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Ata da 15ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Às nove horas e trinta minutos do dia 6 de dezembro de 1999, na sala 605 do edifício-sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ, estando presentes os seguintes Conselheiros:

Jaime Antunes da Silva, Presidente; representantes do Poder Executivo Federal: Coronel de Infantaria Dilencar Silva Martins, do Ministério da Defesa (titular) e Oswaldo Noman, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (titular); representantes do Poder Judiciário Federal: Almeria Machado Godoi, do Supremo Tribunal Federal - STF (titular); Maria Inês Gonçalves de Oliveira Müller, do Tribunal Superior Eleitoral (titular) e Regina Lúcia Brandão L. Jaeger, do Tribunal Superior do Trabalho (suplente); representantes do Poder Legislativo Federal: Frederico Silveira dos Santos, da Câmara dos Deputados (titular) e Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal (titular); representantes do Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular) e Maria Esperança de Rezende (suplente); representantes de Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal: Geraldo Mártires Coelho, do Arquivo Público do Estado do Pará (titular), e Regina Rottemberg Gouvêa, do Arquivo Público do Estado do Paraná (suplente); representante de Arquivos Públicos Municipais: Sueli Petry, do Arquivo Histórico de Blumenau (titular); representante da Associação dos Arquivistas Brasileiros: Maria Hilda Pinto de Araújo (suplente); representante de instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Jorge Eduardo Enríquez Vivar, da Universidade Federal de Santa Maria (titular); representante de instituições não-governamentais da área de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Maria Celina D'Araújo, da Associação Nacional de Pós-Graduação em Pesquisa e Ciências Sociais - ANPOCS (titular). Justificaram suas ausências: Jessie Jane Vieira de Sousa (titular), do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro; Lélia Gontijo Soares (titular), do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro; Mariza Bottino (titular) da Associação dos Arquivistas Brasileiros; Lana Lage Gama Lima (titular) da Associação Nacional de Professores de História e Antonio Carlos de Souza Lima (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação em Pesquisa e Ciências Sociais. Foram convidadas para secretariar os trabalhos da 15ª reunião do CONARQ Marilena Leite Paes, assistente do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, na Coordenação do CONARQ/SINAR e Simone Frieiro da Silva, da Coordenação do CONARQ. O Presidente abriu a sessão, dando as boas vindas aos Conselheiros e prestando alguns esclarecimentos sobre a agenda da reunião, previamente encaminhada aos Conselheiros. Explicou, ainda, que foram agendadas duas reuniões e não uma só com duas sessões como de costume, para cumprirmos o número regulamentar de reuniões anuais. Em seguida, o Presidente colocou em discussão a ata da 14ª reunião do CONARQ, distribuída previamente aos Conselheiros a fim de que tivessem tempo hábil para examiná-la. Indagou, então, dos Conselheiros se tinham alguma alteração a propor. A Conselheira Maria Celina D'Araújo solicitou que fosse suprimido seu nome dentre os membros que justificaram suas ausências, uma vez que, naquela oportunidade, seu nome ainda não havia sido indicado formalmente pela ANPOCS para integrar o CONARQ. Isto posto, o Presidente indagou se os presentes teriam ainda alguma modificação a ser feita na ata. Como ninguém se manifestou, o Presidente considerou a ata aprovada, com a alteração proposta por Maria Celina D'Araújo. Oportunamente, a ata, devidamente retificada, será encaminhada aos Conselheiros. Dando início ao desenvolvimento da pauta da 15ª reunião, o Presidente informou que a resolução que dispõe sobre as sinaléticas técnicas a serem adotadas na microfilmagem de documentos arquivísticos, já aprovada pelo Plenário em 12 de julho de 1999, estava sendo novamente submetida aos Conselheiros, uma vez que ao ser preparada sua redação final, para publicação no Diário Oficial da União, ficou evidenciada a necessidade de se proceder a algumas alterações, não quanto ao conteúdo, mas quanto à forma, a bem da clareza do texto. A Profª Esther Bertoletti, coordenadora da Comissão Especial que elaborou a resolução, foi convidada para participar desta reunião para proceder à apresentação das alterações introduzidas. Como a referida professora não havia chegado até aquele momento, o Presidente propôs que se passasse para o item 4 da agenda: "Balanço das atividades das Câmaras Técnicas e Grupos de Trabalho", retornando-se, posteriormente, à apreciação da resolução das sinaléticas. Passou, então, a palavra a Maria Esperança de Rezende, presidente da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos. A Conselheira Maria Esperança relatou que o programa de trabalho de sua Câmara, para 1999, foi dedicado à revisão não só da Tabela de Temporalidade como também do Código de Classificação, em parceria com a Câmara Técnica de Classificação de Documentos, vez que os dois instrumentos se complementam. Concluídos os trabalhos de revisão, e uma vez submetida à aprovação deste Plenário, será editada a versão atualizada da Tabela e do Código. Maria Esperança informou, ainda, que a partir de 1999 a Câmara de Avaliação passou a contar com a colaboração do Advogado Jorge Albuquerque Mello, assistente jurídico do Ministério da Justiça. O Presidente, complementando a exposição de Maria Esperança, informou que, em final de novembro, o Arquivo Nacional dirigiu correspondência ao Ministro da Justiça solicitando sua interveniência junto aos demais ministérios, no sentido de que fossem encaminhadas ao Arquivo Nacional informações sobre a constituição das respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, previstas no Decreto nº 2 182/97, bem como comentários e sugestões de alterações de prazos ou, ainda, inclusões e exclusões de documentos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos, formuladas pelas unidades de documentação e arquivo dos referidos órgãos. Prosseguindo, o Presidente deu a palavra a Maria Izabel de Oliveira, presidente da Câmara Técnica de Classificação de Documentos, que prestou informações sobre as atividades desenvolvidas em 1999, dando ênfase à revisão não apenas do Código de Classificação de Documentos, propriamente dita, como, principalmente, do Índice Alfabético, que facilita o acesso só ao Código de Classificação como também à Tabela de Temporalidade. Para esse trabalho, a Câmara contou com a colaboração de Jerusa Gonçalves de Araújo, especialista em indexação. Destacou, ainda, a inclusão da referência legislativa, que dá suporte aos critérios estabelecidos na Tabela de Temporalidade, e a ampliação da bibliografia consultada. Complementando sua exposição apresentou, a título de ilustração, algumas alterações procedidas no Código, bem como dificuldades encontradas em algumas áreas, como, por exemplo, na classificação 067 Informática. O Conselheiro Oswaldo Noman, que integra os quadros do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, órgão responsável pela coordenação da área de Informática do Poder Executivo Federal, ofereceu colaboração, nesse sentido, à Câmara de Classificação de Documentos. Apartearam e ofereceram igualmente colaboração os Conselheiros Regina Jaeger e Frederico Silveira dos Santos. A Conselheira Maria Esperança pediu a palavra para informar sobre a questão levantada pela UNI-RIO, a propósito do prazo de guarda de livros, cartões, folhas de ponto, abono de faltas etc. Segundo a assessoria jurídica daquela Universidade o prazo de 52 anos (5 + 47) para guarda da referida documentação é excessiva. Em sua opinião, bastariam apenas 5 anos, uma vez que a legislação vigente estabelece esse prazo de prescrição. A Conselheira Esperança informou que a matéria fora analisada pelo consultor jurídico da Câmara Técnica, o qual concordou com o prazo já fixado na Tabela, e pela assessora jurídica do Arquivo Nacional, que, na sua opinião, dever-se-ia contar os 52 anos previstos na Tabela mais 5 anos, para cobrir maior tempo da vida funcional. O assunto foi amplamente discutido e apresentadas outras alternativas, a saber: aumentar o prazo para 70 anos, um vez que o servidor público é aposentado compulsoriamente aos 70 anos de idade, utilizar a microfilmagem para garantir a guarda dos documentos a longo prazo, sem necessidade de se dispor de grandes áreas de armazenamento, ou, ainda, ouvir o órgão de recursos humanos do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que tem grande familiaridade com a matéria. O Presidente, voltou a se referir à correspondência remetida, em novembro, ao Ministro da Justiça, solicitando sugestões sobre a Tabela e o Código. Prosseguindo, o Presidente comunicou que as Sras. Ingrid Beck, presidente da Câmara Técnica de Conservação de Documentos, e Daíse Apparecida de Oliveira, presidente do Grupo de Trabalho de Arquivos Municipais, não poderiam comparecer a esta reunião e justificaram suas ausências. Assim, informou que os dois trabalhos já aprovados pelo Plenário: Subsídios para a implantação de uma política municipal de arquivos: o arquivo municipal a serviço dos cidadãos e Recomendações para a construção de arquivos estão em fase final de sua produção editorial e que, tão logo esteja a mesma concluída, os originais serão encaminhados ao Conselheiro Francisco Maurício da Paz, representante do Senado Federal, para que sejam iniciados os entendimentos com a Gráfica do Senado, com vistas a sua impressão. Dando prosseguimento à programação da agenda da reunião passou a palavra à Presidente da Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos. Iniciando sua exposição, a Srª Marilda Dias Alves fez uma recapitulação das atribuições da Câmara, falou das atividades que vêm sendo desenvolvidas, bem como das dificuldades encontradas na implementação de um projeto para realização de um Seminário de capacitação de recursos humanos elaborado pela Câmara Técnica que preside, principalmente no que se refere à obtenção de recursos financeiros. Por essa razão, o enfoque do projeto desviou-se da capacitação, propriamente dita, para a sensibilização de dirigentes e especialistas da área. Aludiu, em seguida, aos contatos mantidos com a Srª Elisa Liberatori-Prati, do Banco Mundial, durante a Mesa Redonda realizada em julho de 1999, a quem ofereceu cópia do projeto elaborado pela Câmara e de quem recebeu cópia de um projeto do Banco Mundial, com os mesmos objetivos, isto é, sensibilizar seus gerentes e funcionários públicos, incluindo o uso da Internet e material para aprendizagem à distância. Tal projeto ainda se encontra em fase de planejamento. Falou também da possibilidade de desenvolver o nosso projeto em Minas Gerais, no mês de abril do próximo ano (2000), com o título de Gerenciamento de Informações Arquivísticas - projeto piloto. Continuando, expôs detalhadamente o programa do Seminário. A seguir, a Srª Marilda dirigiu-se ao Conselheiro Noman, representante do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, indagando sobre como obter ajuda daquele Ministério, visto que o tema do Seminário proposto enquadra-se nas competências do MPOG. O Conselheiro Noman sugeriu que o projeto lhe fosse remetido e que o examinaria e daria o encaminhamento mais correto. Poderia, inclusive, manter contatos com a ENAP e promover um encontro da direção do Arquivo Nacional com a direção da ENAP. Falou-se, ainda, sobre proposta de Carol Carr, apresentada durante a Mesa Redonda, no sentido de que seja implantado no Brasil um projeto piloto do Banco Mundial referente a arquivos correntes. Após os esclarecimentos sobre o referido projeto, o Presidente passou a palavra ao Sr. Carlos Augusto S. Ditadi para fazer uma breve exposição sobre as atividades desenvolvidas pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, bem como sobre as dificuldades que tem enfrentado em decorrência da própria complexidade da matéria. Falou, ainda, do acompanhamento cuidadoso da Câmara em relação ao andamento de projetos de lei em tramitação no Congresso Nacional, de modo especial o do senador Sebastião Rocha. Relatou, também, as demandas específicas que são dirigidas com certa freqüência ao CONARQ, demonstrando, os indagadores, desconhecimento ou conhecimento superficial sobre as terminologias da informação e o despreparo de seus pretensos usuários decorrente da falta de estudo e discussão inerentes à matéria. Falou, também, da nova Comissão Especial do CONARQ, constituída recentemente, para criação de "sites" de instituições arquivísticas e instituição de GT em Arquivos Virtuais no Comitê Gestor da Internet, a qual certamente trará subsídios para os estudos em desenvolvimento. Disse, ainda, que sua intenção é criar discussões sobre o assunto, via Internet, e divulgar documentos significativos para estudos sobre a matéria. A Conselheira Sueli Petry solicitou orientação sobre a digitalização, uma vez que as autoridades de Blumenau estão interessadas em utilizar tal recurso tecnológico no acervo do município e os empresários da cidade estão disponibilizando recursos elevados para tal fim. O Sr. Carlos Ditadi prestou amplos esclarecimentos, lembrando a necessidade de se proceder a estudos de custo x benefício antes de qualquer tomada de decisão, acrescentando que "tudo pode ser usado se é o que realmente precisamos". Continuando, alertou que, em geral, as pessoas em lugar de se aprofundarem nos estudos do "como fazer", estão preocupadas em saber "o que fazer" em cada caso específico. Concorda com tantos quantos se manifestaram favoráveis à idéia de que há necessidade urgente do CONARQ apresentar diretrizes sobre a matéria, lembrando que, para tanto, há que se reformular a composição da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, que deverá contar com a participação de especialistas em gestão de documentos, técnicos de informação e de informática, de órgãos públicos e privados, com experiência acumulada na matéria, capazes de contribuir significativamente para os objetivos colimados. Lembrou-se que, se necessário, o CONARQ deverá buscar recursos financeiros para tornar possível a participação dos técnicos que residem em outras localidades. O Presidente concordou com as proposições apresentadas. O Conselheiro Vivar fez algumas considerações sobre questões ligadas à digitalização de documentos e à documentação eletrônica. A primeira é apenas um processo de reprodução. O problema refere-se à segunda questão, isto é, à produção de documentos em meio eletrônico. A propósito, o Conselheiro fez um amplo relato sobre o estágio atual dos estudos que vêm sendo desenvolvidos em âmbito mundial, por meio de grupos de trabalho específicos para estudar a questão da legislação da documentação eletrônica, em razão da demanda do intercâmbio de informações entre os diversos países e governos do mundo inteiro, e que esta comunicação seja reconhecida como válida. Assim, a questão da validade do documento eletrônico, no seu modo de ver, o que faz mais falta, no momento, é um manual de descrição arquivística que ofereça os padrões de identificação, codificação, descrição de documento, para possibilitar a comunicação eletrônica, conforme se propõe pela ISAAD. Carlos Ditadi concorda e lembra o trabalho que, nesse sentido, vem sendo realizado por Luciana Duranti, que trata exatamente dos padrões que devem caracterizar os documentos para que sejam legalmente reconhecidos. Concluindo, disse que há necessidade basicamente de duas coisas: atributos e padrões - padrão de descrição e atributo do registro. A Conselheira Regina retornou à idéia de que esses estudos devem ser feitos pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos e que deveriam ser buscados os meios materiais para permitir o desenvolvimento dos trabalhos aqui no Rio de Janeiro. Carlos Ditadi, respondendo, disse que os Conselheiros compreenderam perfeitamente as dificuldades por ele apontadas quanto à necessidade de se desenvolverem estudos sobre essa matéria e que sua intenção é exatamente organizar "papers" para ampliar as discussões e, assim, encontrar as soluções esperadas e desejadas por todos. O Conselheiro Noman propôs que o Presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos apresentasse ao CONARQ uma proposta de trabalho, indicando os recursos humanos e financeiros indispensáveis para que a Câmara possa funcionar, bem como as dificuldades a serem vencidas com a colaboração de todos. Carlos Ditadi sugeriu, de pronto, que uma grande ajuda seria que as entidades, órgãos ou centros de pesquisa, os profissionais se reunissem em grupos de trabalho para discutir o assunto e não transformar a Câmara e o CONARQ numa central de 0800 e que juntos possam ser encontradas as soluções. O Presidente sugeriu ainda que os Conselheiros, cada qual em seu âmbito de atuação, identifiquem pessoas ou especialistas que vêm desenvolvendo estudos sobre a matéria e que as instituições às quais estiverem vinculados possam patrocinar suas viagens ao Rio de Janeiro para comporem a Câmara. Carlos Ditadi lembrou que mais importante do que reunir pessoas é gerar conhecimento. O Presidente concordou e, porisso mesmo, julgou que se especialistas e estudiosos como Carlos Ditadi vierem a se reunir na Câmara, esta, certamente, alcançará os objetivos que dela se espera, isto é, a elaboração e a apresentação das diretrizes e normas tão almejadas. Dando prosseguimento à agenda, passou a palavra à Conselheira Almeria, Presidente do Grupo de Trabalho dos Arquivos do Poder Judiciário. A Conselheira informou que o grupo de Trabalho iniciou suas reuniões no dia 13 de maio, tendo realizado, durante 1999, nove reuniões. Esclareceu que, no segundo semestre, os trabalhos do grupo não evoluíram muito em decorrência da alteração ocorrida na presidência do Supremo Tribunal Federal, tendo assumido o cargo, em substituição ao ministro Celso de Mello, que acompanhou e incentivou a formação do grupo durante a sua gestão, o ministro Carlos Velloso que de início questionou a sua legalidade, atrasando, com isso, o cronograma de implementação de um diagnóstico de situação dos arquivos do Judiciário, que será realizado mediante questionário a ser encaminhado aos Tribunais Estaduais por intermédio de um ofício do presidente do STF, para, assim, atribuir à investigação a devida importância. Após os esclarecimentos e a documentação apresentada pela Conselheira Almeria ao novo presidente do STF, ministro Carlos Velloso, os problemas foram superados, e os questionários já estão prontos para serem encaminhados juntamente com o ofício elaborado pelo próprio ministro Carlos Velloso. Informou que, de início, haviam decidido que o questionário não seria enviado em papel para estimular as respostas via Internet, facilitando, assim, sua posterior tabulação. Entretanto, o Gabinete da Presidência não concordou, optando pela remessa do questionário em papel no qual, entretanto, consta a senha para aqueles que desejarem responder via Internet, o que, como já se afirmou, será fundamental para sua tabulação. Continuando, informou que o grupo se reuniu no dia 16 de novembro para examinar a possibilidade de sua participação no XIII Congresso Brasileiro de Arquivologia a ser realizado em Salvador, em outubro de 2000. Esclareceu que se o cronograma do diagnóstico que estão iniciando agora for desenvolvido conforme o programado, deverão realizar o II Fórum de Arquivos do Poder Judiciário no final do primeiro semestre, em Brasília, num Tribunal, com o ministro-presidente abrindo o evento. No Congresso poderiam fazer uma mesa-redonda para divulgar os resultados do diagnóstico. O grupo está entusiasmado e, tão logo comecem a dispor dos primeiros resultados, serão os mesmos divulgados. Dando prosseguimento à pauta da reunião, o Presidente aproveitou os minutos que antecederam ao horário de almoço para prestar informações sobre as "Diretrizes e Ações do CONARQ para curto prazo (1999-2000), médio prazo (2001-2003) e longo prazo (2004...)", descritas na página 14 do Documento Final da Mesa Redonda Nacional de Arquivos, realizada de 13 a 15 de julho de 1999, promovida pelo Banco Mundial, Organização dos Estados Americanos e CONARQ. Esse documento foi distribuído previamente a todos os Conselheiros, uma vez que, após exame deste Plenário, servirá de base para a elaboração do Plano de Trabalho do CONARQ, conforme recomendações da referida Mesa Redonda. O Presidente enfatizou alguns itens, informando sobre a criação de duas novas Comissões Especiais: uma para elaborar projeto do "Censo de Arquivos Brasileiros" e outra para elaborar normas sobre a criação de sites de instituições arquivísticas e instituição de grupo de trabalho em arquivos virtuais no Comitê Gestor da Internet Brasil. Discorreu amplamente sobre a necessidade de se buscar parcerias para desenvolver esses trabalhos, principalmente das universidades, que, a exemplo da Universidade do Rio de Janeiro-UERJ, podem contribuir com a concessão de bolsas de estágio para alunos de seus cursos. Um programa de bolsas dessa natureza beneficiaria não apenas as instituições arquivísticas carentes de mão de obra qualificada, como também os alunos que teriam ótima oportunidade de somar experiência para seus currículos. Referiu-se ainda à remessa do Documento Final da Mesa Redonda aos governadores dos Estados, visando sensibilizá-los e, assim, podermos contar com seu apoio. Concluindo seu relato, o Presidente sugeriu a interrupção da sessão para almoço, esclarecendo mais uma vez que as explicações que acabara de prestar tinham como objetivo oferecer mais subsídios aos Conselheiros que, na parte da tarde, deveriam formular o Plano de Trabalho do Conselho. Após o almoço, o Presidente, dando prosseguimento ao assunto já iniciado na parte da manhã, falou sobre a composição das duas Comissões Especiais, criadas para viabilizar o desenvolvimento de recomendações da Mesa Redonda Nacional de Arquivos: - a do Censo de Arquivos Brasileiros e a da criação de sites e instituição de grupo de trabalho em arquivos virtuais no Comitê gestor da Internet Brasil. Após a nomeação dos membros de cada uma dessas Comissões, o Presidente informou que nos chegou, da Casa de Oswaldo Cruz, proposta no sentido de ser criado, no CONARQ, um grupo de trabalho sobre arquivos médicos. Terminada a leitura do ofício que encaminhou a proposta, o Presidente colocou em votação a proposição e indagou se algum Conselheiro gostaria de se manifestar sobre o assunto ou ainda indicar nomes para integrarem também o grupo de trabalho proposto. O Conselheiro Vivar propôs a inclusão de Luciana Bartollozi, arquivista do Hospital Universitário da Universidade Federal de Santa Maria. A proposta de criação do Grupo de Trabalho de Arquivos Médicos foi aprovada. Em seguida, dirigiu-se à Conselheira Regina Gouvêa que propôs a criação de uma Câmara Técnica de Descrição Arquivística, cuja necessidade se tornou evidente após o curso de Michael Cook e que se transformou em recomendação da Mesa Redonda, conforme se pode verificar no item 19 das Recomendações do evento, na página 13 do Documento Final, tal como se transcreve a seguir: "Constituir, no CONARQ, câmara técnica com a participação de técnicos de diferentes partes do país, com o objetivo de elaborar normas brasileiras de descrição, compatíveis com as normas internacionais". O Presidente indagou se os Conselheiros tinham nomes a indicar para a constituição dessa Câmara Técnica. Foi lembrado o nome de Vitor Manoel da Fonseca. O Conselheiro Vivar demonstrou interesse em participar da Câmara. O Presidente perguntou ao Conselheiro Oswaldo Noman se haveria algum especialista da área de tecnologia da informação do Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão-MPOG, ex-MARE, que poderia também trazer o concurso dessa área à Câmara Técnica, a qual, pela sua natureza de órgão permanente, irá consolidando as normas que forem sendo criadas ao longo do tempo, visando sempre a padronização da descrição arquivística que permita o acesso e o intercâmbio de informações em nível internacional. O Conselheiro Vivar lembrou, ainda, que a elaboração das normas de descrição será fundamental para solucionar, também, questões pendentes relativas aos documentos eletrônicos. Isto posto, o Presidente colocou em votação a criação da Câmara Técnica de Descrição Arquivística proposta por Regina Gouvêa, tendo sido a mesma aprovada. A coordenação do CONARQ ficará aguardando a indicação de nomes para compor a Câmara. O Conselheiro Oswaldo Noman sugeriu que os presidentes de Câmaras Técnicas e de Grupos de Trabalho apresentassem seus planos de trabalho ao CONARQ para habilitar os Conselheiros a acompanharem o desenvolvimento de suas atividades, da mesma forma que o CONARQ o fará, conforme previsto na agenda desta reunião. Dando continuidade à programação, e tendo presente que a Srª Esther Bertoletti teve dificuldade em comparecer a esta reunião, o Presidente retomou o item 3 da Agenda, que previa a reapresentação da Resolução nº 10 sobre sinaléticas técnicas para microfilmagem de documentos arquivísticos, face às modificações de forma procedidas pela Coordenação do CONARQ. Passou, então, à palavra a Profª. Marilena Leite Paes, que justificou as razões das alterações introduzidas no sentido de aperfeiçoar o texto e, conseqüentemente, proporcionar maior clareza à norma, alterações essas aprovadas pela Comissão Especial que elaborou a Resolução, antes de voltar ao Plenário do CONARQ. Continuando, mencionou as principais alterações introduzidas pela Coordenação do Conselho, além das modificações propostas pelo Plenário do CONARQ, reunido no dia 12 de julho de 1999, quando foram excluídos os artigos 3º e 4º, bem como alterada a redação das "Considerandos". Em seguida, citou as alterações da Coordenação que constam do novo texto hoje distribuído aos Conselheiros: o Anexo 1 foi reunido ao de nº 4 , por terem a mesma finalidade. Da mesma forma, o Anexo 2 foi reunido ao de nº 3, vez que este último reproduz o roteiro de sinaléticas apresentado no quadro constante do Anexo 2. Como conseqüência, o texto da minuta de resolução teve que ser atualizado. A apresentação dos anexos também sofreu uma revisão de forma, a bem da clareza. As sinaléticas contendo exemplos do Arquivo Nacional também foram suprimidas, por se tratar de uma resolução normativa e não de um manual de procedimentos. Alterou-se igualmente o texto da ementa e do artigo 1º em decorrência da fusão dos anexos. Passou, em seguida, às alterações inseridas nos anexos. No Anexo 1 - Símbolos utilizados - ISO 9878/1990, os símbolos foram reunidos em três grupos: "Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos; "Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha continuidade" e "Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a situação". Da mesma forma, visando a clareza do texto, foi inserida uma observação em nota de rodapé, que contempla as informações sobre fonte e tamanhos das letras a serem utilizadas e que constavam do antigo Anexo 2, agora fundido com o Anexo 3. Quanto aos Anexos 2 e 3 da versão anterior, observou-se que a primeira coluna do Anexo 2 intitulada "Sinaléticas" correspondia literalmente ao Anexo 3 - "Roteiro de Sinaléticas", justificando a sua fusão num único anexo, o de nº 2 atual, o qual foi complementado com a introdução do símbolo ISO, objeto do Anexo 1, correspondente à operação referenciada, seguida de uma coluna indicando o "Corpo das letras e números Arial ou similar" e uma coluna contendo "Informações sobre o uso" das sinaléticas. Outro item estranho constante do antigo Anexo 2 diz respeito à palavra "documento" incluída no rol das sinaléticas, sem contudo, qualquer explicação. Na verdade, a inclusão dessa expressão tinha por objetivo indicar o início da microfilmagem, propriamente dita, dos documentos. Esta a razão pela qual o Anexo 2 foi dividido em dois quadros, a saber: "I - Sinaléticas que antecedem à seqüência de documentos a serem microfilmados" e II - Sinaléticas posteriores à seqüência de documentos microfilmados". Concluindo sua explanação disse que a intenção da Coordenação do CONARQ foi de enxugar o texto, conferindo-lhe paralelamente maior clareza. Como o formato da Resolução sofreu várias alterações, embora seu conteúdo tivesse sido mantido intocado, na forma aprovada pelo Plenário, o Presidente decidiu submeter a matéria novamente à consideração do Plenário para que não surjam dúvidas quanto à legitimidade do texto e para que jamais seja alegado que foi aprovado um texto e publicado outro no Diário Oficial da União. O Presidente perguntou, em seguida, se alguém teria alguma coisa a acrescentar. A Conselheira Maria Izabel de Oliveira sugeriu que fossem retiradas do primeiro "Considerando" as expressões "do exercício" e "atividade", e fosse acrescentada a palavra "arquivísticos" após documentos, ficando o texto assim redigido: "Considerando os dispositivos da Lei nº 5.433 de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ nº 58, de 20 de junho de 1996, que tratam da microfilmagem de documentos arquivísticos". Dando continuidade aos trabalhos, o Presidente passou ao último ponto de pauta desta reunião: "Elaboração do Plano de Trabalho do CONARQ a ser desenvolvido de conformidade com as recomendações da Mesa Redonda Nacional de Arquivos", fazendo um relato sobre as razões que inspiraram a realização da aludida Mesa Redonda. Como resultado dos trabalhos desenvolvidas nesse evento, foi elaborado por um grupo pequeno do CONARQ o Documento Final, distribuído aos Conselheiros juntamente com a convocação para a 15ª e 16ª reuniões do Conselho, e do qual constam, além de uma síntese dos temas discutidos e dos problemas apresentados, as moções e recomendações apresentadas pelos conferencistas e aprovadas, pelos participantes da Mesa Redonda. As diretrizes e ações mais específicas foram consolidadas em quadro especial onde são indicadas as ações para curto (1999-2000), médio prazo (2001-2003) e longo prazo (2004-...). Esclareceu, ainda, que um dos conferencistas propôs que esse Documento Final fosse apresentado ao Plenário do Conselho e, no que fosse pertinente, transformar-se em programa de trabalho do CONARQ. O Presidente sugeriu, então, que se procedesse à leitura das recomendações que, como já vimos antes, algumas ações, como a criação de uma Câmara Técnica para elaborar normas brasileiras de descrição, proposta pela Conselheira Regina Gouvêa, foram arroladas dentre as recomendações. Outras recomendações são igualmente interessantes e poderiam integrar o programa de trabalho do CONARQ, bem como permitiria definir quem ficaria encarregado dentre as instituições representadas no Conselho de desenvolver as atividades previstas no plano. Concluída a leitura das recomendações, poder-se-ia elaborar quadro semelhante ao da Mesa Redonda, contendo não só as ações consideradas de interesse para o plano de trabalho do Conselho, como a inclusão de novas ações sugeridas pelos Conselheiros. Neste momento, o Conselheiro Vivar pediu a palavra para contestar as afirmativas constantes do segundo e do sexto parágrafos do item "III. 5 - Deficiência na formação do arquivista e a necessidade de investimento na capacitação dos profissionais que atuam nos serviços arquivísticos governamentais", páginas 8 e 9 do Documento Final da Mesa Redonda, que, na sua opinião, não são verdadeiras e, portanto, não deveriam ter sido incluídas no documento em questão. O Presidente esclareceu que tais informações não foram contestadas quando da sua apresentação. Daí sua inclusão no Documento Final considerado como um problema passível de solução. Voltando às recomendações da Mesa Redonda, o Presidente deu início à leitura das mesmas seguidas de comentários e esclarecimentos sobre cada item, destacando, relativamente à primeira recomendação, as possibilidades de criação de um fundo financeiro destinado a financiar projetos de arquivo. Mencionou em especial os projetos ADAI e ENDESA, este último destinado à capacitação de profissionais, mediante a concessão de bolsas de estudos. Mencionou também as Fundações de Apoio à Pesquisa dos diversos Estados (FAPESP, FAPERJ etc), CAPES e outras instituições de fomento. Argüiu-se também sobre a possibilidade do Banco Mundial disponibilizar recursos para os projetos de arquivo. Quanto à segunda recomendação, referente à implementação de um censo de arquivos brasileiros, a Conselheira Regina Gouvêa informou que os estados do Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul estão fazendo um levantamento sobre os arquivos da região sul. O Presidente sugeriu que a Conselheira Izabel, representante do Arquivo Nacional no CONARQ e presidente da Comissão Especial criada para elaborar o projeto do Censo dos Arquivos Brasileiros, entrasse em contato com os representantes desses estados e examinasse as possibilidades de colaboração mútua. Interrompendo a leitura das recomendações, o Conselheiro Oswaldo Noman pediu a palavra para manifestar sua preocupação relativamente à forma como se pretende elaborar o programa de trabalho do CONARQ. Em sua opinião, não basta listar as ações que se pretende desenvolver. É fundamental que se busque os recursos financeiros indispensáveis à execução dessas ações. Concordando, o Presidente respondeu que a idéia de se definir as ações a serem desenvolvidas tem por objetivo não só buscar os aportes financeiros necessários mas, sobretudo, como já havia mencionado, proceder a uma divisão racional dos trabalhos entre os Conselheiros, visto que, até o momento, todas as deliberações do Plenário vêm sendo desenvolvidas por ele mesmo, pela Profª Marilena e pela pequena equipe da Coordenação do Conselho. A intenção de se elaborar o plano de ação do CONARQ é tornar a ação dos Conselheiros mais participativa, que poderão se responsabilizar pela coordenação e desenvolvimento de determinadas ações. A propósito, o Presidente mencionou que alguns grupos de profissionais vêm desenvolvendo estudos sobre a legislação arquivística como, por exemplo, o grupo do Rio Grande do Sul, coordenado pelo Conselheiro Vivar e o de Brasília, coordenado pelo Conselheiro Frederico, com o objetivo de fornecer subsídios ao Plenário do CONARQ. Outra discussão surgida em decorrência da leitura das recomendações foi provocada pelo Conselheiro Noman que indagou da importância de se manter em cada estado a institucionalização e criação de arquivos, especialmente no que concerne à administração do Judiciário e do Legislativo, em todos os níveis. Prosseguiu a leitura, falando sobre a viabilidade de adesão ao SINAR, por meio do CONARQ, dos arquivos das diversas religiões e cultos religiosos existentes no país, de modo especial a constituição, junto a Conferência Nacional dos Bispos do Brasil - CNBB, de uma comissão permanente para a defesa dos bens culturais da Igreja, incluindo arquivos e bibliotecas. A Coordenação do CONARQ está estudando o teor dos termos de adesão que se pretende sejam assinados entre essas instituições e o SINAR com a interveniência do CONARQ. Da mesma forma, o Instituto Histórico e Geográfico Brasileiro demonstrou igual interesse em integrar seus arquivos ao Sistema Nacional de Arquivos e que, posteriormente, tentariam também sensibilizar os demais Institutos Históricos existentes no país, para se filiarem ao SINAR uma vez que são todos detentores de arquivos. Tão logo sejam definidas as obrigações das partes interessadas, o termo de adesão ora em estudos, será encaminhado à CNBB e ao IHGB. Resumindo, o Presidente propôs que, a partir do quadro de "Diretrizes e ações...", aprovado pela Mesa Redonda, poderíamos relacionar as atividades pertinentes ao CONARQ, priorizando quais as que seriam desenvolvidas no ano 2000 e definiríamos as que pudessem ser objeto de um estudo de viabilidade para dar consecução à proposta como, por exemplo, o primeiro item, que se refere à criação de um programa de apoio ao desenvolvimento dos arquivos brasileiros, para o qual são indispensáveis recursos financeiros que o CONARQ não dispõe por não ter personalidade jurídica, uma vez que, pela Lei, é um órgão vinculado ao Arquivo Nacional. Quanto à possibilidade de ser criado um fundo especial para a implementação do programa referido, informou que os fundos só podem ser criados por lei, e que as autoridades econômicas não estão dispostas a criar fundo nenhum, porque já eliminaram os de baixa lucratividade que existiam, entre eles o do Arquivo Nacional, mantido com o produto das vendas de publicações e de prestação de serviços, hoje substituído por uma rubrica orçamentária de venda de serviços. Assim, os recursos teriam que ser obtidos por intermédio de convênio com uma instituição privada, sem fins lucrativos, mas que teria autonomia para gerenciá-los, como, por exemplo, a Associação Cultural do Arquivo Nacional - ACAN, a Associação dos Arquivistas Brasileiros - AAB etc. O CONARQ criaria um comitê científico que teria a responsabilidade de aprovar os projetos. O Presidente do Conselho encaminharia à presidência dessas instituições pedido de recursos para financiar os projetos. Liberados os recursos, a instituição posteriormente prestaria contas ao CONARQ. O Conselheiro Noman indagou se o Arquivo Nacional se transformasse numa agência executiva ou numa organização social solucionaria os problemas financeiros que vêm dificultando as ações do Arquivo Nacional e do CONARQ como órgão a ele vinculado. O Presidente prestou, então, amplos esclarecimentos sobre as gestões que vem fazendo junto ao governo para transformar o Arquivo Nacional em autarquia, uma vez que é condição sine qua non, ser autarquia ou fundação para se transformar em agência executiva. Concluída a discussão, o Presidente deu prosseguimento à apreciação dos demais itens do quadro de "Diretrizes e Ações do CONARQ, adicionando os esclarecimentos necessários e solicitando informações complementares aos Conselheiros representantes das instituições que deverão compartilhar as ações programadas. Concluída a leitura e análise, item por item, do quadro de "Diretrizes e Ações" aprovado pela Mesa Redonda, o Presidente comprometeu-se a trazer para a reunião de amanhã novo quadro, contendo as ações julgadas pelo Plenário como de competência do CONARQ, acrescido de outras atividades que já foram, ou não, objeto de discussão no Conselho e que ainda não foram implementadas, tais como: criar comissão para examinar com grupos de trabalho regionais a revisão da Lei nº 8.159/91, a Lei de Arquivos; a programação das Câmaras Técnicas e Grupos de Trabalho, que iria sendo construída de conformidade com as exigências de suas próprias atividades; elaboração de um programa de marketing entre outros. Além da apreciação e aprovação do quadro de ações do CONARQ, deverá ser também objeto da reunião de amanhã a definição do calendário de reuniões do Conselho para o ano 2000, bem como o exame da proposta de vários Conselheiros no sentido de realizá-las em datas próximas a algum evento do qual deverão participar, para que não tenham que se deslocar tantas vezes de suas cidades de origem. Outra proposição, já implementada conforme referido no início desta sessão consiste na organização das agendas de forma a distribuir os assuntos a serem tratados não mais em uma só reunião com duas sessões, como vinha ocorrendo, mas em duas reuniões, para, além de se economizar recursos com passagens e diárias dos Conselheiros residentes em outras cidades, dar pleno cumprimento aos dispositivos regimentais do Conselho que estabelece em quatro o número mínimo de suas reuniões anuais. O Conselheiro Noman propôs que as reuniões sejam realizadas em outros locais onde existam experiências interessantes a serem conhecidas. O Presidente informou que sendo a maioria dos Conselheiros residentes no Rio de Janeiro, haveria sérias dificuldades financeiras para sua efetivação. O Conselheiro Vivar sugeriu que a próxima reunião do ano 2000 fosse realizada por ocasião do Seminário Internacional de Arquivos Ibero-Americanos, programado para o início do mês de abril. O Presidente lembrou também, que se poderia agendar uma reunião nos dias que antecedem imediatamente o Congresso Brasileiro de Arquivologia a ser realizado em outubro, na cidade de Salvador. A Conselheira Regina sugeriu que outra reunião poderia ser realizada quando da inauguração do novo prédio do Arquivo Público do Paraná. Enfim, o Presidente informou que, na reunião de amanhã, solicitaria inclusão na agenda da discussão do plano de ação que iria preparar, bem como se definiria o calendário de reuniões à vista dos eventos já programados para o ano 2000. O Conselheiro Vivar solicitou a palavra para sugerir que, no plano de trabalho do CONARQ, seja incluída uma ação do Conselho no sentido de que as universidades públicas de todo o país sejam estimuladas a criarem Cursos Superiores em Arquivologia, o que foi aprovado. Nada mais havendo a tratar a reunião foi encerrada às 18 horas e lavrada a presente ata que vai por mim assinada e pelo Presidente do CONARQ.

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