e da presidência para os conselheiros, e conclui afirmando que é custoso que os conselheiros estejam disponíveis 24 horas para rever ou refazer atividades, refletindo também, nesse sentido, qual seria o papel do SINAR. A conselheira Cintia Arreguy, a partir da exposição do Conselheiro Ditadi, sugere, então, que as demandas sejam encaminhadas, e se no prazo de 24 horas não houver resposta, que sejam efetivadas pela Coordenação de Apoio ao CONARQ. Domícia Gomes registra que a Coordenação de Apoio ao CONARQ possui inúmeras e variadas atribuições de diversos segmentos relacionados à área de atuação do Conselho. Neste sentido, ressalta que, se esse plenário julgar que a cada ação a ser empreendida, a Coordenação deva realizar consulta aos conselheiros, não se opõe. Entretanto, a questão do tempo de resposta deverá ser trabalhada. Registra, por exemplo, quando divulgamos algum fato para a comunidade arquivística, comunicando quais são as atividades do Conselho, não colocando que a coordenação do CONARQ fez aquilo ou isso, é sempre o Conselho, e falamos em nome do Conselho, nesse sentido; relativamente à audiência pública, já foi articulado com o presidente atual, sempre comunicado, sempre acordado em conjunto com o presidente, não havendo nenhuma atitude da própria Coordenação sem o aval pertinente; a seguir, expõe essas prerrogativas em tela, sublinhando, mais uma vez, que tudo que é executado está disciplinado pela mencionada portaria e reafirma que, se for aprovado que cada ação executada por esta Coordenação deva ser comunicada antes, acataremos a deliberação. A conselheira Luciana Heynman sugere organizar o debate em curso, parecendo haver uma questão de funcionamento do Conselho, de sua Coordenação e os demais órgãos que assessoram o colegiado; entende que existem questões a serem tratadas, quais sejam, as atribuições da Coordenação do CONARQ, pressionada pelas responsabilidades inerentes às atividades do Conselho, pelo tempo de resposta, compreendendo, no entanto, que as atividades do Conselho, devem passar antes pelo Plenário. Corrobora com a Conselheira Elina no sentido de estabelecer um prazo de 24 ou 48 horas como tempo de resposta dos conselheiros à Coordenação do CONARQ para a execução das atividades e, se não houver resposta, que se dê por aprovado e se encaminhem as demandas. Em relação ao item de pauta sugerido pela Conselheira Cintia Arreguy, ressalta que outro ponto a ser discutido é a formação, da ideia de um plano nacional de recursos humanos, concebendo que isso é um ponto importante e remete às universidades. O conselheiro Jomar Nickerson de Almeida pergunta se um documento que é ratificado aqui, ainda assim haveria a necessidade de haver uma outra autorização para ser divulgado, pois julga que isso seria uma burocratização das ações. A Conselheira Maria Ana Quaglino corrobora com o conselheiro, pois isto seria um excesso, um “ataque de burocratismo”, ponderando que o ideal seria atrelar o documento à sua autorização plenária, para não haver dúvidas quanto à integralidade do documento a ser publicado. A Conselheira Beatriz Kushnir defende que o Conselho deva ser consultado sobre as ações empreendidas e aumentar a eficácia da comunicação interna, tanto da resposta dos conselheiros às demandas da Coordenação de Apoio, como das respostas desta, não sendo, na sua opinião, uma questão de burocracia. Prosseguindo a 89ª Reunião Plenária, Domícia Gomes, apresenta a presidente do CONARQ, Carolina Chaves de Azevedo, que por motivos de compromissos, não pôde participar do início da Reunião. A presidente do CONARQ, Carolina Chaves se apresenta ao Colegiado. Informa que já possui uma experiência anterior de colegiado, tendo sido presidente do Conselho do Envelhecimento, na esfera municipal, e afirma que vai acompanhar os assuntos da melhor forma possível. Em seguida, a presidente do CONARQ passa a palavra para a Coordenadora de Apoio ao CONARQ, Domícia Gomes informa que a seguir serão analisados e debatidos dois temas muito importantes, quais sejam, o Projeto de Lei nº 7920/2017, sobre digitalização de documentos, e a revogação da resolução nº 6 do CONARQ, sobre terceirização de serviços arquivísticos. Comunica que a Conselheira Cintia Arreguy solicitou retirar o item que diz respeito ao corte de 44% dos recursos do Ministério da Ciência e Tecnologia para a área arquivística, pois já não tem certeza da atualidade do tema.  A Coordenadora do CONARQ, Domícia Gomes apresenta a Ata de 88ª Reunião Plenária, com contribuição, apenas de forma, por parte da conselheira Maria de Jesus Barbosa. Domícia informa que na última ata a Conselheira Ieda enviou muitas solicitações de correções no dia anterior, a esta reunião. Neste sentido, sugere que as referidas correções sejam realizadas e enviadas para todos os conselheiros por e-mail, ficando sua aprovação para o momento subsequente ao envio e posterior aprovação. Dando prosseguimento à Reunião, Domícia Gomes convida Cláudia Lacombe, presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ. Cláudia Lacombe expõe sua apresentação bem resumida, sobre a questão, e por quais motivos a área está se colocando contra o Projeto de Lei nº 7920/2017. Informa que o PL originário é o PLS 146/2007 do Senado, e que já foi aprovado naquela Casa e instrui os conselheiros sobre a ementa do PL, bem como a legislação correlata, altera a Lei nº 8.159/91, lei de arquivos, que também trata de eliminação de documentos, altera o código penal e a Lei nº 12.865/2013, norma que cobre a documentação do teor financeiro, e o código de processo civil, alterando, dessa forma uma gama de normas. Registra que Projeto afetará, caso aprovado, toda a base legal que resguardava a eliminação de documentos de uma maneira criteriosa, pois o objetivo do projeto de lei é este, a eliminação dos documentos originais, em papel, e não propriamente da digitalização. Registra que o PL é bem extenso e possui vários problemas, principalmente quando trata da assinatura digital. O PL possui uma série de problemas, com destaque para o parágrafo 3º do artigo 3º na alteração da lei de digitalização, a primeira, quando o texto menciona que os documentos não digitais, originais em papel, inclusive, em tramitação, que deram origem a documentos digitalizados, quando avaliados e destinados à eliminação, podem ser eliminados conforme procedimento específico. Segundo Claudia, esse parágrafo mostra, é que, quando se digitalizar os documentos em papel, e estes não estiverem destinados à guarda permanente, os mesmos podem ser eliminados. Claudia ressalta que os documentos que algum dia poderão ser eliminados, sofrerão este processo, ressalvados os documentos já permanentes; porém, a questão é que, mesmo os documentos que não têm valor permanente, servem de prova, tem valor probatório, e claro são mantidos por alguma razão importante, pois vão comprovar se alguma ação foi executada de maneira ilegal, ou seja, argumentamos que o documento original não pode ser eliminado somente com base em critérios técnicos do processo de digitalização em si. Explica que essa eliminação tem que ser resultado de um processo de avaliação criterioso para se identificar se aquele documento original pode ser eliminado ou não, se representa um risco para o valor de troca daquele documento, então, essa eliminação deve ser resultado, de um processo arquivístico de avaliação, executado por uma comissão de avaliação composta por especialistas da área, a qual incluem profissionais de arquivo, da área do direito e da área administrativa, e para poder realizar essa eliminação o mencionado PL necessariamente altera a lei de arquivos, que no seu artigo 9º dispõe que quando a eliminação for feita dentro do processo previsto em regulamento, um processo somente técnico, sem a avaliação arquivística, o documento pode ser eliminado; então, Ou seja, o PL autoriza a eliminação com base apenas no processo de digitalização. A eliminação de documentos deve ser resultado de um processo de avaliação de documentos criteriosa, o que já é feito e a legislação autoriza que os órgãos eliminem, se tiver previsto, a avaliação e autorizado pela instituição arquivística na devida esfera de competência que, no caso dos órgãos federais, é o Arquivo Nacional. Claudia apresenta na tela o trabalho de acompanhamento e autorização do Arquivo Nacional, de 2012 a 2016, como resultado do processo de gestão documental na administração pública federal e que já foram eliminados 80 km de documentos, eliminação feita de forma criteriosa, com base na legislação vigente. Claudia enfatiza que o principal é que se invista em gestão de documentos. Registra que uma das alegações desse PL é a questão da economia de recursos, mas, ressalta que com a correta gestão de documentos, se atinge a economicidade e com um cuidado maior. Nesse sentido, o conselheiro Carlos Augusto Ditadi, argumenta que fez um estudo não técnico, mas do ponto de vista jurídico com a questão da evidência da prova, acontecendo inclusive em outros países o uso equivocado da assinatura digital na questão das cópias sobre a digitalização, na qual há uma interpretação errônea na legislação brasileira ao dizer que um documento tem um grau de aceitação, de autenticidade porque está assinado digitalmente, pode até funcionar para cópia, mas isso é assinar a cópia, não o documento original, ou seja, o que confere uma confiabilidade na aceitação desse processo é saber que o original ainda existe, naquele momento do processo, e essa valoração do documento, ou fonte, ao longo do tempo perde o seu valor primário. Nessa direção, observa que o legislador foi sábio, no ano de 1968, sobre a legislação da microfilmagem. Os princípios legais que estão nesta lei são muito eficazes, quando diz que os documentos que estão tramitando podem ser microfilmados, mas não podem ser eliminados, pois isso causaria um problema técnico durante o processo; a ideia era tratar isto para aqueles conjuntos de documentos de valor primário e secundário, enquanto que a ação está se executando, na qual é necessária a mais absoluta confiança de que os documentos são os mais autênticos possíveis, e uma cópia nunca é igual, e que grande parte dos nossos documentos em papel são cópias nas quais nós não duvidamos delas, e estão inseridas no contexto administrativo da confecção das cópias e temos certa confiança na cópia, e a questão é que esse uso excessivo das cópias dá a entender que a cópia digital pode substituir o original ou pelo documento que deu origem à cópia, constituindo um problema especificamente nessa fase; informa que fez alguns levantamentos de dados internacionais com escolas arquivísticas diferentes, sendo identificado um avança no que diz respeito à “formatação”, sobretudo no Canadá, Estados Unidos, Austrália e Nova Zelândia, pois estes países já possuem uma prática muito antiga de microfilmagem ou reformatação dentro da gestão documental, já havendo procedimentos sólidos de segurança e normas técnicas, direcionadas, inclusive, para documentos permanentes; no entanto, a lei como ela está, na questão da segurança, o que seria o instrumento de avaliação e o seu uso oblíquo da cópia digital; nesse sentido, o conselheiro avisa que este projeto de lei de 2017 não é o de 2007, aquele é um projeto novo apresentado em novembro de 2016; o CONARQ acompanhou o PL de 2007, e o entendimento que este não tinha a menor condição de prosseguir e na época a própria Comissão de Ciência e Tecnologia da Câmara o rejeitou em 2016, então o relator José Maranhão, apresentou uma emenda substitutiva do projeto inteiro e tomamos conhecimento na subsequente reunião do CONARQ em dezembro de 2016, sendo uma emenda não debatida, que alterou artigos da lei 8.159/91, lei de arquivos, entre outras, as entidades da área não foram consultadas, então, o procedimento legislativo foi muito ruim, antidemocrático, e é também compreensível que as capacidades de estados e municípios de ter condições operacionais de implementar esses procedimentos técnicos de uma forma segura é diminuta, sem contar com a crise econômica na economia da energia elétrica necessária à manutenção desse os digitais. O PL é muito frágil em relação às responsabilidades e às capacidades para executar esses procedimentos, porquanto, uma vez não existindo mais o papel, o qual está sendo mantido, mal ou bem, no galpão, e será substituído por tecnologia de última geração; dentro dessa realidade. Carlos Ditadi assevera que os documentos produzidos em meio eletrônico também preocupam, e a CTDE do CONARQ vem trabalhando nessa direção, mas falta pessoal habilitado e recursos, visa também, a melhoria de todo esse quadro de normalização de metodologias que tem que ser usadas para dar garantias desse processo. Destaca novamente a precariedade do processo legislativo do atual PL, sem consulta pública. A exposição de motivos é falaciosa, frágil e incorreta quando fala, por exemplo, que o governo federal possui milhões de documentos e vai gastar muitos recursos, porém isso acontece exatamente porque não se faz a gestão documental adequada de documentos acumulados que já poderiam ter sido eliminados, e esses cálculos foram realizados usando os mesmos argumentos e instrumentos das planilhas utilizadas para o projeto do governo, podendo atingir uma economia de recursos na ordem de 60 milhões de reais, feita pelo governo federal, em armazenamento em papel sem digitalizar qualquer documento; afirma que não é intenção final dos arquivistas guardar documentos, e sim ter qualidade, reafirmando a importância da economia feita através de uma gestão de documentos correta, e comenta que não se pode investir em digitalização de lixo. Registra que é preciso rever todo esse processo de digitalização, entendendo que é preciso dar um passo em direção à reformatação, entre outros processos; os documentos digitais já estão sendo criados no sistema, inclusive o próprio Arquivo Nacional. Registra que a área nunca se furtou a atuar nessa discussão. Exemplifica, explicitando sobre o projeto do Processo Eletrônico Nacional – PEN, do Ministério do Planejamento, que foi elaborado com a contribuição de técnicos do AN em Brasília, junto com outros órgãos; Carlos Ditadi ressalta a ausência do debate público com as instituições. Informa que o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação conseguiu alterar o projeto, modificando o projeto em relação à certificação digital, e será um desastre, pois, o projeto não está sendo plenamente debatido com os demais órgãos e entidades da administração, e é necessário que o debate seja realizado em conjunto com as instituições à luz da arquivística, da legislação, e do quadro normativo internacional, por todos os motivos apresentados, entende-se que o PL 7920 é fraco. O conselheiro Carlos Ditadi salienta que a questão tecnológica é explícita, não havendo a necessidade de norma para digitalizar. O conselheiro André Freire, representante do Poder Legislativo Federal informa que, no âmbito da Câmara dos Deputados está sendo feito um acompanhamento nessa questão do PL; algumas situações são importantes colocar, e que o conselheiro Carlos Ditadi foi muito feliz quando este colocou alguns temas, e queria reforçar alguns pontos e levantar outros; primeiro com relação à gestão de documentos e neste sentido registra que é preciso que se cumpra efetivamente fazer a lei nº 8.159/91, a lei federal de arquivos. Não é necessária outra lei, é preciso fazer cumprir lei nº 8.159/91, e é para isso que o CONARQ existe, e esta lei é direcionada aos arquivos estaduais, aos arquivos municipais, e aos arquivos federais, nas diversas esferas de competência e poderes, é exatamente isso que precisa ser feito. Registra que a gestão documental é a premissa básica para que o problema seja resolvido e exista, de fato, a economia de recursos. Cita como exemplo, a Câmara dos Deputados, órgão no qual existe uma política de aplicação das normas arquivísticas, constituindo quase duzentos anos de história preservada, sem nunca ter recorrido ao diretor-geral da Casa no sentido de solicitar mais espaço para guardar documentos, pois simplesmente é realizada a gestão documental do acervo. Registra que todo o acervo arquivístico da Câmara está no depósito, acessível à tempo e à hora; quando todos os presidentes da Casa, em situações históricas, precisaram de acesso aos documentos pertinentes da Casa, estes estavam à disposição, no momento certo, a informação certa; o outro ponto que se comentou aqui, muito importante também, é que, quando é aplicada a gestão documental, somente algo em torno de 5% a 10% dos documentos relevantes para acesso são requisitados, e o problema, lembra o conselheiro, está resolvido em legislação, mas deve ser harmonizado na efetivação das políticas arquivísticas em todas as instituições que carecem de recursos humanos e materiais para realização dessa gestão. O conselheiro André Freire registra que existe um lobby fortíssimo de determinados “grupos” e um lobby fortíssimo por parte do segmento dos cartórios, aos quais interessa aprovar o PL nº 7920, pois no referido PL está estabelecido que a certificação será concedida, podendo haver a validação dos documentos por meio dos cartórios. A Câmara dos Deputados é representante dessas diversas facetas da administração, e essa representação é natural em qualquer Congresso do mundo, cabendo, sim, fazer a intervenção técnica e jurídica quando necessário, como colocou o conselheiro Carlos Augusto Ditadi. O conselheiro André Freire informa que esteve com o deputado Orlando Silva, que é o presidente da Comissão de Trabalho da Câmara para onde vai o PL, até porque este ainda não foi aprovado na Comissão de Ciência e Tecnologia, pois somente foi apresentado, e o processo legislativo é meio complicado, é preciso ter isto de forma bem clara. Ressalta que o PL foi apresentado com parecer favorável, mas não foi aprovado pela comissão responsável. Diz que a característica de alguns deputados é de não fazer audiência pública, e que solicitam a participação dos segmentos interessados no projeto de lei. Relata que no encontro que com o Deputado Orlando Silva, percebeu que o Deputado se mostrou favorável à ideia de se debater o PL nº 7920. O conselheiro André Freire assevera que é necessária a efetivação das políticas de gestão documental e de uma política de preservação digital, e não simplesmente jogar este PL, mas reforçar que o argumento da economia de recursos públicos preconizada no PL nº 7920 é uma falácia, ou seja, se qualquer órgão público que executar com fidelidade a gestão de documentos de acordo com as diretrizes da Lei nº 8.159 (lei de arquivos e seus decretos regulamentadores), instituindo e respeitando principalmente o plano de classificação e a tabela de temporalidade, o problema está resolvido. Registra outro ponto importante que é a questão da prova, referente ao valor primário do documento. É necessário que os legisladores se conscientizem sobre o risco de se criar um caos informatizado, pois se não houver a aprovação de um plano de classificação e de uma tabela de temporalidade por comissão competente, vai ser gerado um enorme problema. O conselheiro André denuncia a problemática da inexistência da gestão de documentos, inexistência de um corpo técnico qualificado para atender essa demanda, e esse fato é recorrente para uma quantidade enorme de documentos históricos, o que acaba por perder uma massa documental importante. André Freire lembra que, quando chegou à Procuradoria-Geral da República, logo quando tomou posse no órgão, o secretário-geral, na época, Rodrigo Janot, o informou que havia um projeto fantástico de digitalizar todos os pareceres dos procuradores-gerais da república, desde 1891 até os dias atuais. Em relação ao “fantástico” projeto mencionado, o que ocorreu, nesse caso, segundo o conselheiro, foi que após a digitalização realizada por empresa X, todos os documentos originais foram destruídos e entregaram um CD com as cópias digitalizadas. André registra que é preciso ter muitas precauções em relação a este assunto. Ressalta que certamente, o Deputado Orlando Silva já deve ter sido procurado para proposições nesse sentido. O conselheiro André Registra que o governo apoia o PL nº 7920. O conselheiro Luis Fernando Sayão registra que há um descompasso entre o lobby a favor do PL nº 7920 e um desconhecimento profundo sobre as consequências desse Projeto. Sayão registra que ele, como pesquisador da Comissão Nacional de Energia Nuclear (CNEN), trabalha muito com dados arquivísticos digitais e de valor permanente, sendo necessário montar grandes estruturas tecnológicas para estes objetivos, também requer um alto grau de padronização e um protocolo de sistemas confiáveis. Registra que, aqueles que defendem o PL nº 7920 não têm a noção exata dos desdobramentos negativos, e dá como exemplo que os dados da área científica produzidos hoje não têm lugar para serem armazenados, não havendo para isto estrutura tecnológica confiável para atender a essas demandas, sendo fonte de grande preocupação da área científica. A conselheira Cintia Arreguy reforça as opiniões anteriores, sobre a importância dos procedimentos de gestão de documentos, da elaboração do plano de classificação de documentos, refletindo as funções e as atividades do governo e tabela de temporalidade como o resultado de um processo de avaliação que vai definir o prazo de guarda dos documentos. Cintia ressalta que o PL nº 7920 propõe digitalizar os documentos, independente do seu prazo de guarda, observando que a realidade brasileira é de acúmulo de massas documentais, pois não é feita a gestão documental no momento da produção. Pondera que esse acúmulo de massa documental gera altos custos para administração deixando os gestores públicos em situação vulnerável na questão da eliminação irregular de documentos. Informa que após a avaliação documental, a massa documental diminui ao essencial, reduzindo os gastos para a administração pública. Ressalta as dificuldades dos técnicos da área arquivística em comunicar estes procedimentos e problemas decorrentes aos gestores e, nesse diapasão, quando aparece alguma proposta de uma solução “fácil” de digitalização, acontecem perdas inestimáveis para a própria administração pública e para o patrimônio documental do País. Ressalta que é a gestão de documentos que resolverá o problema da massa documental acumulada; menciona a questão relacionada aos cartórios, com seu lobby, porém o que existe é um desconhecimento da parte técnica de toda a problemática e o fato de não haver contato com a ciência da arquivologia nas escolas e nos demais cursos superiores e isso aumenta a distância no conhecimento da gestão documental, procedimento este orientado normativamente por este Conselho Nacional de Arquivos, desde o momento em que o documento é produzido ou antes mesmo da produção, inserido nesse processo os cuidados com o documento nato digital, sob a forma de e-mail e outros. A presidente do CONARQ, Carolina Azevedo, toma a palavra, mencionando que as pessoas que não são do meio arquivístico não possuem essa noção técnica do processo de digitalização, sugerindo a construção de um caminho que seja a melhor forma de fazer essa gestão documental, para depois prosseguir para a digitalização sem a eliminação, como uma forma de facilitar o acesso e difusão para todas as pessoas, e dá como exemplo as práticas das pessoas mais jovens na utilização do atual ferramental tecnológico. A conselheira Beatriz Kushnir observa sobre a fragilidade jurídica do referido projeto de lei e ressalta que é preciso estabelecer uma estratégia para melhor articular e sensibilizar os parlamentares, removendo a falácia da economicidade do documento digital, e como agravante a ausência de recursos públicos para o tratamento adequado desses acervos digitais, segundo dispõe o Projeto, ressaltando que este é um momento muito importante para este Conselho na reconstrução de um canal de diálogo sólido com os deputados, sobretudo os que integram as comissões pertinentes, e convidá-los para os esclarecimentos necessários. O conselheiro Márcio de Souza Porto, representante dos arquivos públicos estaduais, dá as boas vindas à nova presidente do CONARQ, asseverando que, além do que todos os conselheiros do CONARQ já frisaram, ele argumenta em uma outra vertente, pois este Projeto de Lei conflita com toda a política nacional de arquivos, mencionando que o Estado do Ceará, de onde é natural possui 184 municípios e, dos quais, apenas quatro possuem arquivos públicos municipais instituídos, fragilizando ainda mais essa realidade e reforça o impacto negativo de tal projeto para a consolidação das políticas públicas arquivísticas, atingindo de forma grave no que diz respeito à criação dos arquivos públicos no âmbito dos poderes executivos dos municípios, incentivando os prefeitos a não criar estas instituições a partir das orientações desse Projeto para digitalização e eliminação dos documentos sem critérios. O conselheiro Julio César registra a presidente do CONARQ que a articulação junto ao Ministro da Justiça é muito importante nessa questão, ao que a presidente do CONARQ responde que se deve focar nos parlamentares que podem de fato ajudar nesses esforços, ponderando qual seria a forma mais eficaz de vender a cesta ideal ao governo, prevenindo que se deve evitar o confronto direto e mapeando com precaução quais os parlamentares das comissões que têm maior possibilidade de aceitar as propostas do CONARQ. O conselheiro André Freire diz que essa sensibilidade política é muito importante, para que não haja exposições desnecessárias, principalmente nesse momento conturbado da vida política nacional, ressaltando, mais uma vez, que o deputado Orlando Silva se mostrou bem favorável às proposições do CONARQ, porém esse é um jogo de forças e que é preciso encontrar os atores certos para o empreendimento. André Freire reforça que deve haver sensibilidade para lidar com estas questões, observando que o presidente da Camara Rodrigo Maia desconhece essa temática, e sugere, mais uma vez, um caminho que não seja o enfrentamento, mas uma direção mais diplomática com a identificação dos atores corretos, e pensar numa alternativa ao próprio Projeto. A conselheira Beatriz Kushnir indaga se o lugar de convencimento dessa questão seja a Câmara dos Deputados, e se não seria o momento de uma atuação maior do Ministério da Justiça. A presidente do CONARQ recomenda que devemos atuar em todas as frentes, para identificar quais seriam esses canais para não se perder tempo, e ressalta que a pior estratégia seria o enfrentamento direto. A conselheira Maria Barbosa apresenta seus apontamentos, informando um fato ocorrido no seu Estado: um servidor de uma câmara municipal no naquele Estado, de um município com mais de 300 anos de história, há algum tempo vinha cobrando um treinamento para resolver uma questão dos arquivos e de gestão documental e corrigir o que estava acontecendo com o acervo local com a eliminação irregular da massa documental sendo destruída a cada gestão do executivo, e informa que nesse município já havia começado esse processo de digitalização sem critérios, e sob ordens superiores aquele servidor foi orientado a eliminar esses documentos, sem qualquer tipo de gestão. A conselheira Maria Barbosa comunica à presidente do CONARQ que a realidade é a “queima de arquivos” sob a égide da digitalização, e assevera que não é mais por mera falta de informação ou conscientização. A presidente do CONARQ Carolina Chaves considera que é preciso definir algumas alternativas, as quais possam ser utilizadas para apresentação ao Ministro da Justiça. O conselheiro Julio César Souza se apresenta como representante do Poder Judiciário Federal, e informa que em 2016 foram eliminados 5 toneladas de papel no seu âmbito de atuação, somente a partir da aplicação do instrumentos de gestão, e pondera se não é o momento de se propor uma alternativa a este Projeto, destacando a importância de 3 pontos: programas de gestão documental, políticas de preservação digital e consulta a órgãos na sua esfera de competência, tendo em vista a apresentação dessa proposta alternativa. Em seguida André Freire elogia a sugestão do conselheiro Julio César e entende ser, nessa direção, mais provável aproximar-se do deputado Orlando Silva, que gosta de matéria histórica e se mostrou bastante favorável a esse encaminhamento. A Conselheira Maria Barbosa pergunta se quando se fala em alternativa ao projeto, se o Plenário está afirmando a concordância na aprovação do PL com modificações, e ressalta que, dentro dessa realidade, que o CONARQ reafirme que nunca pactuou com este entendimento, porquanto qualquer alternativa não resolveria, até porque existe a legislação que não é obedecida, então, continua qualquer modificação empreendida na Câmara Federal que nesta esteja salientado que o objetivo é eliminar documentos, e considera, se não seria melhor o CONARQ ser contra, pois nesse caso não seria conivente com a situação. A Presidente do CONARQ retorque e diz que não é que qualquer projeto vai passar contra os interesses do CONARQ, cabendo uma argumentação técnica e jurídica junto aos órgãos e demais entidades, cumprindo uma primeira etapa de articulação; o conselheiro Márcio Porto comenta, então, que aprovaram várias leis antes, e parece não haver a intenção de aperfeiçoar o sistema; a conselheira Maria Ana Quaglino, representante dos arquivos públicos municipais menciona que a situação é dramática, e na sua própria instituição, autoridade pública municipal, está havendo um processo de convencimento do prefeito sobre um projeto de modernização do espaço do arquivo e também sobre as precauções sobre a digitalização do acervo permanente do órgão, e informa que vai insistir sobre a matéria com os prefeitos da região, demonstrando preocupação com a destruição do acervo arquivísitico dessas localidades. A conselheira Elina Pessanha dá as boas vindas à Presidente do CONARQ e demonstra sua apreensão com essa situação, inferindo que, nesta discussão, está em jogo não somente o papel do CONARQ como também a missão do Arquivo Nacional, e considera que a presidente, na sua posição, também está ameaçada diante dos fatos ocorridos em relação aos arquivos no País. Registra que integrou a Comissão de acompanhamento do PL, para o qual foram direcionados esforços de convencimento técnico, mas também utilizando alguns aspectos de ordem política, os quais um dos argumentos encontra-se ao nível econômico, compreendendo que usar essa ferramenta pode sensibilizar a máquina pública, transmitindo a mensagem de que essa eliminação arbitrária não significa economia para os cofres públicos, interpreta que essa questão deve ser conduzida com muita cautela, pois o CONARQ enfrenta grandes interesses econômicos, interesses de quem vai auferir ganhos com essa eliminação, e mostrar ao poder público que essa saída não tem lógica econômica; ressalta que o conselheiro Carlos Ditadi, na reunião anterior, apresentou um argumento que se pode explorar, qual sejam as práticas, nessa área, adotadas em outros países, defendendo a posição de que o Brasil não pode ficar na contramão de tudo o que acontece no resto do mundo, no respeito às boas práticas arquivísticas e às legislações desses países, e que há sempre algum controle governamental desse processo; outro argumento seria na linha da governança, o que também pode sensibilizar os parlamentares, pois este Projeto retira o poder do Estado sobre o controle dessas atividades, ou seja, informar de maneira clara que o Estado e o próprio Arquivo Nacional estão se retirando da regulação desse setor, e os outros órgãos e entidades do controle desse processo. A Conselheira Elina diz que estes argumentos podem ser usados para o convencimento nas negociações junto ao Congresso, e concorda que deve haver uma articulação também com os deputados governistas, se dirigindo à presidente do CONARQ, pois esta tem a capacidade para essa interlocução em nome do Colegiado, para tentar efetivamente atingir esses agentes públicos, reafirmando, todavia, que o desejo do CONARQ é de que o projeto seja vetado, e finaliza chamando a atenção de que o poder institucional do Arquivo Nacional está em jogo, o qual pode ser retirado da regulamentação da gestão de documentos no país. A presidente do CONARQ observa que a exposição da Conselheira foi elucidativa, e que o Conselho siga o caminho da negociação, uma vez que não é possível o veto do referido projeto, sublinhando que se deve conversar com todos os parlamentares da oposição e da base do governo. A conselheira Luciana Quillet Heynmann, professora do CPDOC-FGV, representante das instituições nas áreas de ensino, pesquisa, preservação e acesso em arquivos se apresenta e recepciona a nova presidente do CONARQ, observando que a discussão sobre esse tema já está avançada, e está evidente que o CONARQ tem uma posição contrária ao PL 7920/2017, o que não seria uma postura contra a digitalização, porquanto constitui um processo técnico importante, tanto na preservação quanto na difusão das informações arquivísticas; um outro ponto seria a diferença entre as estratégias para se atingir os objetivos e o conteúdo do PL 7920/2017, e nesse sentido já há a argumentação técnica sobre a impropriedade dessa proposta. Observa que, pela competência do plenário do CONARQ, espera-se a defesa daquilo que o colegiado aceita como correto, e que parte dele é refratária a uma flexibilização em relação a esse PL, pois, ressalta, um ponto é como se dará o encaminhamento dessa proposta e outro é o conteúdo teórico acordado; observa, nesse diapasão, que o país está vivenciando um contexto muito desfavorável para defesa de argumentos racionais e técnicos, porém, defende essa linha de trabalho, a despeito do que possa acontecer no futuro sobre o qual não há como ter controle, mas que o CONARQ tem o compromisso de tentar atuar frente a essas dificuldades. A presidente do CONARQ sugere que a via de discussão com fundamentos técnicos deve ser executada com base no que é debatido no CONARQ, para que possa viabilizar essas propostas. A conselheira Elina Pessanha registra que o CONARQ já deliberou em reuniões plenárias anteriores o posicionamento contrário ao PL nº 7920/2017, e que não se deve ficar a cada reunião revisitando decisões anteriores. Ressalta que a base do PL nº 7920/2017 é a eliminação de documentos originais após digitalização, e não adianta, na opinião da conselheira, editar outro projeto, asseverando que para digitalizar os documentos depois da gestão destes, não há a necessidade de uma lei para isso, pois já existe uma lei federal de arquivos que orienta sobre a necessidade de se realizar a gestão documental, que, uma vez sendo respeitada, a digitalização cumprirá sua função de dar acesso aos documentos e preservar original. A conselheira Elina Pessanha não vê como propor outro projeto de lei substitutivo para reafirmar esses procedimentos, confirmando que é contrária a uma nova redação da lei. A conselheira Beatriz Kushnir explana que cada representante do plenário representa uma área de atuação e foi buscar nesta, suas proposições contra este projeto, pois entende que os segmentos representados não desejam adesão a esta proposta de lei, observando que no documento elaborado pela comissão para este fim, foram colocadas questões técnicas muito flexíveis que dizem que neste ou naquele ponto não podemos concordar, e há uma lei de arquivos que já disciplina todas essas questões, portanto fica muito claro que o Conselho vem trabalhando sugestões e orientações sobre esse PL, e está aberto a poder tecnicamente explicar os limites dessa proposta. A conselheira da ANVISA, Leda Castro Almeida, se apresenta como representante do Poder Executivo Federal. Diz que a ANVISA possui um programa de gestão documental e este foi implementado com grande sacrifício e ela, como arquivista, afirma que sofreu muito para tentar convencer os agentes públicos sobre o conceito e a importância de gestão documental. É contrária ao enfrentamento, mas que o CONARQ deve propor as alternativas e o que pode ser realizado quanto à questão da gestão documental. A conselheira Maria Barbosa abona duplamente a exposição da conselheira Cintia Aparecida Arreguy e no sentido de que os conselheiros Maciel Pereira e Vanderlei dos Santos pontuaram na reunião plenária passada, ou seja, se deve haver uma decisão nesse momento, o CONARQ é contra ou vamos propor alternativas, alegando que, de qualquer forma, os ofícios foram encaminhados com esta posição contrária, então foi feita uma escolha na reunião passada, e em nome do colegiado devemos prosseguir nessa direção, argumenta Maria Barbosa, e que esse projeto é diferente do entendimento do CONARQ sobre a matéria, e reforça que o CONARQ não é a favor desse Projeto. A conselheira Maria Ana Quaglino concorda com Maria Barbosa sobre o posicionamento do CONARQ, todavia entende que o CONARQ tem poucas chances de impor sua posição frente a este Projeto, mas o que está sendo levantado nessa reunião, o quadro é totalmente desfavorável havendo a necessidade de se pensar em estratégias futuras, se quisermos minimizar os efeitos deste PL, e encontrar caminhos de sensibilização, tendo por objetivo legitimar esse posicionamento sólido perante o Projeto. A presidente do CONARQ corrobora essa posição, baseado no que está sendo levantado pelo Plenário, mas caso venha uma possível derrota, que apresentemos uma proposta a menos dolorosa possível. Em seguida, sobre o tema discutido, o conselheiro Márcio Porto comenta sobre o historiador Capistrano de Abreu quando este disserta sobre a constituição brasileira, a qual deveria ter somente dois artigos, que devia ser art. 1º todo brasileiro deve ser obrigado a ter vergonha na cara e art 2º revoguem-se as disposições em contrário, então, segundo o conselheiro, não há outro PL diferente, o projeto deve ser “cumpra-se a lei”, a lei de arquivos e a de digitalização. A conselheira Cintia reforça a posição do CONARQ, afirmando que é contrária ao PL, e sentir-se-á desrespeitada enquanto conselheira se essa votação ocorrer novamente, alegando que esteve presente nas últimas reuniões que definiram essa posição contrária, e pergunta qual o objetivo de outra lei, somente para confirmar o que já está na atual lei de arquivos? Na opinião da conselheira, não há sentido se propor outra lei, frisando que o CONARQ rejeita a eliminação de documentos públicos, após digitalização, pois na visão da conselheira, qualquer alternativa que se coloque, vai se inferir que o Conselho está apoiando tal proposta, ao que a presidente do CONARQ propõe novamente que se procura achar um caminho de equilíbrio para construir uma solução favorável ao Conselho. A presidente do CONARQ informa que obteve informações da Câmara Federal expondo que este ano não se votará mais nada, e que dessa forma ainda há tempo para o Conselho se preparar. O conselheiro Carlos Augusto Ditadi observa que sobre o Projeto houve duas modificações: uma que a retirada do artigo que alterava a medida provisória da certificação digital e, em função de uma necessária regulamentação do PL, com a introdução da expressão “ouvido o CONARQ”, a qual está no PL, então temos a que analisar como ficará essa questão; Carlos Augusto Ditadi lembra que o CONARQ foi excluído da própria discussão da elaboração de um texto anterior ao PL, uma vez que o próprio altera a Lei nº 8.159/91, imaginando que outras alterações pontuais da lei de arquivos comecem a acontecer, sendo algo negativo para o CONARQ; continua e expõe que, de acordo com o PL, fica destacado que a regulamentação do Projeto deve ser feita sob a observância deste colegiado, como um órgão superior na definição da política arquivística; pondera ainda que o PL é omisso em relação à execução da atividade de digitalização por parte das entidades privadas e, nesse sentido, pondera sobre o acompanhamento pelo CONARQ de todos os segmentos públicos e privados em relação a essa atividade, e esta atribuição deverá ser regulamentada por decreto, lembrando Carlos Augusto Ditadi que não conhece em qualquer lugar do mundo lei que discipline estas atividades, e sim regulamentos no nível da administração pública. Os conselheiros Maciel informa que. naquele momento, o PL encontra-se na comissão de ciência e tecnologia para votar o parecer, bastante genérico na opinião do conselheiro, no dia seguinte, e que o mesmo está em regime de urgência. O conselheiro Maciel Rodrigues ressalta que o principal ator neste processo na Câmara é o deputado federal Orlando Silva, sugerindo um trabalho em torno deste, já havendo esse canal aberto junto ao conselho e manutenção na defesa da posição do CONARQ pela rejeição do Projeto, posição esta também do conselheiro Vanderlei Batista, apresentando, todavia, um caminho alternativo para minimizar os danos, se o PL for aprovado na forma atual, ressaltando que precisamos aceitar essa realidade política na força do governo relativamente à aprovação dos projetos do seu interesse. Maria Ana Quaglino pondera que esses parlamentares são sensíveis à opinião pública e, nesse sentido, o Conselho pode atuar para que tenha uma repercussão permanente que seja uma atuação estreita, buscando outros apoios nos setores interessados, e contrariar a ideia de que o CONARQ defende qualquer retrocesso, e tentar atuar em todas as oportunidades que houver. A conselheira Beatriz Kushnir entende que o legislativo é muito importante, porém insiste que se deve tentar construir um caminho pelo poder executivo federal, lugar que seria o mais viável para obstar esse PL. A conselheira Cintia Aparecida não vê uma via legislativa para atuar, interpretando que se o PL for aprovado, que o CONARQ, então, se mobilize, recomendando que, nesse momento, o CONARQ espere pelos resultados na Câmara. O conselheiro André Freire explica que, quando propôs um caminho alternativo, concebeu a apresentação de um substitutivo ao PL nº 7920/2017, mas existem critérios, que podem ser utilizados, e que do ponto de vista técnico, dentro do PL, alguns pontos podem ser absorvidos. Em proposta que tenha mais critérios técnicos, por exemplo, a microfilmagem, hoje, possui um critério técnico, regulamentada no ordenamento jurídico, para que se possa efetuar, com segurança, a organização em documento digital, ou seja, é uma solução já existente e regulamentada, e afirma o conselheiro, o que eu estou colocando aqui é que somente por alguma decisão, se por acaso o deputado Orlando Silva tiver força suficiente para arquivar o Projeto, então acredito que ele tenha, então é oportuna que tenhamos uma “carta na manga”, antes de utilizarmos essa única arma para arquivamento do PL nº 7920/2017. A conselheira Beatriz Kushnir relembra que em dezembro de 2016, na reunião plenária de Brasília, quando fechamos que iríamos conversar com os senadores que a nossa intenção era o arquivamento (naquele momento o projeto foi enviado à câmara), porém o entendimento acabou por nos colocar diante de uma situação antagônica aos parlamentares, e nessa direção entende que nesse momento deve-se aguardar o trâmite nas comissões sem apresentar qualquer substitutivo de PL, evitando, dessa forma, passar a imagem de que este Conselho está aderindo à ideia do Projeto. Dentro desse escopo, o conselheiro André Freire reforça que tenhamos uma via alternativa, e a posição firmada do CONARQ pela rejeição do PL nº 7920/2017, e precisamos ter voz com as pessoas certas na Câmara, alertando que estejamos preparados para a sua aprovação, e Carlos Augusto Ditadi observa que em relação ao texto do projeto, embora a CCT – Comissão de Ciência e Tecnologia da Câmara tenha alegado prejudicialidade, a CCJ apresentou um novo projeto, o chamado nº 1 e, após, a CCT, analisou, não identificando aqueles termos que anteriormente tinham sido rejeitados, e na Comissão de Trabalho a argumentação eficaz seria na linha de prejuízo econômico, sendo inócuo argumentar por outro viés, sendo, portanto a prejudicialidade econômica o fundamento de contraposição mais coerente ao PL nº 7920/2017. O conselheiro comenta ainda sobre um trabalho que fez para o Ministério da Fazenda/Conselho Monetário Nacional, em que foram alterados dispositivos sem a sua consulta prévia e, da mesma forma, agora, em relação a este projeto, e na mesma linha não consultaram o próprio ITI, sobre a certificação digital. O conselheiro Luis Fernando Sayão toma a palavra e compreende que esse PL vai ser aprovado, então acha que devemos refletir sobre as próximas ações do colegiado, e concorda com o conselheiro André Freire que devemos estar preparados para a derrota e buscar um caminho alternativo, de uma maneira em que não se passe a ideia de que o CONARQ não está a favor do PL nº 7920/2017. A presidente do CONARQ pondera que, apesar da situação contrária, não devemos nos dar por derrotados, comentando sobre uma possível interação online entre os conselheiros, e sugere colocar na pauta do dia seguinte, e finaliza propondo a elaboração de um roteiro de atividades, inicialmente mantendo o posicionamento do CONARQ, e direcionar esforços nas comissões, cumprindo as etapas e planejando as próximas ações. A Conselheira Elina Pessanha sugere que se realizem reuniões extraordinárias via Skype. A presidente do CONARQ, Carolina Chaves Azevedo concorda. O conselheiro André Freire informa que o PL já está em pauta de votação para o dia seguinte e coloca que existe a possibilidade de que quem tiver acesso à Comissão de Ciência e Tecnologia da Câmara dos Deputados, requeira a algum Deputado da Comissão a retirada de pauta, para que possamos discutir, e temos a oportunidade de empreender uma ação concreta amanhã, e diz que vai tentar entrar em contato com o deputado secretário da comissão para sondar se há a possibilidade de se retirar de pauta o PL nº 7920/2017. A conselheira Beatriz Kushnir comenta que a ANPUH tem um professor em Brasília para interlocução tendo por objeto o adiamento da apreciação do PL, ao que André Freire reforça que, nesse momento, temos que ter ações concretas para a retirada do PL da pauta de discussões, sugerindo esse encaminhamento para os outros conselheiros. A coordenadora do CONARQ diz que já mapeou algumas ações como o envio de ofícios aos deputados solicitando audiência pública, articular com as SECOMs da TV Senado e Câmara para entrevistas informando que a presidente do CONARQ estará em Brasília na próxima semana, com a possibilidade de participar desses encontros, assim que o conselheiro André Freire definir a data de uma possível reunião com o deputado Orlando Silva, reunião esta da qual possam participar quem mais demonstrar interesse. A Domícia Gomes frisa, entretanto, a possibilidade colocada pelo conselheiro André Freire de se retirar o PL nº 7920/2017 de pauta até amanhã, sendo até o momento essas as ações planejadas. A conselheira Maria Barbosa ressalta que na reunião passada explicitada a discordância do CONARQ em relação a esse PL, e através de duas comissões, foram propostas articulações voltadas para os seus segmentos representados, porquanto a própria área arquivística não está totalmente ciente do que está ocorrendo; observa, sobre essa questão, que de se evite maiores discordâncias em razão de pequenas divergências entre os conselheiros, propondo que se articule mais intensamente dentro dos segmentos arquivísticos. Terminado os debates sobre o PL nº 7920/2017 e dando continuidade à 89ª Reunião Plenária, a Coordenadora da Coordenação de Apoio ao CONARQ, passa para o próximo item de pauta, qual seja a análise e deliberação sobre a minuta de resolução que propõe revisar a Resolução nº 6 do CONARQ, que dispõe sobre a terceirização de serviços arquivísticos. Domícia Gomes observa que, desde 2008, o tema vem sendo debatido pelo Plenário e que o grande “gargalo” da Resolução nº 6 centra-se na indefinição do conceito de “Atividades Técnicas Auxiliares”. Menciona que o artigo 4º da Resolução nº 06, vigente veda a terceirização da guarda, asseverando que seria mais prudente não entrar nessa discussão a respeito da guarda, pois de acordo com a norma, o art 2º é taxativo estabelecendo que compete à administração pública a responsabilidade pela guarda dos documentos públicos, sendo clara essa proibição. Ressalta que é importante que o Plenário do Conselho concentre esforços na definição sobre o que o entende como sendo atividades técnicas auxiliares, sugerindo, mais uma vez, que se mantenha o artigo 2º na sua forma original. Informa que as conselheiras Cintia Aparecida Arreguy e Beatriz Kushnir produziram um relatório a respeito, com as contribuições encaminhadas por conselheiros em reuniões passadas. A conselheira Cintia relata que o documento foi elaborado a partir do descrito nas atas sobre o tema histórico que é debatido desde 2008, sublinhando que algumas propostas, no seu entender, eram contraditórias. A conselheira Beatriz Kushnir observa que essa solução de terceirização da guarda tem estreita relação com o PL da digitalização, em função do uso de atas de registro de preço para contratação desses serviços pelos órgãos, argumentando que os recursos dissipados nesses serviços poderiam ser utilizados na gestão eficiente dessa massa documental.  Registra que, ter uma resolução do CONARQ regulando essa questão é muito importante. A conselheira Cintia Arreguy comenta que o seu relatório objetivou agregar todas as contribuições anteriores. A conselheira Leda Castro, da ANVISA, argumenta que nesse ponto sobre o espaço físico disponível para guarda dos documentos, informa que a ANVISA pratica a terceirização e esta é realizada de forma eficiente e detalhadamente controlada, chamando a atenção, porém, que é contra a forma como a terceirização é feita hoje por outros órgãos, no que diz respeito à elaboração dos planos de classificação, por exemplo. A conselheira faz uma reflexão, perguntando se um Conselho como o CONARQ pode flexibilizar essa situação, se o mesmo deve manter a orientação das melhores práticas arquivísticas, ressaltando que o colegiado não deve acomodar essa questão e sim enfatizar os melhores procedimentos. A conselheira Leda Castro sublinha que defendeu a terceirização da guarda intermediária, mas não a guarda dos documentos permanentes, dentro de critérios restritos e controlados, sugerindo que o objetivo principal é alocar a massa documental em espaço físico adequado. A presidente do CONARQ Carolina Chaves de Azevedo pede licença para se retirar, pois tem um compromisso com a Comissão Interministerial Brasil 200 anos, e avisa que continuará a tentar derrubar o PL nº 7920/2017. O conselheiro Jomar Nickerson registra que permitir a terceirização da guarda de documentos públicos se constitui em um problema. Cita como exemplo o caso do governo do Distrito Federal, mencionando que uma determinada secretaria terceirizava a guarda dos documentos por ela produzidos, porém aquele governo estava falido, não tendo como quitar as faturas dos serviços de terceirização, e quando foi solicitar os documentos para a empresa, esta se recusou a liberar os documentos públicos. Ressalta que nas mudanças de governos acontecem muitos problemas, e neste sentido o conselheiro reforça o posicionamento contrário ao referido PL da digitalização. A conselheira Maria Ana Quaglino indaga à conselheira Leda Castro como é feita essa terceirização. A conselheira Leda Castro responde que terceirização é exclusivamente para arquivos intermediários os quais estão classificados e cumprindo prazos, pois não temos capacidade financeira de manter no prédio da ANVISA, um Arquivo, até porque não há condições de sustentar de forma segura, então houve a opção pela terceirização dessa custódia, e estes arquivos serão buscados no tempo certo para eliminação, sendo que os arquivos correntes ficam na ANVISA. A coordenadora da Coordenação de Apoio ao CONARQ informa que a Coordenadora da Coordenação Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional solicitou apresentar seu entendimento sobre a questão da terceirização. Larissa pede uma reflexão sobre a Resolução nº 6 e a terceirização de serviços arquivísticos, explicitando que esta temática envolve muitas realidades. Ressalta que no Brasil, os arquivos não possuem sequer profissionais para se trabalhar com os acervos, não possuem condições mínimas de infraestrutura para manter a sua documentação, e sublinha que é preciso definir o que se entende pelo conceito de atividades técnicas auxiliares. Ressalta que as instituições arquivísticas não têm a capacidade de fiscalização. Ressalta que é preciso ter a capacidade de resposta do órgão, e não se pode simplesmente negar a terceirização, sem identificar quais são as limitações dos órgãos para garantir esse serviço. Registra que não é totalmente contrária à terceirização de serviços arquivísticos; mas pondera, que o debate necessita ser amadurecido do ponto de vista econômico e da gestão institucional. A conselheira Beatriz Kushnir toma a palavra colocando o exemplo da secretaria municipal de educação, que em 2008 comprou um edifício e instalou o arquivo intermediário da secretaria, montou a estanteria e uma ata de registro de preço. Ressalta que este tipo de serviço de digitalização, como por exemplo, na utilização de atas de registro de preço para contratação de serviços, se há a solicitação de recursos em dado momento e se executa uma adaptação de um prédio, a questão estaria resolvida; no ano de 2017, por exemplo, a mesma ata de registro de preços pulou de R$ 5.400.000,00 para R$ 12.000.000,00, revelando as distorções dessa realidade, em contraposição à inexistência de tabelas de temporalidade e planos de classificação, bem como a implementação de gestão documental. Assevera que a terceirização desses serviços não resolve a questão e retira dos cofres públicos os recursos quer seriam direcionados à gestão dessa massa documental. O conselheiro Luis Fernando Sayão registra que a questão deve ser ampliada para o armazenamento em nuvem de arquivos digitais. O conselheiro Carlos Augusto Ditadi sugere a possibilidade de existir entre os entes públicos, aqueles os quais poderiam trabalhar na forma de consórcio público, convênio ou acordo para essa manutenção dos documentos. Ressalta que é importante criar formas seguras e confiáveis quanto à questão da custódia. A conselheira Cintia Aparecida registra em relação aos arquivos em nuvens de dados que se deve inserir outro dispositivo no texto. O conselheiro Carlos Augusto Ditadi responde que este caso ultrapassou o conceito de documentos eletrônicos, que é a questão das fronteiras jurídicas, onde haveria o documento, em que país, e as responsabilidades sobre isto e, em relação a esse problema, o governo federal intenciona criar a chamada nuvem pública, subordinada à ingerência e gerência da própria administração pública federal, sendo um serviço a ser oferecido e fisicamente sediado no Brasil, sugerindo se trabalhar formas de governança que atendam às diferentes realidades. O conselheiro André Freire informa que na Câmara Federal o relacionamento com o cidadão é completamente mantido em nuvem eletrônica, e o que foi realizado foi a criação de um ato normativo para garantir as regras de governança, garantidos por contrato, estabelecendo a responsabilidade da empresa contratada pela transferência desses dados e informações para o órgão. Carlos Augusto Ditadi ressalta que há serviços terceirizados na administração pública e existem regramentos para isso, ou seja, segundo o conselheiro, as regras devem estar bem claras no edital de contratação. A coordenadora de Apoio ao CONARQ solicita que se dê encaminhamento à análise da minuta da resolução. A conselheira Cintia Aparecida inicia a leitura do relatório em tela sobre a resolução nº 6, “Considerando que os arquivos são instrumentos indispensáveis para o apoio à tomada de decisões, à transparência e eficiência administrativas, bem como aos serviços de informação aos cidadãos, garantindo a estes o direito fundamental de acessar documentos e informações públicas necessários. (...) Considerando que os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos garantem a simplificação e racionalização dos procedimentos de gestão documental e estes últimos autorizam de forma criteriosa e segura a eliminação de determinados documentos destituídos de valor probatório, informativo, histórico e cultural”. O conselheiro Carlos Augusto Ditadi propõe que, considerando que os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos garantem a simplificação e racionalização dos procedimentos de gestão documental e estas últimas (as tabelas) autorizam de forma criteriosa e asseguram a destinação (não a eliminação) de determinados documentos destituídos de valor probatório, informativo, histórico e cultural”, finalizando a parte das Considerações da minuta, e inicia a leitura dos artigos. Na sequência, Domícia chama a atenção para análise do art. 2º do texto vigente sobre a guarda dos documentos pelo Poder Público. A conselheira Cintia Aparecida inicia a leitura da redação, qual seja, “Art. 1º Somente poderão ser contratados serviços arquivísticos terceirizados, para a execução de atividades técnicas auxiliares. Tal contratação está condicionada ao inteiro planejamento, supervisão e controle dos órgãos e entidades produtores e acumuladores de documentos e far-se-á quando tais órgãos e entidades considerarem necessária e justificada tal contratação...” Carlos Augusto Ditadi sublinha o item “c” na definição de informática, sugerindo que fosse pela implementação dos programas, até porque a tendência nos órgãos não é mais de desenvolvimento, e sim de aplicação dos programas de solução de tecnologia da informação, ou “desenvolvimento de soluções de tecnologia da informação”, sendo o termo usualmente empregado, como um serviço especializado e implementado uma só vez, ressaltando que certas atividades direcionadas aos documentos de arquivo precisam ser realizados em outro lugar, evitando custos adicionais. A conselheira Cintia Aparecida volta no dispositivo descritor dos serviços de informática, confirmando, então, a redação aprovada: “c) informática, por meio do desenvolvimento e implementação de soluções de tecnologia da informação relacionadas à gestão de documentos, descrição e acesso a documentos;”, e retirando a expressão “digitação”. A conselheira dá continuidade à leitura do texto pelo item “d” promoção de eventos, visando à difusão do acervo por meio de seminários, workshops e exposições; e) controle do sistema de climatização; que consiste no tratamento da qualidade de ar, controle da temperatura e umidade relativa do ar nos espaços de armazenamento dos acervos arquivísticos; f) segurança física, com vistas à proteção contra sinistros, roubo e vandalismo; Parágrafo único. As Atividades Técnicas Auxiliares mencionadas nas alíneas “a” e “b”, serão realizadas preferencialmente onde se encontram armazenados os documentos públicos. No art. 4º, As atividades de avaliação documental serão reservadas, exclusivamente, aos órgãos e entidades da Administração Pública, por ser atividade essencial da gestão de documentos, de responsabilidade de Comissões Permanentes de Avaliação, sendo vedada a eliminação de documentos sem prévia autorização da instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência, conforme determina o disposto no art. 9º, da Lei nº 8.159/91. Art. 5º Fica revogada a Resolução do CONARQ nº 6, de 15 de maio de 1997. Art. 6º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. Na sequência, são relidas algumas considerações sobre o conceito de documento público e, ao que Carlos Augusto Ditadi expõe que a definição de documento público não está na resolução de forma apropriada, pois não se usa a expressão de forma reiterada ao longo da redação, sendo desnecessária a sua caracterização, e Cintia Aparecida concorda com a sugestão e, nesse momento, Beatriz Kushnir intervém com algumas notícias sobre o andamento das articulações sobre o PL nº 7920/17, em Brasília. Voltando à análise do texto sobre terceirizações, a conselheira Cintia aparecida dá sequência à leitura final do texto. Na sequência, a coordenadora da Coordenação de Apoio ao CONARQ sugere retirar a expressão “função típica de Estado” do texto proposto, ao que o conselheiro Carlos Augusto Ditadi corrobora afirmando que essas atividades não são apenas destinadas à complementar as funções exclusivas de Estado, dando o exemplo na área de saúde. Fica aprovado o seguinte texto nesse dispositivo: “I – Atividades Técnicas Auxiliares: atividades de suporte à gestão de documentos e arquivos da Administração Pública com a finalidade de racionalizar o uso de recursos públicos na prestação dos seguintes serviços operacionais:” Após, os debates e concluída a nova redação da resolução nº 6 do CONARQ pelo plenário, com as devidas propostas de contribuições dos conselheiros, é deliberado que o texto da minuta deve ser disponibilizado para consulta pública e após será realizada a consolidação do texto que será apresentado na próxima reunião plenária. O conselheiro Carlos Augusto Ditadi sugere o formato de consulta pública do Ministério do Planejamento, sendo um edital de chamamento público, inserindo um formulário customizado para o cidadão enviar sua manifestação, para que possamos realizar a chamada consulta qualificada, a qual é direcionada a determinadas pessoas ou organizações, e estas podem obter respostas, em aderência à consulta comum ou livre, com a possibilidade, também, de uma audiência pública. Ressalta que estes procedimentos foram feitos para o E-Arq Brasil; a conselheira Maria Barbosa avisa que se for apenas uma consulta simples, esta pode ser problemática para o CONARQ, sendo importante uma posição consolidada do próprio Conselho Nacional de Arquivos em relação à matéria. Terminado os debates sobre a minuta de resolução que propõe revisar a Resolução nº 06, a conselheira Luciana Heynmann solicita a palavra e avisa que não poderá participar dos trabalhos 90ª Reunião Plenária. Informa que recebeu do então Diretor-substituto do Arquivo Nacional, Diego Barbosa da Silva, uma solicitação de que fosse encaminhado o relatório das atividades desenvolvidas pela Câmara Setorial de Arquivos Privados do CONARQ. Informa que respondeu ao então Diretor-substituto do Arquivo Nacional, Diego Barbosa da Silva no mesmo dia, esclarecendo que, ela, Luciana, foi presidente da referida Câmara, de 2003 a 2005 e, que em 31 de maio de 2005 encaminhou em 2006, por e-mail, uma solicitação de afastamento da função da Câmara, a então Coordenadora da Coordenação de Apoio ao CONARQ, Marilena Leite Paes. Registra que reiterou este e-mail enviado e solicitou que fosse comunicado ao Plenário do CONARQ, sendo enviados os relatórios da câmara na sua gestão, como forma a esclarecer a situação. Registra que tem grande apreço pelos trabalhos desenvolvidos pelo CONARQ. Terminado o registro da Conselheira Luciana, a 89ª Reunião Plenária do CONARQ é encerrada.

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