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Ata da 25ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Às dez horas do dia 3 de julho de 2002, na sala 605 do edifício-sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ, estando presentes os seguintes Conselheiros:

Jaime Antunes da Silva, Presidente; representante do Poder Executivo Federal: Francisca Helena Barbosa Lima, do Instituto Histórico e Artístico Nacional (suplente); representantes do Poder Judiciário Federal: Rosemary de Almeida, do Supremo Tribunal Federal e Wadson Silva Faria, do Tribunal Superior Eleitoral (titulares); representantes do Poder Legislativo Federal: Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal e Kátia Isabelli de Bethânia Melo de Souza, da Câmara dos Deputados (titulares); representante do Arquivo Nacional: Ana Maria Varela Cascardo (titular) e Maria Izabel de Oliveira (suplente); representantes dos Arquivos Públicos Municipais: Ana Célia Rodrigues, do Arquivo Público e Histórico da Cidade de Campinas (suplente); representante de Associações de Arquivistas: Euler Frank Lacerda Barros, da Associação Brasiliense de Arquivologia – ABARQ, (titular); representante de Instituições mantenedoras de curso superior de Arquivologia: Maria Odila Kahl Fonseca, da Universidade Federal Fluminense; representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Maria Celina D’Araújo, da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais – ANPOCS, Luciana Quillet Heymann , do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil, Ismênia de Lima Martins, da Associação Nacional de História – ANPUH (titulares) e Jessie Jane Vieira de Souza, da Associação Nacional de História – ANPUH (suplente). Justificaram suas ausências: Antonio Thomaz Lessa Garcia Junior, do Ministério da Defesa e Júnia Guimarães e Silva, do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro (titulares), representados por seus suplentes; Oswaldo Noman, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; Geraldo Mártires Coelho, do Arquivo Público do Estado do Pará; Fausto Couto Sobrinho, do Arquivo Público do Estado de São Paulo; Ivana Denise Parrela, do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte (titulares), bem como de seus respectivos suplentes. Os demais suplentes não compareceram em virtude da presença dos respectivos titulares. Foram convidadas para secretariar os trabalhos da 25ª reunião do CONARQ, Marilena Leite Paes, assessora do Diretor-Geral do Arquivo Nacional e Rosina Iannibelli de Almeida, da Coordenação do CONARQ. Abrindo a sessão, o Presidente do CONARQ, propôs que a 25º reunião e 26º reunião fossem realizadas nesse mesmo dia, uma na parte da manhã outra na parte da tarde, o que foi aprovado pelo Plenário. Passou ao primeiro ponto da pauta sobre apreciação das atas da 23º e 24º reuniões, realizadas em 10 e 11 de dezembro de 2001, respectivamente. A Assessora do Diretor-Geral e Coordenadora do CONARQ, Marilena Leite Paes, procedeu à leitura das atas, esclarecendo que, o engano ocorrido ao mencionar o representante da Associação dos Arquivistas Brasileiros, já havia sido corrigido para representante de Associações de Arquivistas. Após a aprovação, pelo Plenário, das atas, o Presidente do CONARQ passou a leitura da agenda da 25º reunião, esclarecendo que os itens propostos para discussão referem-se à publicação do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos nsº 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999, além de incluir procedimentos relativos às empresas em processo de desestatização, parcial ou total, às sociedades de economia mista, às organizações sociais e ao Serviço Social Autônomo da Associação das Pioneiras Sociais. Este Decreto incluiu, ainda, a questão dos documentos eletrônicos e criou as Câmaras Setoriais. Alteração das Resoluções do CONARQ em decorrência da edição do Decreto nº 4.073. Após examinar a questão, o Plenário do Conselho deliberou que as Câmaras Técnicas examinarão as Resoluções pertinentes as suas áreas específicas e que a Coordenação do Conselho examinará aquelas pertinentes às atualizações contidas no Decreto. Após a revisão das Resoluções as mesmas serão divulgadas na “página” do CONARQ na Internet. Constituição da Comissão Especial para elaborar estudo referente à proposição de linhas de financiamento com vistas à criação e/ou modernização de arquivos públicos. O Presidente esclareceu que a proposta visa a estimular os arquivos públicos na elaboração de projetos para as agências de financiamento. Esta Comissão Especial tem como objetivo verificar, junto às agências de fomento nacionais e internacionais, as linhas de financiamento a projetos na área de arquivo, os prazos para entrega e preenchimento dos formulários, além de divulgar técnicas para elaboração de projetos e estimular a criação de linhas de financiamento a projetos na área de políticas públicas nas várias agências de fomento que não atendem a esta demanda, muitas vezes por desconhecimento da importância da preservação do patrimônio público. A Conselheira Ana Célia informou que o Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social – BNDES abriu uma linha de financiamento na área de gestão no serviço público, o mesmo acontecendo com o Banco Interamericano de Desenvolvimento – BID. Comunicou, ainda, que a professora Ieda Pimenta está ministrando um curso sobre elaboração de projetos e propõe que se viabilize a edição de um vídeo, a ser divulgado junto aos arquivos públicos. O Presidente propõe que a Comissão Especial seja composta pelos Conselheiros Jessie Jane Vieira de Souza (na coordenação), Euler Frank Lacerda Barros, Ana Célia Rodrigues, Ieda Pimenta e Mônica Medrado, do Arquivo Nacional, que, por não estar participando da reunião, seria consultada sobre o assunto pelo Presidente do CONARQ. Constituição da Câmara Técnica de Gestão de Documentos, fundindo as Câmaras de Avaliação e de Classificação de Documentos. O Presidente esclareceu que a fusão das duas Câmaras, a de Avaliação de Documentos, que funcionava em Brasília, e a de Classificação de Documentos, que funcionava no Rio de Janeiro, já havia sido discutida pelo Plenário. Em relação à constituição da Câmara Técnica de Gestão de Documentos, relembrou a deliberação do Plenário de que os membros das Câmaras Técnicas não poderiam participar de firmas de consultoria, no setor privado, pois teriam informações privilegiadas. A Conselheira Maria Izabel de Oliveira propôs que a constituição da Câmara seja feita por profissionais com experiência na área de gestão. A Conselheira Ismênia Martins propôs que os conselheiros participem como membros das Câmaras Técnicas, em sua maior parte, uma vez que é o Plenário que define a política nacional de arquivos. A Conselheira Maria Celina D. Araújo propôs que se elabore um banco de dados com o currículo e área de atuação para se ter um cadastro dos profissionais e assim se possa constituir as Câmaras Técnicas dependendo da área específica de estudo. A Conselheira Ismênia Martins se colocou à disposição para elaborar este cadastro em conjunto com a Coordenadora do CONARQ, Marilena Leite Paes. O Conselheiro Euler Frank Lacerda Barros propôs que a Câmara Técnica de Gestão de Documentos fosse constituída pelos membros das Câmaras Técnicas de Avaliação e de Classificação de Documentos. O Plenário aprovou as propostas apresentadas. Criação das Câmaras Setoriais. O Presidente esclareceu que o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, cria as “Câmaras Setoriais visando a identificar, discutir e propor soluções temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.” Desta forma o Presidente propôs a criação das Câmaras Setoriais sobre Arquivos do Judiciário, em substituição ao Grupo de Trabalho, criado pela Portaria nº 31, de 28 de abril de 1999; sobre Arquivos Médicos, em substituição ao Grupo de Trabalho, criado pela Portaria nº 50, de 9 de abril de 2001; sobre Arquivos Municipais; sobre Arquivos Privados e sobre Arquivos de Empresas Privatizadas ou em Processo de Privatização. Justificou a importância dessas câmaras setoriais, algumas substituindo grupos de trabalho que desenvolvem estudos visando a consubstanciar a política nacional de arquivos, outras, como as sobre Arquivos Municipais com a finalidade de estimular a criação de arquivos públicos nos municípios; sobre Arquivos Privados, com o objetivo de estabelecer diretrizes e estratégias para sua identificação, criação e/ou modernização, com vistas à sua declaração de interesse público e social; elaboração de estudos sobre a importância desses acervos para a pesquisa em geral e proposição de   linhas de financiamento para sua organização, preservação e disponibilização para consulta; sobre Arquivos de Empresas Privatizadas ou em Processo de Privatização, encaminhada por Ana Maria Camargo, Presidente da Associação de Arquivistas de São Paulo, suplente do Conselho; Denise Mendes; Dirce de Paula e Silva Mendes; João Martins Rodrigues Neto e Luzia Monteiro Araújo Soares. Após aprovação pelo Plenário da criação das Câmaras Técnicas propostas, o Presidente sugeriu que os grupos de trabalho hoje existentes se reunissem para apresentar os objetivos e a composição das Câmaras Setoriais, bem como a indicação da presidência das mesmas para que sejam viabilizadas as portarias. Sugeriu que a Câmara Setorial sobre Arquivos Municipais fosse presidida pela Conselheira Júnia Guimarães e Silva, do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro; a sobre Arquivos do Judiciário pela Conselheira Rosemary de Almeida, coordenadora do Grupo de Trabalho sobre o tema; a sobre Arquivos Médicos pelo coordenador do Grupo de Trabalho, Paulo Ellian; sobre Arquivos Privados, pela Conselheira Luciana Quillet Heymann, do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil – CPDOC. Quanto à Câmara Setorial sobre Arquivos de Empresas Privatizadas ou em Processo de Privatização, o Presidente considera importante ter representantes das empresas reguladoras e da comunidade usuária. A Conselheira Kátia Isabelli de Bethânia Melo de Souza propôs que um membro da Câmara Técnica de Gestão de Documentos integrasse, também, a Câmara Setorial sobre Arquivos de Empresas Privatizadas ou em Processo de Privatização. As propostas foram aprovadas pelo Plenário. Informes Gerais. A Conselheira Ismênia de Lima Martins informou sobre a situação em que se encontra o Conselho Estadual de Arquivos, do qual é Conselheira, na condição de presidente da ANPUH. O Conselho, criado na gestão governador Anthony Garotinho, era subordinado ao gabinete civil, extinto pela atual reforma administrativa do governo Benedita da Silva. Diante deste fato torna-se necessária à edição de um novo Decreto vinculando o Conselho Estadual de Arquivos a outra instância do governo. Atualmente o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro está subordinado à Secretaria Estadual de Direitos Humanos, cuja Secretária, até o momento, não manifestou interesse em relação à situação do Conselho, afirmando que o mesmo não é importante. Diante deste fato solicitou a interveniência do CONARQ, no encaminhamento de um documento à Secretaria de Direitos Humanos e ao Governo Estadual alertando sobre a importância do Conselho Estadual de Arquivos - CONEARQ, órgão colegiado, vinculado ao Gabinete Civil do Estado, que tem por finalidade elaborar e implementar políticas públicas voltadas para gestão, preservação e acesso aos documentos oriundos do Poder Executivo Estadual, de forma a garantir seu pleno uso administrativo, científico, cultural e assegurando ao cidadão o exercício de seus direitos. Outro informe da Conselheira Ismênia diz respeito ao projeto do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro junto ao Instituto Talavera Bruce que, na primeira fase, treinou as internas nos trabalhos de higienização da documentação que se encontrava no Arquivo Público em condições inadequadas e com falta de pessoal para agilizar esta demanda. Este trabalho foi executado com a supervisão técnica dos profissionais do Arquivo. A segunda fase, que consistia no trabalho de encadernação foi suspensa na mudança do governo estadual. A Conselheira Jessie Jane Vieira de Souza, ex-diretora do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro relatou outro fato que demonstra a descontinuidade das ações com as mudanças de governo. O Arquivo Público liderou um movimento junto ao governo estadual para obtenção de uma sede própria, uma vez que as atuais instalações encontram-se em situação precária. O prédio proposto foi o do antigo DOPS, na rua da Relação, incluindo-se, neste caso, um projeto de restauração para sua ocupação. Até o momento a transferência do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro não se efetivou. O Plenário deliberou elaborar um documento a ser encaminhado à Secretaria de Direitos Humanos em apoio às iniciativas do governo anterior e da direção do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro à época. Encerrou-se, em seguida, a reunião.

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