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Ata da 3ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos vinte e sete dias do mês de setembro de mil novecentos e noventa e cinco, às dez horas da manhã, na sala 605 do edifício-sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, na Rua Azeredo Coutinho, 77, reuniu-se o Plenário do CONARQ,

estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representantes do Poder Executivo Federal: Pedro Paulo Lemos Machado, do Ministério da Administração e Reforma do Estado-MARE/DINFOR (titular); Adelaide Ramos e Côrte, da Escola Nacional de Administração Pública-ENAP (suplente) e Major Dielson Freitas, do Estado Maior das Forças Armadas-EMFA (suplente); representantes do Poder Judiciário Federal: Neuzi Coutinho dos Santos, do Supremo Tribunal Federal-STF (titular) e Nelson Ferreira da Silva, do Superior Tribunal de Justiça-STJ (suplente); representantes do Poder Legislativo Federal: Gracinda Assucena Vasconcelos, da Câmara dos Deputados (titular) e Maria Helena Ruy Ferreira, do Senado Federal (titular); representantes dos Arquivos Públicos Estaduais: Eliana Rezende Furtado de Mendonça, do Estado do Rio de Janeiro (titular); Márcio Augusto Freitas de Meira, do Estado do Pará (titular) e Regina Rottemberg Gouvêa, do Estado do Paraná (suplente); representantes dos Arquivos Públicos Municipais: Daíse Apparecida Oliveira, da Cidade de São Paulo-SP (titular); Tânia Maria Zardo Tonet, de Caxias do Sul-RS (suplente); Waney Tadeu Motta, de Vitória-ES (titular) e Maria Aparecida Rodrigues Manzan, de Uberaba-MG (suplente); representante do Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (suplente); representantes da Associação dos Arquivistas Brasileiros-AAB: Lia Temporal Malcher, Presidente da instituição (titular) e Clara Marli Scherer Kurtz, do Núcleo da AAB no Rio Grande do Sul (suplente); representantes de Instituições mantenedoras de Curso Superior de Arquivologia: Luiz Cleber Gak, da Universidade do Rio de Janeiro (titular) e Jorge Eduardo Enríquez Vivar, da Universidade Federal de Santa Maria (suplente); representantes de Entidades não-governamentais da área de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Célia Maria Leite Costa (titular) e Priscila Moraes Varella Fraiz (suplente), ambas do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil, da Fundação Getúlio Vargas; Francisco Carlos Teixeira da Silva, da Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência-SBPC (titular). Justificaram suas ausências a Conselheira Marisa Delapieve Rossi (titular) e sua suplente Silvia Regina Dain Gandelman, da Associação Brasileira de Direito de Informática-ABDI. Justificaram, igualmente, suas ausências as Conselheiras titulares Ana Maria Varella Cascardo Campos e Josiane Cury Nasser Loureiro, que foram representadas pelos seus respectivos suplentes. Foram convidados para secretariar os trabalhos da terceira reunião ordinária do CONARQ: Marilena Leite Paes e Carlos Augusto Silva Ditadi, Assessores do Diretor-Geral do Arquivo Nacional na Coordenação do CONARQ/SINAR. Abrindo a sessão, o Presidente agradeceu a presença dos Conselheiros e informou sobre as recentes alterações na composição do CONARQ, tendo em vista as vacâncias ocorridas em decorrência das eleições gerais realizadas no final de mil novecentos e noventa e quatro, que ocasionaram mudanças estruturais nas administrações federal, estadual e municipal, bem como a substituição de ocupantes de cargos de comando. Além disso, foram incluídos os nomes de Conselheiros titulares e suplentes para dar cumprimento à ampliação do número de representantes do CONARQ, estabelecida no Decreto nº 1.461, de 25 de abril de 1995, por proposta deste Plenário em sua primeira reunião ordinária. A seguir, o Presidente do CONARQ procedeu à apresentação nominal dos novos membros. Dando prosseguimento à programação da agenda, o Presidente do CONARQ submeteu à aprovação dos Conselheiros a ata da reunião anterior, tendo sido dispensada sua leitura uma vez que a mesma fora previamente enviada para exame dos membros do CONARQ. A Conselheira Célia Maria Leite Costa sugeriu pequenas retificações conforme se segue: onde se lê "Centro de Pesquisa de História Contemporânea do Brasil" leia-se "Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil"; onde se lê "A Presidente contra-argumentou informando", leia-se "A Presidente da Câmara contra-argumentou informando"; onde se lê "Iniciada a segunda sessão plenária do CONARQ, o Presidente apresentou proposta de um Plano de Classificação simplificado", leia-se "Iniciada a segunda sessão plenária do CONARQ, o Presidente do Conselho apresentou proposta de um Plano de Classificação simplificado", onde se lê os subsídios necessários à elaboração de um Plano de Classificação nos termos propostos, leia-se "os subsídios necessários à elaboração do Roteiro para um Plano de Classificação nos termos propostos". Feitas as retificações, a ata foi inteiramente aprovada pelo Plenário do Conselho. Continuando, o Presidente do Conselho convidou o Prof. José Lázaro de Souza Rosa, Presidente da Comissão Especial para Revisão da Legislação sobre Microfilmagem, para apresentar a minuta do Decreto que dá novo regulamento à Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968. O Prof. Lázaro prestou valiosos esclarecimentos sobre a metodologia utilizada na consecução dos trabalhos da Comissão e teceu comentários sobre pontos essenciais introduzidos no projeto. Concluída a exposição do Prof. Lázaro, o Presidente do CONARQ colocou a matéria em discussão. Dois artigos, o 11 e o 16 foram objeto de ampla análise pelos Conselheiros, especificamente sobre as expressões "lavratura de termo em livro próprio" (art.11) e "validade em juízo ou fora dele" (art 16). Após amplo debate concluiu-se pela retirada da expressão "em livro", no art. 11, por ter sido consenso de que tal exigência deveria constar de uma instrução normativa que estabeleça os procedimentos da microfilmagem, a ser baixada pelo Ministério da Justiça e não no texto do decreto. Quanto ao art. 16 sugeriu-se a inclusão da expressão "valor legal" antes da expressão "em juízo ou fora dele", já que sem este acréscimo, além de ônus financeiro para os pesquisadores com o cumprimento das exigências prescritas nos itens I a III do art. 16, burocratizar-se-ia a utilização de documentos para pesquisas e atividades culturais, que exigem autenticidade, mas não demandam comprovação legal. Isto posto, o texto do decreto foi aprovado pelos Conselheiros com as ressalvas nos artigos 11 e 16, que passaram a ter a seguinte redação: "Art. 11 - A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia." O parágrafo único foi mantido em seu texto original. "Art. 16 - Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando:". Foram mantidos, na íntegra, os itens I, II e III do referido artigo. Prosseguindo, o Presidente do CONARQ informou sobre o encaminhamento que será dado à proposta do novo decreto para a microfilmagem de documentos. A propósito da eliminação de documentos, o Conselheiro Neuzi Coutinho dos Santos pediu esclarecimento sobre a eliminação de autos judiciais findos, previsto no art. 1215 da Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973, que teve suspensa sua aplicação. O Presidente do CONARQ informou que o assunto ainda vem sendo alvo de discussão no Congresso Nacional, em virtude da edição da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que estabelece, em seu art. 9º, as condições para eliminação de documentos e que em sua próxima viagem à Brasília tentaria contatar as autoridades envolvidas no assunto a fim de se encontrar solução definitiva para o mesmo. Antes de dar prosseguimento à agenda da reunião, o Presidente agradeceu a dedicação dos membros da Comissão Especial para Revisão da Legislação sobre Microfilmagem, elogiou a qualidade do trabalho apresentado ao CONARQ e manifestou o interesse do Conselho em continuar contando com a colaboração de seus integrantes, especialmente no que se refere à elaboração de uma instrução normativa sobre a aplicação do novo decreto, a ser sugerida à Secretaria de Justiça do Ministério da Justiça, órgão responsável pelo registro de empresas e cartórios que se habilitam a exercer atividade de microfilmagem de documentos. Tendo presente o adiantado da hora, o Presidente sugeriu alteração na agenda, deixando os itens 4, 5 e 6 para apresentação após o almoço, o que foi aprovado. Abordou, então, o item 7, que trata das Câmaras Técnicas e Comissões Especiais, começando pelas Câmaras de Conservação de Documentos e de Documentos Eletrônicos, constituídas, ad referendum do Plenário do CONARQ, por intermédio das Portarias nº 7 e 8, de 21 e 23 de agosto, respectivamente, firmadas pelo Presidente do Conselho. Procedida a leitura das referidas Portarias, foram as mesmas aprovadas por unanimidade. O Presidente, aproveitando a presença do Sr. Carlos Augusto Silva Ditadi, eleito Presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, solicitou que o mesmo informasse sobre o programa de trabalho a ser desenvolvido pela Câmara, de conformidade com o estabelecido em sua primeira reunião. O Conselheiro Pedro Paulo Lemos Machado sugeriu que a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos deve examinar a tecnologia ODA, que trata de documentos administrativos. Dada a relevância do tema acesso à informação, o Presidente do Conselho comunicou que se encontra em composição uma Comissão Especial de Acesso à Informação de Arquivo, que contará entre renomados especialistas e estudiosos do assunto, com representantes do Ministério da Justiça, dos Ministérios Militares e do Ministério das Relações Exteriores, uma vez que a regulamentação do acesso aos documentos inclui, também, a questão do sigilo. A propósito, os Conselheiros Francisco Carlos Teixeira da Silva e Maria Helena Ruy Ferreira manifestaram sua preocupação com relação ao acesso e ao sigilo de documentos, julgando, portanto, oportuna a constituição de uma Comissão para regulamentar tão controvertida matéria. Continuando, o Presidente do Conselho informou aos Conselheiros sobre o "Protocolo de Colaboração entre o Ministério da Justiça da República Federativa do Brasil e a Presidência do Conselho de Ministros da República Portuguesa", firmado no Rio de Janeiro, em 16 de agosto do corrente ano, com o objetivo de promover a permuta de informações contidas nos acervos arquivísticos de interesse mútuo, incluindo a microfilmagem de fundos documentais que se referem à Historia comum; de organizar um colóquio e uma exposição luso-brasileira a serem realizados no Brasil e em Portugal em data oportuna no ano 2.000; definir o programa de trabalho, suas metodologias e cronogramas, bem como os padrões descritivos que facilitarão o cruzamento de informações de nossas bases ou bancos de dados. Essa comunicação se justifica, principalmente pelo fato de o Ministro da Justiça ter designado, pela Portaria nº 1.248, de 25 de setembro corrente, o CONARQ como órgão executor do mencionado Protocolo, tendo presente que o Conselho é responsável pela definição da política nacional de arquivos e pela gestão do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR. A seguir, informou sobre as ações políticas que empreendeu, na qualidade de Presidente do CONARQ, junto ao Governo do Estado de São Paulo, face à situação do Arquivo Público do Estado de São Paulo e junto ao Ministro da Justiça, relativamente às notícias veiculadas pela imprensa sobre os arquivos do DOPS do Estado de Goiás. A Conselheira Regina R. Gouvêa, Diretora do Arquivo Público do Estado do Paraná, a propósito da iniciativa do Presidente do CONARQ relativamente aos fatos recentes ocorridos no Arquivo do Estado de São Paulo, solicitou uma ação semelhante no sentido de que o Governo do Paraná seja sensibilizado a destinar instalações dignas e adequadas para seu Arquivo Estadual. O Conselheiro Márcio Augusto Freitas de Meira, Diretor do Arquivo Público do Estado do Pará, sugeriu que essa reivindicação seja estendida aos demais Governos, para que os Arquivos Estaduais possam cumprir sua missão. Quanto à celeuma criada na imprensa sobre o recolhimento, tratamento e a divulgação dos documentos do DOPS de Goiás, o Conselheiro Dielson Freitas de Lima, do EMFA, esclareceu que a entrevista do General Luciano Casales sobre a queima dos arquivos do DOPS não corresponde à realidade e que o mesmo não fizera tal afirmação. Concluiu seus comentários, afirmando ter havido grande exploração da imprensa sobre o fato. A Conselheira Eliana R. Furtado de Mendonça relatou que havia contatado o grupo da Universidade de Goiás, responsável pelo tratamento da documentação do DOPS recentemente recolhida àquela Universidade, para transmitir sua preocupação, coincidente com a do grupo Tortura Nunca Mais, relativamente à divulgação dos documentos ora em estudos, a qual poderá ser usada como forma de exploração política. O Conselheiro Márcio Augusto Freitas de Meira endossou a posição da Conselheira Eliana e sugeriu ação do CONARQ, junto a todos os demais Estados que têm sob sua guarda documentação sobre o DOPS, no sentido de se acautelarem contra o uso indevido das informações contidas nesses acervos. Em seguida, o Presidente do CONARQ suspendeu a sessão para almoço dos Conselheiros. Às quinze horas e trinta minutos foi reiniciada a sessão, sob a presidência da Profª. Marilena Leite Paes, enquanto o Prof. Jaime Antunes da Silva atendia a compromissos urgentes e imprevistos. Foi, então, colocada em pauta minuta da Portaria instituindo, no CONARQ, o Programa de Assistência Técnica, anexo à Portaria. O Conselheiro Pedro Paulo Lemos Machado e as Conselheiras Célia Maria Leite Costa e Priscila Moraes Varella Fraiz observaram que da forma como o Programa de Assistência Técnica estava redigido, se depreendia que o CONARQ, além de coordenar o Programa, exerceria funções de executor e prestador de serviços, quando sua finalidade é exercer orientação normativa, bem como articular e estimular ações que visem ao desenvolvimento da política nacional de arquivos. O Conselheiro Pedro Paulo solicitou informações mais detalhadas sobre o CONARQ e o SINAR, as quais foram prestadas pela Profª. Marilena Leite Paes. Em decorrência da reflexão sobre os objetivos do CONARQ e do SINAR, que muitas vezes se confundem com os do próprio Arquivo Nacional, evidenciou-se a necessidade de ser reformulado o Programa de Assistência Técnica, compatibilizando o seu texto, no que couber, com as competências do Conselho Nacional de Arquivos e do Sistema Nacional de Arquivos, ficando a análise do assunto agendada para a próxima reunião do Conselho. Neste momento, o Prof. Jaime reassumiu a presidência da sessão, colocando em discussão a minuta da Resolução nº 1 recomendando a adoção de planos de classificação de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções. A Conselheira Daíse Apparecida Oliveira sugeriu a retirada da expressão "assunto", justificando sua proposição, a qual, entretanto, não foi endossada pelos demais Conselheiros. Após analisado o texto da Resolução, foram propostas as seguintes alterações. Na ementa, onde se lê "Recomenda a adoção de planos de classificação de documentos, leia-se "Dispõe sobre a necessidade da adoção de plano e/ou códigos de classificação de documentos". No Art. 1º, onde se lê "Os órgãos e entidades do Poder Público", leia-se "Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos". O parágrafo primeiro foi alterado em suas duas primeiras linhas, cujo texto ficou assim redigido: " Parágrafo 1º - Considera-se gestão de documentos o planejamento e o controle das atividades técnicas relacionadas à produção, classificação, tramitação, uso,...".O Art. 2º passou a ter a seguinte redação: " Art. 2º - O Conselho Nacional de Arquivos- CONARQ poderá subsidiar, por intermédio de suas Câmaras Técnicas, os integrantes do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR na elaboração ou análise de planos e/ou códigos de classificação de arquivos correntes". Feitas as alterações propostas, a Resolução nº 1 foi aprovada. Dando continuidade ao assunto, o Presidente do Conselho procedeu a uma ampla explanação sobre o roteiro simplificado de classificação de documentos distribuído aos Conselheiros junto com o material a ser examinado nesta reunião. Iniciou, esclarecendo que o roteiro em questão é o resultado do trabalho da Câmara Técnica de Classificação de Documentos, preparado por seus membros para atender a uma solicitação dos Conselheiros, formulada na reunião do CONARQ, realizada em 25 e 26 de maio do corrente ano. Esclareceu que a referida classificação deve ser considerada como um modelo a ser adaptado e desenvolvido pelos órgãos e instituições interessadas, visto que uma classificação de arquivos deve refletir as peculiaridades e características da organização onde será adotada. Maria Izabel de Oliveira, solicitou que os Conselheiros se manifestassem a respeito do Roteiro para elaboração de planos de classificação de arquivo para as atividades-meio da administração pública, bem como sugerissem a estratégia de divulgação do referido documento, na medida em que, por ser um documento geral, demandaria uma orientação bastante segura para que a sua divulgação e implantação ocorresse com exito. A Conselheira Priscila Moraes Varella Fraiz endossou a posição de Maria Izabel de Oliviera, enfatizando que o Roteiro apresentado, representava o atendimento à solicitação do Plenário do CONARQ e, portanto, deveria ser objeto de análise e sugestões. A Conselheira Eliana Furtado de Mendonça manifestou-se dizendo não ter condições de apresentar propostas na ocasião, solicitando um prazo até o dia 15 de outubro para sua apresentação. A sugestão foi acatada por todos os Conselheiros., as quais serão apreciadas juntamente com as já encaminhadas pela Conselheira Mariza Delapieve Rossi. Esclareceu, ainda, o Presidente, que tal roteiro assumirá importância maior se estiver inserido num documento que estabeleça diretrizes metodológicas a serem adotadas na construção de planos ou códigos de classificação. Esta proposição foi endossada pelos Conselheiros. O Presidente informou, então, que examinaria junto às Câmaras Técnicas do CONARQ sobre a viabilidade de desenvolver tal metodologia para que a mesma possa servir de subsídios aos órgãos e instituições que dela necessitem. Em seguida, o Conselheiro Pedro Paulo Lemos Machado manifestou interesse em contar com a colaboração do Arquivo Nacional e da própria Câmara Técnica de Classificação de Documentos na implantação do Código de Classificação de Documentos de Arquivos para a Administração Pública Federal atividades-meio, uma vez que o mesmo já vem sendo adotado, em caráter experimental, em alguns órgãos. Manifestou, também, interesse em indicar um técnico do MARE para participar da Câmara Técnica de Classificação de Documentos. Dando prosseguimento à Agenda, o Presidente colocou em discussão a minuta da Resolução nº 2 sobre transferência ou recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas. O Presidente fez uma exposição sobre a importância do assunto, no que foi apoiado pelos Conselheiros. Colocada em votação, a Resolução foi aprovada com as alterações que se seguem. Na ementa, onde se lê "Recomenda medidas a serem observadas na transferência ou recolhimento de acervos...", leia-se "Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos...". O art. 2º passou a ter a seguinte redação: "Art. 2º - O instrumento descritivo mencionado no art. 1º deverá conter os seguintes dados: órgão de procedência (responsável pela transferência ou recolhimento); órgão de proveniência (responsável pela produção e acumulação do acervo); tipo e número das embalagens utilizadas no transporte (containers, caixas, pacotes); tipo e número das unidades de acondicionamento; descrição do conteúdo, indicando, entre outras informações, o gênero dos documentos (textual, iconográfico, audiovisual, micrográfico, cartográfico, informático); e datas-limite dos documentos". Acrescentou-se, ainda: "Parágrafo único - O instrumento descritivo deverá conter data e assinatura do responsável pelo órgão que procede a transferência ou o recolhimento". Concluídos os itens da agenda, o Presidente do Conselho informou que a próxima reunião do Plenário, dependendo da evolução dos trabalhos das Câmaras Técnicas e das Comissões Especiais, deverá ser realizada ainda este ano, provavelmente no final do mês de novembro. Nada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai por mim assinada e pelo Presidente do CONARQ.

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