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Ata da 93ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ

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Aos sete dias do mês de dezembro de 2018, no Salão Nobre do Arquivo Nacional, situado à Praça da República nº 173 – Rio de Janeiro foi realizada a nonagésima primeira Reunião Plenária Ordinária do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), sob a presidência de Carolina Chaves de Azevedo, presidente do CONARQ. Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: os conselheiros Paulo Henrique Kuhn (titular) do Ministério da Justiça, Flávio Leal da Silva (suplente), Diretor do Arquivo Central da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO); representando o Poder Judiciário Federal: os conselheiros Márcio Evangelista Ferreira da Silva (suplente), do Conselho Nacional de Justiça CNJ, Naiara Cabeleira de Araújo Pichler (suplente), do Supremo Tribunal Federal (STF); Marcelo de Jesus dos Santos (suplente), do Supremo Tribunal Federal (STF); representando o Poder Legislativo Federal: o conselheiro André Freire da Silva (suplente), da Câmara dos Deputados; Samanta Nascimento da Silva Santos (suplente), do Senado Federal; representando o Arquivo Nacional: o conselheiro Carlos Augusto Ditadi (titular), do Arquivo Nacional; representando os Arquivos Públicos Estaduais: a conselheira Ieda Pimenta Bernardes (titular), Diretora do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (APESP), Márcio de Souza Porto (suplente), do Arquivo Público do Estado do Ceará, representando os Arquivos Públicos Municipais: a conselheira Maria Ana Quaglino (suplente), da Fundação Dom João VI – Arquivo Pró-Memória de Nova Friburgo; representando as Associações Arquivística Brasileiras: Jonas Ferrigolo Melo (suplente), da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio Grande do Sul – AARS; representando as Instituições mantenedoras de Curso Superior de Arquivologia: o conselheiro Eliezer Pires da Silva (titular), professor de Arquivologia da UNIRIO, Esmeralda Porfírio de Sales (suplente), professora da Universidade Estadual da Paraíba (UEPB); representando as instituições que congregam profissionais que atuam nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: a conselheira Beatriz Kushnir (titular), Associação Nacional de História (ANPUH), Elina Gonçalves da Fonte Pessanha (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais (ANPOCS); Justificaram suas ausências: Leda Castro Almeida (titular), representante do Poder Executivo Federal, Rodrigo Capez (titular), representante do Poder Judiciário Federal, Roberto Ricardo Carlos Grosse Júnior, (titular) representante do Poder Legislativo Federal, Vanderlei Batista dos Santos (titular), representante do Poder Legislativo Federal, Flávia Cristina Claudino (suplente), representante do Arquivo Nacional, representando os Arquivos Públicos Municipais: Roberto de Assis Tavares de Almeida (suplente); Régia Sueli Felix (titular), representante das Associações Arquivísticas Brasileiras, Ana Célia Rodrigues (titular), Luciana Quillet Heynmann (suplente) e Margarida de Souza Neves (suplente) representantes das instituições que congregam profissionais que atuam nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais. Não justificou sua ausência: Danielle Xavier Calil (titular), representando os Arquivos Públicos Municipais. A Coordenação do CONARQ abre a 93ª reunião plenária do CONARQ com os seguintes informes: inversão de pauta, porquanto o professor Vitor Fonseca – presidente da Câmara Técnica de Normalização da Descrição - CTNDA informou sobre um compromisso, e pediu para se pronunciar primeiro, e o conselheiro Jonas Ferrigolo apresentaria sua relatoria após as temáticas em tela. Relato dos Trabalhos – Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística - CTNDA 2018; Plano de Trabalho 2019. A seguir, a integrante da CTNDA Silvia Ninita apresenta os trabalhos sobre a continuidade da revisão do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, no âmbito da CTNDA. O presidente da CTNDA informa ainda que a referida Câmara foi muito ativa até 2007 quando foi aprovada a NOBRADE, porém, nos anos posteriores subsistiram alguns problemas de natureza internacional, pois estava sendo criado um modelo conceitual internacional para descrição arquivística desenvolver um modelo conceitual para bibliotecas e museus. Continua e informa que o RiC - Modelo Conceitual de Descrição Arquivística está sendo elaborado desde 2012 e, logo no seu inicio houve uma publicação de um artigo na revista ACERVO – Arquivo Nacional, explicando a proposta de que no início de 2017 foi elaborada uma primeira versão divulgada internacionalmente. Essa segunda versão será mais estável e definitiva, permitindo decidir o quanto se pode avançar sobre os trabalhos da Câmara, observando, em adição, que a NOBRADE também teve impacto sobre a norma e a segunda versão do ISAAR - Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias. Na continuidade, o conselheiro André Freire pergunta se a discussão sobre a revisão quanto ao dicionário de terminologia arquivística foi realizado diretamente pela CTNDA, ao que o professor Vitor Fonseca responde que não foi uma atividade do Arquivo Nacional, mas sim executada por dedicação individual de funcionários do Arquivo Nacional, sendo submetido posteriormente ao próprio Arquivo Nacional/CONARQ. Na sequência, a revisão, pela CTNDA, do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística é aprovada, ficando deliberada a reformulação da Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística (CTNDA) e a revisão do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Na sequência, o professor Vitor Fonseca, em conjunto com a relatora Silvia Ninita, da CTNDA, passando ao 2º ponto das propostas, discorre sobre a proposição de uma política de preservação e aquisição de arquivos de associações civis, tendo como relatores, além de Vitor Fonseca, a Sra. Silvia Ninita. O professor Vitor Fonseca introduz o tema apontando que a questão das Associações para ele, é uma questão muito ligada a sua vida profissional, trabalhando com uma documentação oficial do Arquivo Nacional com relação às Associações criadas no inicio do século XX, registradas como Associação, embora já existisse esse tipo de organização desde o século XV e que viraram sociedades civis no século XX. Esse processo de associativismo foi muito importante no século XIX e no início do século XX, pois não havia previdência social pública e todo o processo de ajuda ao trabalhador era fornecido por estas associações civis particulares. Sobre o tema, a Sra. Sílvia Ninita, ainda ressalta que a abrangência dos trabalhos é direcionada a qualquer tipo de associação, seja profissional, cultural ou política e, nesse sentido, a Coordenadora da Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos – COACO, Domícia Gomes sublinha que, dentro dessa linha de recomendações, uma delas poderia ser uma atuação pró-ativa do CONARQ, em que uma vez mapeado e identificado que aquele acervo das associações estudadas possa ser declarado de interesse público e social. Por estas razões, o resgate e a preservação destes acervos se tornam de extrema importância para a memória social do país. O conselheiro Carlos Ditadi menciona que, em relação a este assunto, é desenvolvido nos Estados Unidos um relevante trabalho de associativismo junto às universidades no resgate desses acervos da sociedade civil como prática arquivística do Estado e, nesse diapasão, o conselheiro Carlos sugere uma carta ou documento do CONARQ com o apoio dos conselheiros, que visaria propor uma política de preservação no caso desses acervos. O conselheiro Flávio Leal acha a proposta interessante, mas pondera se essa questão seria um desdobramento sobre uma possível declaração de interesse publico desses documentos. Na sequência, foi deliberado o encaminhamento de ações, com o objetivo de fomentar as políticas de diagnóstico e preservação dos acervos privados das referidas Associações. A coordenadora Domícia Gomes, passa, então, ao 3º ponto de pauta das discussões do dia sobre a proposta de criação do Diretório Brasil de Arquivos, com início dos trabalhos para a criação do Diretório Brasil de Arquivos. A Sra. Silvia Ninita apresenta o tema, informando que a ideia do Diretório Brasileiro de Arquivos, em termos de projetos é antiga no Arquivo Nacional, dados seus termos e configuração desde 2015, com possibilidades de participação simultânea de várias entidades custodiadoras numa mesma plataforma, o que na realidade era algo em que o Arquivo Nacional já vinha pensando desde o final da década de 1980, quando havia esse sentimento da necessidade do País ter um ponto que concentrasse ou informasse sobre o que existe no país em termos de arquivos, estando em curso também, os trabalhos conjuntos e com diferentes Instituições custodiadoras desde o “Guia de África”, o “Cadastro da administração pública federal”, “Senso Guia”, entre outros trabalhos temáticos nos quais o Arquivo Nacional trabalhou em parceria com outras entidades, e que essas informações, poderiam ser trazidas para uma plataforma comum, sobretudo com a utilização do AToM, projeto do Conselho Internacional de Arquivos, que tem por objetivo proporcionar um software livre que permita as instituições difundir os fundos arquivísticos na internet, facilitando a  importação e exportação de dados, entre outras funcionalidades para os objetivos propostos. O conselheiro Eliezer da Silva parabeniza pelo trabalho desenvolvido em primeiro, sendo um entusiasta do uso do AToM, por ter essa arquitetura a partir das normas, comentando sobre as atribuições do CONARQ na promoção e elaboração de um cadastro nacional de arquivos públicos e privados. Continua, e observa que o desenvolvimento de atividades censitárias referentes aos arquivos é imperioso, salientando que o CODEARQ na adoção da NOBRADE, constitui um ótimo parâmetro para o desenvolvimento do referido Diretório, como um importante projeto para o Colegiado, chamando a atenção sobre a possibilidade de uma linha de financiamento do BNDES, coligando os arquivos estaduais como parceiros desse projeto do Diretório, que no entender dele deve ser orientado tanto pelo Arquivo Nacional, quanto pelo CONARQ. Após os debates, foi aprovada a proposta de criação do Diretório Brasil de Arquivos, com início dos trabalhos para a criação do Diretório Brasil de Arquivos, e posterior validação pelo Conselho. No próximo ponto da agenda, o conselheiro Jonas Ferrigolo Melo, introduz o tema sobre a criação de um conselho profissional direcionado aos arquivistas. Informa que um dos objetivos é a apresentação do projeto de lei, amparado por uma campanha publicitária e solicitação do manifesto de apoio do CONARQ para constituição do Conselho Federal de Arquivologia, apresentando a proposta com base em texto elaborado pela Profª Clara Cortes e pela arquivista Evelise Machado, ressaltando que a profissão de arquivista criada pela lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, completou 40 (quarenta) anos em 2018. Jonas Ferrigolo argumenta que com a inexistência de um Conselho Federal de Arquivologia, havendo somente o registro junto ao Ministério do Trabalho desse profissional, prejudica de forma relevante as atividades de fiscalização inerentes à profissão, especialmente as irregularidades em concursos públicos, entre outros ilícitos relacionados ao exercício profissional. Continua e argumenta que compete ao Estado acompanhar o exercício dessas profissões regulamentadas, ressaltando que o objetivo do projeto é ter uma entidade que seja representativa e que demonstre condições técnicas e preocupação de fiscalizar as atividades envolvidas pela prática arquivística no país, independente se é pela proteção ao arquivista graduado em curso superior reconhecido em arquivologia, ou se alcança também os profissionais que atuam nos arquivos do país, sendo importante também afirmar que essa não é uma luta recente, e que a primeira vez que se propôs um projeto desse tipo foi em 1984, construído junto com a AAB – Associação dos Arquivistas do Brasil, porém, infelizmente o mesmo foi arquivado. Quanto ao assunto, a conselheira Naiara Pichler ressalta que esses conselhos foram criados tendo por finalidade a fiscalização das atividades profissionais, ponderando se uma determinada profissão que atue nessa área, necessariamente, para seu exercício, tenha esse registro obrigatório. O conselheiro Jonas Ferrigolo finaliza e lembra que a campanha pela criação do referido conselho já foi lançada, e o que está em discussão aqui é o apoio expresso do CONARQ ao objetivo pretendido. Na sequência, ficou deliberado que o CONARQ apoiará o Fórum Nacional das Associações de Arquivologia do Brasil – FNARQ, na campanha para a criação de um Conselho profissional voltado aos arquivistas, com estudos para o aperfeiçoamento da redação do modelo a ser adotado. Na volta dos trabalhos, a proposição para a criação de uma câmara técnica para arquivos públicos estaduais e municipais foi retirada de pauta. Na sequência, sobre a proposição de Moção de Repúdio do CONARQ contra a denominação “estudos arquivísticos” na “Área detalhada” da classificação Internacional normalizada da Educação – CINE BRASIL 2018, ficou deliberado que será encaminhado ofício do CONARQ ao MEC explicitando o equívoco. Como próximo ponto de pauta, sobre o Programa de Capacitação do CONARQ 2018-2019, o conselheiro Carlos Ditadi observa que o CONARQ deve orientar os órgãos e estimular o desenvolvimento das atividades relacionadas à organização dos arquivos, sendo um programa de assistência técnica do Conselho na integração sistêmica das atividades arquivísticas, envolvendo todas as fases do ciclo documental, buscando o aperfeiçoamento técnico dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nos órgãos e entidades participantes do Sistema Nacional de Arquivos – (SINAR), ressaltando a sua contribuição na redação da resolução nº 03 do CONARQ, que tem por objetivo geral prestar orientação especializada aos órgãos e entidades integrantes do SINAR, no sentido de promover a transferência de tecnologias adequadas e a difusão de normas e procedimentos, visando à efetiva integração sistêmica e à modernização da rede de arquivos públicos e privados do País, podendo ser objeto até de uma revisão regimental. Ditadi continua e declara que há a opção desse tipo de programa através da Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos – (CTCRH), atuando junto à coordenação de apoio ao CONARQ, ponderando que essas demandas não vêm somente dos conselheiros, mas são oriundas das entidades do SINAR. A seguir, Domícia Gomes, lembra que o atual portfólio de cursos está publicizado no sítio eletrônico do CONARQ, informando que os nomes dos especialistas indicados dependem de agenda e disponibilidade, e que a maioria dos professores indicados são membros das câmaras técnicas e setoriais do CONARQ ou mesmo conselheiros do órgão, concordando com uma possível revisão da resolução nº 03 que trata do tema, para uma melhor viabilização dessas atividades. O conselheiro Flávio Leal, sobre o assunto, enfatiza que a importância dessas capacitações está fora de discussão, no entanto demonstra preocupação com o excesso de responsabilidades da Coordenação de Apoio ao CONARQ - COACO, uma vez que é uma equipe pequena com muitas atribuições. Portanto, continua é óbvio que se precisa de um planejamento conjunto com a CTCRH na realização desses cursos, sendo oportuna orientação docente. A conselheira Beatriz Kushnir chama a atenção para a janela de oportunidades, nesse caso, para pessoas que pudessem vir de fora do Estado, sem perder de vista a possibilidade de reunião por videoconferência, efetivando, um trabalho colaborativo. Sobre o tema, a conselheira Ieda Bernardes assevera que entende que essa questão não é regimental e sim procedimental, no qual o regulamento interno existente, não atenderia às atividades de uma câmara de formação e treinamento, ressaltando, que a programação deve ser aprovada pelo Plenário, e construída pelos conselheiros, perguntando, ainda, se os professores são remunerados para ministrar esses cursos, ao que Domícia Gomes responde negativamente. Ieda Bernardes, então, propõe não violar nenhum dispositivo do regimento atual, mas, sim, deliberar pelo programa de capacitação, nomeando, primeiramente, um responsável pela CTCRH, recomendando que a coordenação desta Câmara ficaria sob a responsabilidade de um professor da área arquivística, considerando, também, as demandas recebidas pela coordenação de apoio, as quais poderiam ser encaminhadas à CTCRH, sugerindo que algum membro do CONARQ, que seja professor da área, encaminhe as propostas de organização do programa de capacitação, e que o programa de capacitação do CONARQ seja aprovado na última reunião do ano de exercício para que então seja executado no ano posterior. A conselheira Maria Ana Quaglino lembra que participou da capacitação realizada pela coordenação do CONARQ em 2018, tanto como tutora e como aluna, sublinhando que foi muito exitosa, informando que somente na oficina da qual participou havia 70 pessoas inscritas, com outras oficinas lotadas, e que muitos outros profissionais e estudantes não conseguiram a inscrição em razão da grande procura. O conselheiro Eliezer da Silva observa que não há qualquer problema jurídico ou de competência do CONARQ no estímulo à capacitação profissional, não obstante devendo manter-se no âmbito do colegiado. A conselheira Naiara Pichler chama a atenção para o fato de que o órgão que possui orçamento para essas ações é o Arquivo Nacional, como órgão de apoio técnico e administrativo e não este colegiado. Após algumas considerações, sobre o Programa de Capacitação do CONARQ 2018-2019, ficou deliberado que será realizado o planejamento do referido Programa de Capacitação pela Coordenação do CONARQ, com posterior validação pelos Conselheiros do CONARQ na primeira reunião plenária de 2019, com propostas de alteração de procedimentos no formato do programa para ano de 2020. Na sequência, além da aprovação do ponto sobre o programa de capacitação CONARQ, foi debatida a reestruturação da Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos do CONARQ, e ato contínuo, inicialmente, foi proposto pelos conselheiros a reativação da referida Câmara juntamente com a revisão da supracitada Resolução nº 03 do CONARQ, sobretudo no que diz respeito às regras e conceito de assistência técnica no âmbito do Conselho. Em seguida foram apresentadas outras três propostas sobre a questão, quais sejam indicar uma consulta aos conselheiros sobre a capacitação, elaborada pela Coordenação de Apoio ao CONARQ – COACO; estabelecer os procedimentos para aprovação da capacitação e ativação da CTCRH com regência de professores da área e permanência do planejamento de capacitação, com aprovação do plenário, para 2019, com mudança dos procedimentos para 2020. Logo após, foi acordado entre os conselheiros que a Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos - CTCRH do CONARQ será reformulada, com a sugestão de que os conselheiros que atuem como professores possam exercer a presidência da CTCRH. O próximo ponto de pauta é apresentado por Cláudia Lacombe, presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE do CONARQ. Ao introduzir, a presidente da CTDE informa que elaborou um relatório e uma proposta para o próximo ano. Comunica que a CTDE realizou 04 quatro reuniões de dois dias cada uma, ao longo do ano de 2018 e focalizou as reuniões na questão envolvendo o modelo de requisito E-Arq BRASIL, ponderando que em 2017 foi feito um longo estudo de outros modelos de requisitos e como seria feita esta revisão, sendo realizadas algumas alterações na parte conceitual as quais incluíram alguns aspectos novos que a versão atual ainda não contemplava, como a gestão de documentos em sistemas de negócios, e algumas atualizações em conceitos de preservação digital; depois, na segunda parte dos requisitos funcionais, foi elaborada uma reestruturação, porquanto não estava muito claro o que seria obrigatório, procurando deixar visíveis quais eram as etapas realmente fundamentais para o SIGAD, o que não estava bem definido na versão anterior, inclusive sobre a identificação do usuário com uso de senha. Nesse sentido, foram reformulados alguns requisitos funcionais, e também relevantes alterações no que tange aos Metadados. Por fim, Cláudia Lacombe expõe que a CTDE ainda tem por meta, para 2019, terminar a revisão do E-Arq Brasil, e promover uma maior disseminação dos instrumentos técnicos desenvolvidos pela Câmara. A conselheira Ieda Bernardes parabeniza a CTDE pelo trabalho desenvolvido, e pergunta como está inserido, na programação da Câmara, a questão envolvendo o Sistema Eletrônico de Informações - SEI, no âmbito das ações do Processo Eletrônico Nacional, em implantação na administração pública, uma vez que muitos Estados da federação já estão em processo de aplicação desse sistema, que possui requisitos de primeiro mundo, porém sem as ferramentas tecnológicas com a aderência necessária. Cláudia responde que, em relação ao SEI, essa é uma iniciativa do Poder Executivo Federal, e como tal a sua equipe exerce as orientações correspondentes no nível dos órgãos da União, apesar do mesmo já estar sendo utilizado nos estados e municípios. Nesse sentido, a conselheira Ieda sugere que a CTDE, pela excelência do trabalho desenvolvido, tem muito a agregar em torno de um esforço comum dentro de um fórum de discussões com todos os arquivos públicos que estejam passando por essas dificuldades, onde nós conselheiros pudéssemos compartilhar experiências a respeito de sistemas que já foram implantados, o que deu certo ou que não deu certo. Nesse diapasão, Ieda Bernardes propõe que o CONARQ coloque na sua agenda a discussão sobre os sistemas informatizados que estão sendo utilizados pela administração pública, onde não há conformidade com os requisitos arquivísticos, recomendando que a CTDE se posicione a respeito desses temas, pois o CONARQ é o órgão máximo da política nacional de arquivos, defendendo ainda que os documentos sejam produzidos, armazenados e preservados ao longo do tempo com todos os seus atributos específicos, como a integridade, autenticidade, disponibilidade e segurança, porquanto, segundo Ieda, nesse ambiente digital a administração pública brasileira está adotando atributos arquivísticos os quais não são respeitados. Em seguida, todos aplaudiram a apresentação da CTDE, e na sequência ficou aprovado o Plano de Trabalho da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE, e a inserção de discussões, na agenda de trabalhos do Conselho, sobre a análise de Sistemas Informatizados de Gestão de Documentos – SIGADs, utilizados pelos órgãos e entidades públicos, para que estes sistemas atendam às normas e boas práticas arquivísticas, salvaguardando a integridade do patrimônio documental, com a colaboração da CTDE. Em seguida, a conselheira Beatriz Kushnir, dirigindo-se ao plenário do CONARQ, sugere que, relativamente aos debates dos assuntos de pauta sob sua relatoria – indicação de conselheiros da sociedade civil e proposta de seminário de câmaras do Conselho para o 1º semestre de 2019, que estes sejam realizados nos próximos trabalhos do colegiado, sem prejuízo de sua discussão via listas de e-mail entre os conselheiros como forma a facilitar os encaminhamentos. Ao final da reunião, também é confirmada a proposta de instalação da Câmara Setorial dos Arquivos Públicos do Poder Executivo dos Estados e do Distrito Federal – CSAEDF, a ser formalizada nos próximos trabalhos regimentais do CONARQ. Não havendo mais assuntos a tratar, a presidente do CONARQ, Carolina Chaves de Azevedo, agradece a presença de todos e encerra a reunião.

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