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Ata da 5ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos vinte e um dias do mês de maio de mil novecentos e noventa e seis, às nove horas da manhã, na sala nº 605 do edifício sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ,

estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representantes do Poder Executivo Federal: Pedro Paulo Lemos Machado, do Ministério da Administração Federal e Reforma do Estado - MARE/DINFOR (titular) e o Tenente-Coronel Dielson Freitas de Lima, do Estado Maior das Forças Armadas - EMFA (suplente); representante do Poder Judiciário Federal: Neuzi Coutinho dos Santos, do Supremo Tribunal Federal - STF (titular); representantes do Poder Legislativo Federal: Gracinda Assucena Vasconcellos, da Câmara dos Deputados (titular) e Maria Helena Ruy Ferreira, do Senado Federal (titular); representantes dos Arquivos Públicos Estaduais: Eliana Resende Furtado de Mendonça, do Estado do Rio de Janeiro (titular) e Regina Rottemberg Gouvêa, do Estado do Paraná (suplente); representante dos Arquivos Públicos Municipais: Maria Aparecida Rodrigues Manzan, de Uberaba - MG (Suplente); representante do Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (suplente); representante da Associação dos Arquivistas Brasileiros - AAB: Maria Hilda Pinto de Araújo (suplente), em processo de designação; representante de Instituições Mantenedoras de Curso Superior de Arquivologia: Jorge Eduardo Enriquez Vivar, da Universidade Federal de Santa Maria, RS (suplente); representantes de entidades não-governamentais da área de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Célia Maria Leite Costa (titular) e Priscila Moraes Varella Fraiz (suplente), do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil, da Fundação Getulio Vargas - CPDOC/FGV. Justificaram suas ausências os Conselheiros titulares: Luiz Alberto Chaves, do EMFA; Ana Maria Varella Cascardo Campos, do Arquivo Nacional; Márcio Augusto de Freitas de Meira, do Arquivo Público do Estado do Pará; Waney Tadeu Motta, do Arquivo Geral do Município de Vitória, ES; Lia Temporal Malcher, da Associação dos Arquivistas Brasileiros; e Luiz Cleber Gak, da Universidade do Rio de Janeiro, que foram representados pelos seus respectivos suplentes. Justificaram, igualmente, suas ausências as Conselheiras titulares Daíse Apparecida Oliveira, do Arquivo Histórico Municipal de São Paulo, Josiane Cury Nasser Loureiro, do Superior Tribunal de Justiça - STJ, e Mariza Delapieve Rossi, da Associação Brasileira de Direito de Informática - ABDI. O Conselheiro titular Francisco Carlos Teixeira da Silva, da Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência - SBPC, não justificou sua ausência. Entretanto, o Prof. Paulo Visentini, suplente do titular da SBPC, justificou, via fax, a sua impossibilidade de comparecimento à reunião. Foi convidada para secretariar os trabalhos da 5ª Reunião do CONARQ Marilena Leite Paes, Assessora do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, na Coordenação do CONARQ/SINAR. Abrindo a sessão, o Presidente do CONARQ apresentou a nova suplente da Associação dos Arquivistas Brasileiros, Maria Hilda Pinto de Araújo, em substituição a Clara Marli Scherer Kurtz e informou que, em virtude do falecimento de Potyguar de Figueiredo Matos, Diretor do Arquivo Público do Estado de Pernambuco, o Fórum Nacional de Diretores de Arquivos Públicos Estaduais elegeu, para suplente de Eliana Resende Furtado de Mendonça, a Diretora do Arquivo Público do Estado do Piauí, Therezinha Mary Cortez de Souza, ambas em processo de designação pelo Presidente da República. Continuando, submeteu à aprovação dos Conselheiros a ata da reunião anterior, tendo sido dispensada sua leitura, uma vez que a mesma fora, previamente, enviada para exame dos membros do CONARQ. A Secretária da sessão informou sobre as sugestões apresentadas por alguns dos Conselheiros, sendo aprovada sua incorporação ao texto. Em seguida, o Conselheiro Pedro Paulo Lemos Machado solicitou fosse feita alteração no texto de sua intervenção constante da ata da última reunião que passou a ter a seguinte redação: "O Conselheiro Pedro Paulo Lemos Machado questionou os prazos e destinação dos Manuais Técnicos, os de Sistemas e os de Usuários relativos à área de Informática. Em sua opinião, os Manuais de Sistemas, por conterem as relações lógicas dos aplicativos, deverão ser preservados pelo mesmo prazo que forem mantidos os registros eletrônicos a que se referem. Quanto aos Manuais Técnicos e de Usuários, sugere que sua guarda permanente deve ser revista no futuro." A Conselheira Priscila Moraes Varella Fraiz solicitou, igualmente, que fosse acrescentada ao registro de sua intervenção relativamente à escolha do representante de instituição mantenedora de curso superior de Arquivologia, a seguinte frase: "Entretanto, julga que o procedimento correto a ser adotado deve ser o da eleição." Incluídas as retificações propostas, a ata foi inteiramente aprovada. O Presidente do CONARQ teceu comentários sobre o CONARQ INFORMA, distribuído durante a sessão, que registra as ações do Conselho no primeiro quadrimestre deste ano, a saber: 1) sanção presidencial do Decreto nº 1799, de 30 de janeiro de 1996, dando nova regulamentação à Lei nº 5433, de 8 de maio de 1968, que dispõe sobre a microfilmagem de documentos oficiais, resultado de trabalho desenvolvido por Comissão Especial criada pelo CONARQ; 2) publicação no Diário Oficial da União, Suplemento nº 62, de 29 de março de 1996, da Resolução nº 4, de 28 de março, da Presidência do Conselho, dispondo sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, e aprovando os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. Esses instrumentos de trabalho foram elaborados pelas Câmaras Técnicas de Classificação e de Avaliação de Documentos do CONARQ, respectivamente; 3) constituição, pela Portaria nº 12 do CONARQ, de 27 de fevereiro deste ano, da Seção Brasileira da Comissão Luso-Brasileira para Salvaguarda e Divulgação do Patrimônio Documental, preconizada no item V do Protocolo de Colaboração firmado entre o Ministério da Justiça da República Federativa do Brasil e a Presidência do Conselho de Ministros da República Portuguesa, a qual foi instalada no dia 25 de abril passado. Nesta primeira reunião foi aprovado o Plano Luso-Brasileiro de Microfilmagem, que norteará as ações neste mister, implementadas nos dois países; aprovação do instrumento de coleta de dados "Levantamento de Fontes Documentais Produzidas e Acumuladas pela Administração Portuguesa no Brasil no Período de 1808 a 1822", a ser aplicado em oito instituições, públicas e privadas, localizadas no Rio de Janeiro, dando origem a um Guia a ser lançado no próximo ano. Estes dados subsidiarão reunião conjunta das Seções Brasileira e Portuguesa que ocorrerá, em Lisboa, no segundo semestre deste ano. Aprovou-se, igualmente, o desenvolvimento do projeto "Guia de Arquivos Brasileiros: Fundos/Coleções do Período Colonial - séc. XVI a 1822, a ser aplicado a partir do ano de 1997, em todo o território nacional, censitando instituições, públicas e privadas, que detenham acervo de interesse do citado período; foi igualmente aprovada a realização, em 1997, de um seminário, com profissionais da informação e pesquisadores, sobre acervos da Administração Colonial Portuguesa no Brasil, quando será inaugurada a exposição "Ciência, Arte e Técnica: a Conquista do Território Atlântico; séculos XVI, XVII e XVIII; assinatura de convênio entre o CONARQ e a Universidade do Estado do Rio de Janeiro para alocação de estagiários e professores em projetos de organização e descrição de fundos/coleções do período colonial custodiados por instituições brasileiras, avalizados pela Comissão. Igual procedimento será adotado em relação a outras universidades, públicas e privadas, tanto no Estado do Rio de Janeiro como em outras unidades da Federação que desejem apoiar programas similares; 4) participação do Presidente do Conselho no XVII Fórum Nacional de Diretores de Arquivos Públicos Estaduais, realizado em Curitiba, PR, de 8 a 10 de maio e no I Seminário de Arquivos Municipais do Rio Grande do Sul, realizado em Porto Alegre, RS, nos dias 9 e 10 do mesmo mês, eventos em que foram divulgadas as ações desenvolvidas pelo Conselho desde a sua instalação, em dezembro de 1994, em prol do delineamento e implementação da política nacional de arquivos. O Presidente do CONARQ informou que o Conselho deverá buscar os meios para incentivar as municipalidades na criação de seus arquivos públicos. O CONARQ vê aumentar o número de solicitações de assistência técnica vindas de municípios brasileiros. Alguns estados como Sergipe, Rio Grande do Sul, Rio de Janeiro e Bahia vêm estimulando a interiorização de suas ações, apoiando as municipalidades na preservação de sua memória. O Conselho tentará aproximação com o IBAM para um procedimento conjunto a ser deflagrado, no final do ano, junto às equipes dos prefeitos eleitos, no sentido de demonstrar a importância dos arquivos e da informação para a administração e para o cidadão. Foram feitos contatos informais com as autoras do livro "Diretrizes para a Modernização dos Arquivos Municipais", Ana Maria Camargo e Helena Corrêa Machado, que neste momento ultimam a atualização do texto publicado e já esgotado, para uma edição CONARQ/IBAM, a ser distribuída aos novos prefeitos, estimulando a criação de arquivos municipais. O Presidente informou, ainda, que o CONARQ tem incentivado os integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, a intensificarem as atividades censitárias, por meio de ações conjuntas entre o Arquivo Nacional e a rede de Arquivos Públicos Estaduais. Neste sentido, além dos Guias referidos acima, decorrentes do Protocolo de Colaboração entre Brasil e Portugal para a área dos arquivos, vem testando a aplicação de questionário para a realização de um Guia de Fontes para a História da Imigração, já respondido por algumas instituições, públicas e privadas, de diversos Estados. Continuou comunicando ter o Arquivo Nacional recebido, nesta data, a visita de representante da Fundación Histórica Tavera, da Espanha, que nos informou haver, por parte da Mellow Foundation, dos Estados Unidos, recursos estimados em US$ 300,000 dólares para apoiar projetos vindos de arquivos e bibliotecas ibero-americanos. Naquela oportunidade, apresentou proposta, a ser desenvolvida pelo Conselho, de um projeto que viabilizasse, via instalação de equipamentos e sistemas, a geração de bases de dados com os Guias de Fundos dos Arquivos Públicos Estaduais interligados com o Arquivo Nacional. Está sendo constituído grupo de trabalho, no Arquivo Nacional, para esse fim, e seus resultados preliminares serão enviados aos Arquivos Públicos Estaduais para exame e posterior envio à Espanha para análise e provável financiamento. O Conselheiro Pedro Paulo Lemos Machado informou sobre um recente encontro havido no Rio Grande do Sul relativo ao intercâmbio de informações de bases de dados entre os estados e os municípios. Informou já estar disponibilizado um poderoso instrumento de disseminação que é a INTERNET. A INTERNET será a rede de que o Governo Federal se utilizará para disseminar informações ostensivas. Dando prosseguimento à sessão, o Presidente convidou Ingrid Beck, Presidente da Câmara Técnica de Conservação de Documentos, para relatar os trabalhos até então desenvolvidos. Ressaltou a Presidente que a Câmara, num primeiro momento, elencou uma série de pontos a serem discutidos e equacionados a curto, a médio e a longo prazos. Foram priorizados os seguintes: a) normas sobre edificações e adequações de prédios para arquivos, climatização, mobiliário, acondicionamento e embalagens de documentos; b) revisão de Instrução Normativa sobre suportes para produção de documentos da Administração Pública; c) subsídios para elaboração de norma da ABNT para fabricação de papéis permanentes. Sobre edificações, apresentou aos Conselheiros uma primeira minuta, acreditando poder concluí-la, para discussão no Plenário do Conselho, dentro de um mês e meio. Informou, também, que tem tido um estreito contato com fabricantes de papel, no sentido de alertá-los quanto à tendência mundial de fabricação de papéis permanentes para produção de livros e documentos, representando o Brasil um mercado potencial. A Conselheira Regina Rottenberg Gouvêa indaga se já estão sendo feitos estudos sobre a tinta. A Presidente da Câmara Técnica de Conservação de Documentos afirma que sim, embora seja mais fácil a sensibilização dos fabricantes de papel do que das tintas. Seguiu-se, então, a apresentação do Presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, relatando seus trabalhos, centrados no estudo da atribuição de valor legal ao documento eletrônico. Discorreu tecnicamente sobre o que seria o documento eletrônico, enfatizando a diferença entre reprodução eletrônica de um documento original produzido em outro meio e documento produzido originalmente em computador. Nesses dois conceitos é que deve ser norteada a construção dos dispositivos legais e técnico-metodológicos para a aceitação jurídica do meio eletrônico. Entretanto, a criação desses dispositivos deve ser acompanhada das mudanças nos códigos legais, de forma a remover os obstáculos a uma melhor admissibilidade legal, não só dos meios eletrônicos como, também, do microfilme. Deve-se ter a preocupação de não se criar apressadamente um dispositivo aprovado, porém, impraticável. Esclareceu que a Câmara iniciou seus estudos com o projeto da ABDI e que agora deve analisar criteriosamente o Projeto de Lei nº 22/96, do Senador Sebastião Rocha, e a proposta de nova redação apresentada pela Comissão de Estudo da ABGII/CENADEM, da qual participou na qualidade de presidente da Câmara. Continuando, salientou a importância da aplicação dos conceitos, metodologias e práticas arquivísticas nos sistemas de gestão de documentos informáticos, no sentido da obtenção de qualidade arquivística da informação. Lembrou, ainda, que a "melhor tecnologia da informação" a ser adotada no trato da gestão documental não deve se prender apenas a uma tecnologia específica. Da mesma forma, não se deve considerar que a invenção mais recente é a melhor. A tendência dos países mais desenvolvidos em gestão documental e na tecnologia da informação é utilizar sistemas híbridos, isto é, combinar documentos convencionais com microfilme e meios eletrônicos. No entanto, ressaltou que a informática é o grande instrumento da área de documentação e arquivo para a racionalização das massas documentais. O Presidente da Câmara apresentou, ainda, proposta de criação de uma comissão especial para redação de dispositivo legal regulamentando a utilização dos meios eletrônicos na documentação. Essa Comissão deveria ser integrada por representantes de usuários, fabricantes de "softs" e de equipamentos, juristas, prestadores de serviço, profissionais da área de informática e documentação, bem como de demais segmentos envolvidos com a matéria. Acredita que a criação de uma comissão agilizaria a apresentação de uma proposta ao CONARQ. A Câmara continuaria no seu papel de assessoramento ao Conselho e como núcleo permanente de discussão, análise e encaminhamento de propostas relativas ao valor legal e de outros assuntos pertinentes à matéria. O Conselheiro Pedro Paulo Lemos Machado elogiou o exaustivo trabalho de pesquisa realizado pela Câmara, informando que, recentemente, foi criado grupo interministerial, junto à Presidência da República, para elaborar projeto de lei sobre a produção, acesso e sigilo de documentos eletrônicos. Sugeriu que, ao invés de se constituir uma comissão especial para elaborar projeto de lei sobre a questão legal dos documentos em meios eletrônicos, dever-se-ia constituir, dentro da própria Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, grupo de trabalho que aprofundasse os estudos já realizados, indicando os pontos fundamentais que deveriam estar presentes em qualquer proposta de lei sobre a matéria. Esta sugestão foi aprovada pelo Plenário. A Conselheira Maria Izabel de Oliveira indagou se não há possibilidade do Conselho intervir no andamento do projeto do Senador Sebastião Rocha, para que o mesmo seja elaborado em consonância com os trabalhos que vêm sendo desenvolvidos pelo Conselho. Ficou, pois, deliberado que o Conselho deverá, no momento oportuno, agendar reunião com o Senador Sebastião Rocha e sua equipe, para informar sobre as preocupações do Conselho quanto à salvaguarda dos registros em meios eletrônicos considerados permanentes para fins de prova e pesquisa. As Conselheiras Gracinda Assucena de Vasconcellos e Maria Helena Ruy Ferreira se propuseram a levantar, na Câmara dos Deputados e no Senado Federal, respectivamente, todos os projetos em andamento no Congresso Nacional sobre a matéria de interesse da Câmara Técnica. O Presidente do Conselho convidou Ana Maria de Lima Brandão, Presidente da Comissão Especial de Acesso à Informação de Arquivos, para relatar o andamento dos trabalhos de sua Comissão. Primeiramente, a Presidente da Comissão registrou sua surpresa quanto à informação de que o próprio Governo Federal, que através de seus Ministérios designou membros para integrar esta Comissão, crie, paralelamente, outra Comissão para elaborar projeto de lei sobre documentos sigilosos e acesso. A Presidente da Comissão, no início de seu relato, informou terem sido incorporados ao grupo original representantes da Associação Brasileira de Imprensa - ABI, jornalista José Augusto Ribeiro, e da Ordem dos Advogados do Brasil - OAB/RJ, Drª Maria Guadalupe Piragibe Fonseca, os quais foram aprovados pelo Plenário. A Presidente da Comissão comunicou que será realizado, no dia 28 de maio, um workshop para abrir a discussão sobre a minuta de decreto elaborada pelo Grupo de Redação constituído na reunião de instalação da Comissão. O Conselheiro Jorge Eduardo Enriquez Vivar sugeriu que eventos desse tipo deveriam ser programados com datas próximas às reuniões do CONARQ, para que os Conselheiros interessados possam deles participar. Após explanação detalhada sobre a minuta de decreto, alguns Conselheiros apresentaram suas considerações. O Conselheiro Pedro Paulo Lemos Machado atentou para o fato de que um decreto do Poder Executivo Federal não pode atingir as esferas estadual e municipal. Sobre esta matéria a Presidente da Comissão informou que fará consulta ao Ministério da Justiça. A Conselheira Célia Costa informou sobre o tratamento legal dado sobre a matéria em outros países. Ressaltou, igualmente, que o decreto ora em discussão decorre de dispositivo da Lei nº 8.159/91. A Conselheira Gracinda Assucena de Vasconcellos esclareceu que o dispositivo constitucional do habeas-data faculta o acesso do interessado aos seus registros, mesmo que sigilosos. As Conselheiras Regina Gouvêa e Gracinda Assucena de Vasconcellos questionaram o acesso privilegiado à documentação sigilosa garantido às ONG`S, bem como aos pesquisadores e acadêmicos, mesmo quando credenciados por universidades e instituições de pesquisa, uma vez que o acesso é um direito de cidadania. O Conselheiro Vivar lembrou que os pesquisadores são respaldados por autorizações de colegiados das universidades e de órgãos de financiamento de pesquisas, como CNPq, FINEP, CAPES etc. A Conselheira Aparecida Manzan sugeriu que a discussão do tema deveria ser levada, também, a nível municipal. O Presidente do Conselho informou que o Plenário terá oportunidade de aprofundamento das discussões sobre a matéria quando da apresentação do texto final a ser encaminhado pela Comissão Especial constituída. Os trabalhos da tarde foram reiniciados às 14 horas. Dando prosseguimento à agenda programada, o Presidente do Conselho apresentou a proposta de composição da Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos, para aprovação do Plenário, declinando os nomes de especialistas já contatados, a seguir discriminados: Marilda Trindade Dias Alves, do Arquivo Nacional; Flávio Aníbal Ramazini, da Escola Superior de Guerra; Luiz Cleber Gak, da Universidade do Rio de Janeiro; Maria Odila Kahl Fonseca, da Universidade Federal Fluminense; Heloísa Liberalli Bellotto, da Universidade de São Paulo; Adelaide Ramos e Côrte, da Escola Nacional de Administração Pública; Cleide Ramos e Maria Ester Provenzano, especialistas em ensino à distância; Mariza Bottino, da Associação dos Arquivistas Brasileiros. Foi solicitado ao Conselheiro Vivar a indicação de representante da Universidade Federal de Santa Maria. Estão sendo feitas consultas à Universidade de Brasília e à Secretaria de Ensino à Distância, do MEC. A Conselheira Aparecida Manzan sugeriu seja também contatado o Prof. Galba de Mambo, da Universidade Federal de Juiz de Fora, que organizou um curso de especialização em arquivos na referida Universidade. As indicações apresentadas foram aprovadas pelo Plenário. O Conselheiro Vivar informou que na Universidade Federal de Porto Alegre está sendo criado curso de graduação em Arquivologia e, em Santa Maria, no próximo ano, já deverá estar em funcionamento um curso de pós-graduação em arquivos. Propôs, ainda, que o CONARQ pressione os órgãos executivos do MEC para a criação de novos cursos de Arquivologia no país. A Conselheira Priscila Fraiz sugeriu alteração na ordenação da pauta. Propôs que seja feita, primeiro, a análise da Lei 8.159/91, para identificação de dispositivos que careçam de regulamentação. A proposta foi aceita. Após discussão ficou deliberado que, concluídos os trabalhos da Comissão de Acesso, constituir-se-á uma Comissão Especial para regulamentar o Capítulo III, que trata de arquivos privados. O Presidente do Conselho solicitou aos Conselheiros que enviem, antes da próxima reunião, sugestões de novos itens para regulamentação da Lei nº 8.159/91, bem como propostas de alterações no Decreto nº 1.173/94 e no Regimento do CONARQ. O Presidente do Conselho passou a relatar a consulta formulada pela Secretária de Estado da Cultura de Minas Gerais, Drª Berenice Menegale, a ser consubstanciada em parecer técnico sobre o pleito da Câmara dos Vereadores de Ouro Preto quanto à devolução ao referido município, para custódia do recém criado Arquivo Público Municipal, dos documentos produzidos e acumulados pela antiga Câmara Municipal de Ouro Preto, sob a custódia do Arquivo Público Mineiro. O Presidente do Conselho informou que a minuta de parecer, distribuída na parte da manhã aos Conselheiros, foi elaborada, a seu pedido, pelas especialistas Carmen Tereza Coelho Moreno e Dilma Cabral, das áreas de documentação e pesquisa do Arquivo Nacional. O Presidente do Conselho procedeu à leitura, na íntegra, do texto elaborado. Abertos os debates sobre o assunto, o Presidente do Conselho leu o parecer elaborado pela Conselheira Marisa Delapievi Rossi, enviado por fax, onde destaca que as considerações apresentadas não representam "conclusões decorrentes de uma análise jurídica e legal aprofundada", uma vez que são fundamentadas a partir do pouco material disponível sobre a matéria, enviado pela Coordenação do CONARQ. A Conselheira afirmou não caber questionamentos quanto à custódia efetuada no passado, pelo Arquivo Público Mineiro, sobre a qual não pairam dúvidas, uma vez que a Lei nº 126/95 é clara. "Trata-se, isto sim, de avaliar se seus dispositivos ainda estão em vigor", diante da legislação vigente, avaliando, igualmente, "a melhor forma, no que respeita a custódia do fundo, de serem atingidos os objetivos de organização, preservação e de garantia de amplo acesso pela coletividade. A Lei nº 8 159/91, afirma, "impõe os limites de competência dos arquivos públicos segundo as respectivas esferas de atuação dos diferentes órgãos, isto é, federal, estadual, municipal e Distrito Federal. Resta saber, se a incidência de norma desse quilate retroage, para suportar a alteração das situações de fato anteriores, como a do caso em tela. Essa questão não é simples, mas é capaz de motivar as mais profundas e acirradas indagações de ordem legal e doutrinária. Assim, sob o ponto de vista jurídico, o ideal seria um exame da matéria à luz de toda a evolução da legislação arquivística brasileira, sem esquecer de, paralelamente, cotejar uma cuidadosa análise dos objetivos buscados através dos Arquivos Públicos, em especial no que diz respeito ao acesso do público às informações neles mantidas." A Conselheira Mariza Delapievi Rossi indaga " Haveria sentido entender que aquele acervo seja custodiado fora do âmbito administrativo municipal, se para tanto houvesse condições nas dependências do Arquivo da Câmara Municipal, ou mesmo em outro arquivo municipal? Se essas condições existem, parece que a resposta correta seria devolvê-lo à municipalidade." Prosseguiu em seu parecer afirmando que "o fato de o Arquivo Público Mineiro ter exercido tais funções [guarda, organização e conservação], com relação ao acervo de Ouro Preto, não desfigura a natureza municipal daquele acervo, nem tampouco atribui ao mencionado órgão qualquer direito de propriedade sobre o mesmo. O Arquivo meramente cumpriu obrigação que, à época, lhe foi imposta por lei e que, pela atual legislação, é imposta aos arquivos de âmbito municipal." A Conselheira Mariza Delapievi Rossi, declarando seu voto, propõe "que os acervos documentais de Ouro Preto deveriam ser mantidos pela municipalidade, independentemente do momento em que foram gerados." A Conselheira Priscila Fraiz concordou com o parecer da Conselheira Mariza Delapievi Rossi quando afirma ter tido poucos subsídios legais para exame da matéria de tal importância. Afirmou, igualmente, que um parecer do CONARQ, órgão responsável pela política nacional de arquivos, terá muito peso. Declarou não se julgar capaz, neste momento, de votar qualquer diretiva a ser tomada pelo Plenário, uma vez que os documentos enviados pela Coordenação do Conselho, para exame prévio, foram poucos e que o parecer agora lido foi entregue pela manhã, quando da abertura dos trabalhos e indaga qual a urgência de se encaminhar um parecer do CONARQ sobre a matéria. O Presidente do Conselho informou ter recebido, no final do mês de março, a solicitação por parte da Secretaria de Estado da Cultura de Minas Gerais e que a Presidência comunicou estar incluindo a demanda encaminhada em pauta desta reunião do Plenário do Conselho. Informou, igualmente, que os documentos enviados para prévio exame dos Conselheiros estavam anexos ao Ofício SEC/GAB nº 179/96, de 22 de março, e que ao Plenário do Conselho caberia a discussão, alteração, aprovação, ou não, do Parecer lido na abertura deste item da pauta, ficando sempre presente que nos foi solicitado parecer técnico. O Conselheiro Neuzi Coutinho dos Santos chamou a atenção para o fato de que a solicitação feita ao CONARQ é a de um exame estritamente técnico da matéria, uma vez que não cabe ao CONARQ um julgamento de ordem jurídica. Lembrou, outrossim, a não retroat*ividade dos efeitos das leis. A Lei nº 8.159/91 regula a matéria a partir de sua sanção. O Conselheiro Jorge Eduardo Vivar concordou com o Conselheiro Neuzi Coutinho dos Santos, uma vez que o CONARQ deve se ater a um pronunciamento técnico. Os aspectos jurídicos fogem à sua competência, sendo assim favorável à aprovação do parecer apresentado pelo Presidente do Conselho. A Conselheira Regina Gouvêa concordou de que se trata de um assunto de extrema importância, na medida em que afeta uma grande parte dos arquivos públicos brasileiros. Registrou, ainda, que o Arquivo Público do Estado de São Paulo é detentor de parcela significativa de acervo do/sobre o Paraná, bem como o Arquivo Nacional. A Conselheira Eliana Resende Furtado de Mendonça lembrou que o Arquivo Público Mineiro produziu um inventário da referida documentação, e que o acervo já está custodiado por um arquivo público, portanto, preservado e acessível aos cidadãos. Seria, pois, de mais importância para a municipalidade, a preocupação com a documentação produzida e acumulada pela administração local, a partir da data final dos documentos transferidos para o Arquivo Público Mineiro e que representa, certamente, mais um século de produção documental. A Conselheira Aparecida Manzan informou que o Arquivo Público Municipal de Ouro Preto ainda não foi inaugurado. Será instalado nas dependências do prédio da Câmara Municipal, em área adaptada, não possuindo, sequer, estrutura funcional permanente. Não dispõe, ainda, de quadro de pessoal efetivo que garanta sua continuidade. Informou ainda que, em Minas Gerais, ensaia-se um movimento, que tende a expandir-se, reivindicatório de devolução de acervos como, por exemplo, o caso do litígio entre os municípios de Araxá e de Estrela do Sul sobre a guarda do testamento de Ana Jacinta de São José, conhecida como Dona Beja. Participou, igualmente, que, neste momento, o Arquivo Público de Uberaba está em negociação com o Arquivo Público Mineiro para microfilmagem de acervo da antiga Câmara de Vereadores de Uberaba, sob a guarda daquele Arquivo, por julgar ser, por ora, a melhor estratégia de complementação do acervo municipal. A Conselheira Gracinda A. de Vasconcellos ponderou não ter sido a documentação da antiga Câmara de Ouro Preto retirada à revelia dos administradores à época, e que seu depósito no Arquivo Público Mineiro fora feito com base na Lei do Estado de Minas nº 126/1895. Portanto, a decisão do Conselho deve ser da permanência do acervo em Belo Horizonte, já que a instituição arquivística pública de Ouro Preto não está sequer instalada. A Conselheira Célia Maria Leite Costa afirmou ser favorável à permanência do acervo em questão no Arquivo Público Mineiro, considerando que o Arquivo Municipal de Ouro Preto não está, ainda, devidamente estruturado e que uma mudança, neste momento, poderia pôr em risco os documentos. Julgou legítima, entretanto, a reivindicação da municipalidade de Ouro Preto, uma vez que traduz o interesse pelo resgate e preservação da memória local. Assim, a eventual decisão pelo retorno a Ouro Preto, da referida documentação, estaria fundamentada em questões de ordem política e não de ordem técnica. O Conselheiro Pedro Paulo Lemos Machado concordou com o parecer elaborado por técnicos do Arquivo Nacional, e que, para custódia de tão importante acervo, a instituição terá que dispor de instalações adequadas e corpo técnico especializado para preservação e dotação orçamentária necessários à preservação e disponibilização do acervo para consulta, pré-requisitos que o recém criado Arquivo Municipal de Ouro Preto, parece não dispor. É, portanto, favorável à permanência do acervo em questão no Arquivo Público Mineiro. Finda a discussão, o Presidente do Conselho põe em votação o parecer na forma apresentada. Não havendo nenhuma proposta de alteração, o parecer, a seguir transcrito, foi aprovado, por unanimidade, pelos Conselheiros presentes. "Parecer técnico do Conselho Nacional de Arquivos, solicitado pela Secretária de Estado da Cultura de Minas Gerais, Dr.ª Berenice Menegale, sobre a proposição de devolução, ao Município de Ouro Preto, dos documentos produzidos e acumulados pela sua Câmara Municipal, nos séculos XVIII e XIX, e sob a guarda do Arquivo Público Mineiro, em Belo Horizonte, aprovado pelo Plenário da Entidade em sua Reunião Ordinária, realizada no Rio de Janeiro, na Sede do Arquivo Nacional, no dia 21 de maio de 1996.

I. INTRODUÇÃO

Com a descoberta do ouro e de pedras preciosas houve a necessidade de se instituir uma organização administrativa que efetivasse a presença do Estado Português. Através da carta régia de 9 de novembro de 1709 o governo português cria a capitania de São Paulo e Minas do Ouro, desmembrada do governo do Rio de Janeiro. O rápido crescimento da população das Minas e a necessidade de melhor gerir os interesses régios na cobrança dos impostos sobre a extração do ouro, fizeram com que a capitania fosse desmembrada de São Paulo pelo alvará de 2 de dezembro de 1720, ganhando o nome de capitania de Minas Gerais. A importância da mineração para a economia metropolitana determinou ainda a transformação de Vila Rica em sede da capitania de Minas. O decreto de 24 de fevereiro de 1823 eleva Vila Rica à categoria de cidade, sendo confirmada com a denominação de Ouro Preto pela carta de lei de 20 de março do mesmo ano. Com a República, uma das primeiras preocupações do governo foi dotar o Estado de uma capital com um perfil moderno, impedido pela impossibilidade de crescimento da malha urbana de Ouro Preto, marcadamente colonial. Dentre as inúmeras opções, colocadas à época, escolheu-se o Curral d'El Rei, já conhecido como Belo Horizonte, confirmado pela lei nº 3, de 17 de dezembro de 1893, adicional à Constituição do Estado, e inaugurada em 12 de dezembro de 1897. A administração portuguesa no Brasil reproduzia as características metropolitanas, funcionando em esferas distintas porém interdependentes. A administração local era representada pelas câmaras municipais. A Constituição de 1824 reconhece a autonomia administrativa dos municípios, determinando que houvessem câmaras em todas as cidades e vilas existentes e nas que se criassem, definindo-lhes "o governo econômico e municipal das mesmas cidades e vilas". A necessidade de uma lei complementar que definisse a organização e as atribuições municipais fica registrada na própria Constituição de 1824 (artigos 168 e 169), sendo promulgada em 1º de outubro de 1828, passando a reger os municípios até o advento da República. O Ato Adicional de 1834 descentraliza as províncias, conferindo-lhes autonomia em relação ao poder central e agindo ao contrário, em relação aos municípios, subjuga-os à autoridade das assembléias provinciais, mesmo nos assuntos de interesse local. A lei de 12 de maio de 1840 interpreta o Ato Adicional de 1834 nos aspectos concernentes às atribuições legislativas das Assembléias Provinciais, reforçando, porém, o Ato no que restringia a autonomia da administração municipal. A Constituição republicana de 1891, no seu artigo 68, consagrava a organização dos Estados de forma a assegurar a autonomia municipal no que fosse pertinente às suas peculiaridades administrativas. Esta fase fez-se acompanhar por uma intensificação da bandeira federalista, a transformação de uma idéia em projeto político, onde os estados-membros da União reafirmavam suas diferenças regionais, suas particularidades no todo nacional. Nesta conjuntura é que devemos proceder à leitura da transferência da capital do Estado de Minas Gerais, bem como da criação do Arquivo Público Mineiro em 1895, que, como em outras unidades da federação, estabelecia uma instituição de guarda de sua memória. Assim, o Arquivo Público Mineiro no ato legal de sua criação, seria o depositário de qualquer forma de manifestação histórica ou artística que reafirmasse sua identidade regional. A análise da dispersão de fundos documentais em arquivos de diferentes esferas administrativas deve ser vista sempre sob a perspectiva da própria história da formação do Estado brasileiro e suas diversas vissicitudes, os desafios dos modelos centralizadores e descentralizadores do federalismo em um país de dimensões continentais.

II. FORMAÇÃO DO PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO NACIONAL

A realidade da formação do patrimônio arquivístico nacional, hoje, representa, em nível macro, a trajetória de formação do acervo do Arquivo Público Mineiro. A análise do regimento deste arquivo demonstra a preocupação, partilhada pelo poder público de Minas Gerais e pelo de seus municípios, em constituir a Instituição como um centro de documentação sobre Minas Gerais, reunindo qualquer registro da produção literária, científica e político-administrativa relacionado com a história de Minas. A idéia de se instituir um centro sobre a mineiridade legou à Instituição a missão de reunir em seu acervo qualquer documento oriundo das câmaras municipais, além de quaisquer outros identificados nos demais Estados da federação, em instituições públicas ou não, sobre Minas Gerais. Além disso, a falta de visão dos arquivos como instrumento de apoio à administração, contribuiu para a criação de uma Instituição que buscava valorizar seu acervo com documentos que possuíssem valor histórico mais do que administrativo. A centralização político-administrativa, a preocupação com a formação de uma identidade nacional/regional e a pouca importância dada, até nossos dias, aos arquivos como instrumento de apoio a decisões administrativas, fez com que os acervos das instituições de guarda e preservação de documentos de arquivo adquirissem um caráter misto, não só no que diz respeito à formação de seu acervo (com coleções temáticas, além de fundos arquivísticos) como quanto à proveniência de seus conjuntos documentais. Não só o Arquivo Público Mineiro, mas a esmagadora maioria das instituições arquivísticas nacionais, possui sob sua guarda, além de documentos que podem ser enquadrados dentro da nova visão sobre suas finalidades regimentais, acervos provenientes de outras esferas do poder público. Dessa forma, arquivos públicos estaduais mantêm, também, entre seus fundos específicos, documentos produzidos e acumulados por órgãos e entidades de âmbitos federal e/ou municipal. Em arquivos públicos municipais esta mesma situação também se apresenta. O Arquivo Nacional guarda, igualmente, documentos provenientes das esferas estadual e municipal de várias regiões da federação. Esta realidade pode ser considerada equivocada em nossos dias, mas é produto de momentos históricos marcados pela afirmação de uma identidade nacional/regional e pela instituição dos arquivos como responsáveis pela salvaguarda da memória documental brasileira.

III. OS ARQUIVOS E A QUESTÃO DA INFORMAÇÃO

A partir da lei nº 8159, de 8/1/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, foram delimitadas as finalidades e competências das instituições arquivísticas. Fica por ela estabelecido que cabe às instituições arquivísticas estaduais a administração da documentação pública ou de caráter público produzida e recebida pelo Poder Executivo Estadual, assim como cabe aos arquivos municipais a administração dos documentos do Poder Executivo Municipal. Ao Arquivo Nacional cabe, portanto, a documentação produzida e/ou acumulada pelo Poder Executivo Federal. Essas disposições, no entanto, não mudam a história da formação do patrimônio arquivístico nacional. A ocorrência de situações que fogem à regra estabelecida assim entendidas do ponto-de-vista atual, também datado historicamente decorre de conjunturas político-administrativas do país e constitui um testemunho de sua trajetória. "Corrigi-las" poderá acarretar grandes danos à recuperação de informações, tendo em vista o volume de documentos passíveis de permuta entre instituições. Além do que, voltar no tempo a cada novo paradigma científico pode acarretar a imobilidade e a impossibilidade de se construir realmente uma nova prática metodológica. Diante do universo de trabalho a ser realizado, é preciso dirigir o olhar para trás ou para frente? Uma decisão consciente sobre esta questão deve levar em conta qual é a finalidade e o objetivo, hoje, de uma instituição arquivística. Com o advento das modernas tecnologias de controle e recuperação da informação, a visão do arquivo como instituição de guarda de documentos foi substituída por aquela que o situa enquanto gestor de sistema de informação, integrado a outros sistemas, com o objetivo maior de garantir o acesso do usuário às informações demandadas. Ou seja, o eixo foi deslocado da questão da guarda para a do acesso. Dentro desta visão, é mais valorizado o intercâmbio de informações entre instituições, recuperando-se os documentos de interesse do usuário a partir de referências fornecidas por cada instituição membro do sistema, que partilha com as demais o controle da informação existente. A tecnologia disponível hoje é capaz, inclusive, de garantir o acesso on-line ao próprio documento, a partir do escaneamento e digitalização de imagens, dependendo, é claro, dos recursos disponíveis em cada caso. Mesmo no caso de não haver infra-estrutura econômica que possibilite o uso deste recurso tecnológico, a simples troca de instrumentos de pesquisa em listagem já garante o acesso do usuário, não ao documento, mas à sua referência, auxiliando enormemente sua pesquisa. É dever do poder público garantir o direito de acesso do cidadão às informações de seu interesse, e, para isso, precisa construir as condições para disponibilizar as informações sobre os acervos, estejam onde estiverem. Do ponto-de-vista do usuário, a transferência de acervos entre instituições pode, inclusive, prejudicar o acesso, tendo em vista a necessidade de se produzir novos instrumentos de pesquisa que recuperem, no mínimo, a equivalência da localização antiga para a atual. É uma interferência direta e dispensável não só no uso da informação pelo seu principal interessado como em toda a produção historiográfica já realizada e difundida com base em acervos passíveis de permuta. Uma política nacional de arquivos precisa ter por objetivo menos a revisão de ações passadas do que o estabelecimento de uma metodologia unificada de gestão e controle de documentos, que racionalize a produção documental e possibilite ao usuário obter a informação desejada, esteja onde estiver. A construção de um Sistema Nacional de Arquivos supera a visão setorizada sobre os acervos arquivísticos, transformando cada instituição de guarda em co-responsável pela garantia do acesso a todo o patrimônio documental brasileiro e a sua preservação. A finalidade dos arquivos passa a ser, portanto, a preservação do documento enquanto fonte de informação que precisa ser disponibilizada, estando a questão da guarda vinculada diretamente às condições de tratamento técnico do acervo. Documento guardado e não tratado é informação inexistente. A fim de garantir não só a guarda, mas a transformação dos documentos em efetivas fontes de informação, é preciso integrá-los via um sistema nacional que referencie e controle, de forma padronizada e coletiva, a formação e o conteúdo dos conjuntos mantidos pelas diversas instituições de arquivo, independente da esfera a que pertençam dentro do poder público, referenciando, inclusive, instituições privadas que também sejam responsáveis historicamente por documentos públicos ou de interesse público.

IV. CONCLUSÃO

Dentro desta perspectiva, considera-se que o acervo referente à Câmara de Ouro Preto está disponível para seu universo de usuários, sejam estes pesquisadores acadêmicos ou o próprio poder público, na medida em que se encontra descrito e controlado, no Arquivo Público Mineiro. A transferência física dos documentos não é uma necessidade técnica, além de poder acarretar danos à conservação dos mesmos. A fim de ampliar as condições de acesso e garantir a preservação dos documentos, propõe-se como alternativa a microfilmagem do conjunto e a guarda, pelo Arquivo Municipal de Ouro Preto, recém criado, dos negativos matrizes de segurança, além de cópias em positivo, para consulta. Com o Arquivo Público Mineiro ficariam os originais em papel, para onde foram enviados para custódia com anuência das autoridades municipais à época, além de negativos de segunda geração e cópias em positivo, para consulta. A utilização do microfilme como recurso tecnológico de garantia da preservação e do acesso a conjuntos documentais é opção largamente utilizada, inclusive internacionalmente, e possibilita a complementação de acervos sem sua transferência física. Este é inclusive o objetivo de comissão internacional formada a partir de protocolo firmado entre Brasil e Portugal, que prevê a microfilmagem, pelas instituições portuguesas, de documentos sobre o Brasil existentes em seus arquivos e a contrapartida brasileira, microfilmando documentos trazidos por D. João quando da transferência da corte portuguesa para o Brasil e aqueles produzidos pela administração portuguesa no Rio de Janeiro no início do século XIX, com a troca de rolos entre os dois países, a fim de complementar seus acervos. Esta alternativa possibilita até mesmo a reunião, nos arquivos públicos, de documentos que transcendam sua finalidade legal, transformando-os em centros de informação sobre um município ou estado, a partir da constituição de um acervo em microfilme que possibilite a seus usuários a consulta no próprio local de documentos localizados, até mesmo, em outro país. Cabe registrar que todo o exposto está baseado em considerações de ordem técnica e em experiências nacionais e internacionais quanto à preservação de patrimônio documental de interesse de mais de uma nação." O Presidente do Conselho informou que a próxima reunião do Plenário do Conselho será realizada nos dias 14 e 15 de agosto. A seguir, deu a palavra à Conselheira Regina Gouvêa que relatou os resultados do XVII Fórum Nacional de Diretores de Arquivos Públicos Estaduais reunido, de 8 a 10 de maio, sob sua presidência. Nada mais havendo a tratar, o Presidente do Conselho agradeceu a presença dos Conselheiros, encerrando a sessão, da qual foi lavrada a presente ata que vai por mim assinada e pelo Presidente do CONARQ.

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