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Ata da 42ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Ao primeiro dia do mês de agosto de 2006, no mini-auditório do prédio C, da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, Presidente do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, foi realizada a quadragésima primeira reunião ordinária do Plenário do CONARQ.

Participaram da reunião: representando o Poder Executivo Federal: Francisca Helena Barbosa Lima, do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional-IPHAN (suplente); representando o Poder Judiciário Federal: Kathia S O.Campelo Bezerra, do Supremo Tribunal (titular) e Júlio César Sousa Gomes. do Tribunal Superior Eleitoral, (titular); representando o Poder Legislativo Federal: Antonio Alberto de Carvalho, do Senado Federal (titular), Lamberto Ricarte Serra Júnior (titular) e Daniela Francescutti Martins Hott (suplente) da Câmara dos Deputados; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Rosani Gorete Feron, do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (titular) e Ieda Pimenta Bernardes, do Arquivo Público do Estado de São Paulo (suplente); representando os Arquivos Públicos Municipais: Carlos Roberto Bastos Freitas, do Arquivo Municipal de Campos dos Goytacazes (titular) e Ivana Denise Parrela, do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte (titular); representando Instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva, da Universidade Federal da Bahia (suplente); representando Instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Célia Maria Leite Costa (titular), e Regina da Luz Moreira (suplente), do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas e Lana Lage da Gama Lima, da Associação Nacional de História – ANPUH (suplente). Justificaram suas ausências: Patrícia Pessi, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, Ana Maria de Almeida Camargo, da Associação de Arquivistas de São Paulo, por estar em Moçambique, África, ministrando curso, Ismênia de Lima Martins, da ANPUH, representada por sua suplente Lana Lage da Gama Lima. O Conselheiro Geraldo Mártires Coelho, do Arquivo Público do Pará, compareceu no início da reunião, tendo, porém que se retirar por questões de saúde Secretariou os trabalhos Marilena Leite Paes, coordenadora do CONARQ. O Presidente do CONARQ iniciou a sessão da manhã, informando sobre algumas alterações nos itens da pauta, a saber: 1) Apresentação da Resolução que estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas, para exame e aprovação pelo Plenário; 2) Proposta de criação de uma Câmara Setorial sobre Arquivos do Poder Legislativo, aprovada no I Encontro de Arquivos do Legislativo, durante o II Congresso Nacional de Arquivologia, realizado em Porto Alegre-RS; 3) Proposta do Conselheiro Carlos Freitas, a respeito da reintegração ao acervo do Arquivo Municipal de Campos, da documentação iconográfica (fotográfica), que está sob custódia do CEFET;4) Apresentação de Célia Costa, sobre a consolidação de um decreto que regulamente de novo o artigo 23 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e que agora terá que regulamentar também a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, editada e sancionada sem qualquer participação do CONARQ. O presidente do CONARQ informa, a seguir, que nas comunicações finais se fará a reapresentação de um parecer sobre destinação de prontuários médicos, elaborado pela Câmara Setorial sobre Arquivos Médicos, bem como das moções e recomendações do I Encontro de Arquivos Médicos. Será também apresentada uma consulta da Faculdade de Medicina de Santo André sobre a digitalização da documentação do SUS. Essas apresentações serão feitas por Laura de Lira e Oliveira, representante da Câmara Setorial sobre Arquivos Médicos, uma vez que o Sr. Paulo Elian, Presidente da mencionada Câmara, não poderá comparecer por estar dando posse aos novos funcionários concursados da Fundação Casa de Oswaldo Cruz. Por último, será apresentada a proposta de reconhecimento do Arquivo da Atlântida Cinematográfica, como de interesse público e social. Em seguida, o presidente do CONARQ passa a palavra para Carlos Augusto da Silva Ditadi, integrante da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE, que inicia seu relato explicando que os objetivos da Resolução que estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos é mais de fundo metodológico e conceitual do que de uma profunda ou vertical implementação de infra-estrutura tecnológica. Essa Resolução em parte deriva de uma maior instrumentalização da Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004, que trata da gestão e inserção dos documentos digitais, e passa para uma fase de maior detalhamento, uma vez que, no processo de transferência e recolhimento, sentiu-se a ausência, indefinição e imprecisão de elementos considerados fundamentais, para que, tanto no processo de transferência para guarda temporária, quanto no recolhimento para a guarda definitiva, certos elementos estivessem presentes, agregados em forma de metadados, procedimentos, instrumentos legais e normativos. Carlos informa que houve uma alteração de redação do artigo 5º, com a recomendação de que os documentos arquivísticos digitais ao serem transferidos ou recolhidos deverão estar sob a forma “não criptografado ou descriptografado”. O grande diferencial inovador da Resolução é a tentativa, especialmente no anexo 2, da presunção de autenticidade, com intuito de evitar que se passe para a instituição arquivística pública a responsabilidade de dar total confiabilidade aos documentos transferidos, cabendo ao produtor do documento a responsabilidade de atestar os fatos que estão registrados nos documentos. Carlos informa que não fora contemplado na resolução a questão da classificação de sigilo, tendo sido a preocupação da CTDE voltada para os procedimentos técnicos e normativos do processo de transferência, e explica que os documentos são classificados na sua esfera de competência e pela autoridade competente, que estabelece na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, a questão sobre a disponibilização e destinação, pelo tempo que for necessário, do documento que esteja com a classificação de sigiloso e, portanto, não caberia, no processo de recolhimento, indicar a necessidade de um código de classificação com itens específicos para arquivos sigilosos. Carlos informa que fora suprimido da resolução o artigo 6º. O Conselheiro Lamberto, ressalta que a unidade de arquivo deverá ter muito cuidado para com os procedimentos de criptografia, pois depois a responsabilidade de permitir o acesso aos documentos será do Arquivo. Lamberto diz que talvez fosse o caso de se definir uma política pública ou procedimento interno de cada instituição, de como garantir a restrição de acesso aos documentos que tenham indicação de sigilo, imputados a eles. A Conselheira Ieda pede a palavra, ressaltando que sem querer fazer objeção ao artigo 5º da resolução, gostaria de registrar sua preocupação , no sentido, de que, embora possa parecer conveniente e adequado que os documentos ingressem na instituição arquivística pública descriptografados, por outro lado, implica em atribuir a essa instituição arquivística a responsabilidade pelo resguardo de sigilo e, com isso, se estaria onerando o Arquivo com mais essa atribuição. Ieda ressalta ainda, que quando se fala de criptografia, lhe vem a questão dos documentos sigilosos, tendo em vista que nos textos legais, tanto no decreto 2.134 (revogado), quanto no decreto 4.553 (vigente), quando se fala de documentos sigilosos, fala-se em criptografia e que a redação do artigo 5º, pode dar a impressão de que quando os documentos arquivísticos digitais descriptografados, ingressarem no Arquivo, eles terão acesso pleno. A Conselheira Ieda sugere que se deva fazer a observação de que cabe à instituição arquivística pública, assegurar a restrição de acesso nos casos previstos, mesmo em relação aos documentos descriptografados. O assunto foi amplamente discutido, principalmente com oportunas intervenções da Conselheira Lana, do Conselheiro Lamberto e da Conselheira Ieda. A propósito das discussões sobre o assunto, anexamos à presente Ata a íntegra da análise enviada à Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, em 21 de fevereiro de 2006, em atendimento à solicitação da Conselheira Ieda. O Presidente do CONARQ, informa que na sua opinião a questão do acesso, é função de outra norma e que a finalidade da resolução que estava sendo discutida era a transferência e o recolhimento de documentos digitais. O texto da resolução foi então aprovado. Prosseguindo, o Presidente do CONARQ submete à apreciação do Plenário a proposta de criação da Câmara Setorial sobre Arquivos do Poder Legislativo, apresentada durante o II Congresso Nacional de Arquivos, realizado em Porto Alegre, RS, com o objetivo de empreender estudos com a finalidade de identificar e discutir as questões que dizem respeito aos arquivos do Poder Legislativo e propor soluções e diretrizes no que se refere à gestão, preservação e acesso às informações e documentos. O Presidente do CONARQ faz algumas considerações sobre o funcionamento das Câmaras, e a Conselheira Daniela Francescutti, presta esclarecimentos complementares e informa que a presidente da Associação dos Arquivistas do Rio Grande do Sul, Sra. Clara Kurtz, que também é Conselheira deste Conselho e que hoje não pode estar presente, enviará ao CONARQ a Moção apresentada no referido Congresso tal como foi aprovada. A proposta de criação da Câmara Setorial sobre Arquivos do Poder Legislativo é aprovada por todo Plenário. A propósito da criação de Câmaras, a Conselheira Ieda indaga sobre a criação da Câmara Setorial sobre Arquivos Estaduais, uma vez que a matéria consta da pauta desta reunião. O Presidente responde afirmativamente, fazendo um breve relato sobre essa proposta, formulada em decorrência de algumas tentativas frustradas para revigorar o Fórum Nacional de Diretores de Arquivos Estaduais. Dentre essas tentativas destaca os encontros realizados durante o Congresso Internacional do Mercosul, realizado em Campos do Jordão, e o Congresso Brasileiro de Arquivologia, realizado no Rio de Janeiro, oportunidade em que foi apresentada a proposta de criação da Câmara, pela diretora do Arquivo do Estado de Santa Catarina, com o apoio dos diretores dos Arquivos do Paraná e do Maranhão. O Presidente fala, ainda, sobre a importância das relações do Conselho com os Arquivos Estaduais para a operacionalização das questões desse seguimento de arquivos, bem como para a construção de uma rede com os Arquivos Municipais. Em seguida, pede a manifestação das Conselheiras representantes dos Arquivos Públicos Estaduais, Sras. Rosani e Ieda, a qual se reporta ao texto da agenda que menciona a proposta de criação da Câmara Setorial sobre Arquivos Estaduais, “em substituição ao Fórum Nacional de Diretores de Arquivos Estaduais”, com o que não se julga competente para decidir. Em sua opinião o Fórum, pelas suas características, deve permanecer independente da criação da Câmara. O Presidente concorda com a posição da Conselheira Ieda, esclarecendo que a Câmara, além de empreender ações para revigorar o Fórum, tratará de assuntos técnicos, enquanto o Fórum se dedicará às questões políticas. A criação da Câmara Setorial sobre Arquivos Estaduais foi aprovada pelo Plenário, mantendo-se o Fórum Nacional de Diretores de Arquivos Estaduais. O Presidente do CONARQ informa que promoverá entendimentos com as representantes dos Arquivos Estaduais, com vistas à composição da recém-criada Câmara. Dando prosseguimento aos trabalhos, o Presidente passa a palavra ao Conselheiro Carlos Freitas, do Arquivo Público Municipal de Campos dos Goytacazes que, juntamente com a Conselheira Lana L. da Gama Lima, que já dirigiu esse Arquivo, fazem um amplo relato sobre a dispersão do acervo municipal de Campos, antes mesmo da criação do Arquivo. Carlos informa que no ano de 1996, foi criado um museu na cidade de Campos, para onde foram recolhidos os documentos, tanto iconográficos, como fotografias e telas, como também os textuais. Este museu estava instalado num prédio, onde havia funcionado a Câmara Municipal, prédio este, que estava e ainda está abandonado. Em 1997, por motivo de risco de desabamento do telhado, o acervo foi retirado de lá, sendo a documentação desmembrada da seguinte maneira: a documentação iconográfica ficou sob a guarda do CEFET e a documentação textual, incluindo documentos do século XVIII e XIX, ficou com a Universidade Estadual do Norte Fluminense - UENF, documentação essa que já foi recolhida ao Arquivo Municipal de Campos, faltando apenas a documentação iconográfica, sob a guarda do CEFET. Informa já ter enviado vários expedientes para aquele centro educacional, solicitando o recolhimento do referido acervo iconográfico, os quais sequer foram respondidos. Face ao exposto, o Conselheiro Carlos, solicita a interveniência do CONARQ, no sentido de enviar correspondência ao CEFET, pedindo providências urgentes a fim de que seja efetivado o recolhimento da documentação iconográfica sob sua custódia, para o Arquivo Municipal de Campos. O Presidente do CONARQ pede ao Conselheiro Carlos que apresente ao CONARQ uma representação formal do Arquivo Municipal de Campos sobre os fatos que acabara de apresentar verbalmente, para que as providências devidas possam ser tomadas. Feito isso, encaminhará ao Diretor-Geral do CEFET pedido de transferência do acervo iconográfico para o Arquivo Municipal de Campos. A Conselheira Ieda lembra que o tema sobre jurisdição arquivística é um tema recorrente nas discussões do CONARQ e indaga se não valeria a pena ser elaborada uma resolução específica sobre a matéria, que serviria de orientação do Conselho para todo Brasil, evitando-se, assim, que o CONARQ tenha que se manifestar pontualmente sobre o mesmo fato muitas vezes. O Presidente concorda, afirmando ser necessária a edição de uma resolução que reforce a obrigatoriedade do Poder Público de prover a gestão dos documentos, que o lugar dos documentos públicos é nos arquivos; e que a função da universidade é produzir conhecimento a partir das fontes custodiadas pelos arquivos. As universidades poderiam até enveredar para a custódia de arquivos privados, mas, não ter sob sua guarda patrimônio arquivístico público, pois a universidade tenderia a fazer desses acervos um objeto de estudos de seu corpo docente e discente em cursos de graduação e pós-graduação. Com isso, o princípio fundamental do acesso, previsto na Constituição estaria sendo limitado, por ser uma instituição que não tem por finalidade exercer a nobre função de dar acesso público aos documentos. Após fazer outras considerações sobre o assunto e mencionar alguns casos apresentados ao Conselho, o Presidente passa a palavra ao Vitor Manoel Marques da Fonseca, presidente da Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística, que faz uma apresentação exaustiva sobre a NOBRADE, apresentando-a campo a campo. Terminada a apresentação; o Presidente do CONARQ informa sobre o planejamento de novas oficinas NOBRADE, com o objetivo de divulgar e estimular a implementação da Norma nas instituições. As oficinas serão realizadas em conjunto com as oficinas e-ARQ, a partir de outubro de 2006, em várias partes do país, preferencialmente nos seguintes estados: Rio de Janeiro, São Paulo, Paraná, Bahia, Maranhão, Minas Gerais e Distrito Federal. O Presidente do CONARQ, com o intuito de divulgar a NOBRADE, sugere ainda, a gravação de um vídeo, a ser elaborado pelo próprio Arquivo Nacional, onde Vitor falará sobre a NOBRADE, explicando-a ponto a ponto. O Conselheiro Lamberto informa que talvez o INTERLEGIS possa entrar com os recursos para realização de uma vídeo-conferência. Lamberto sugere, ainda, a utilização das estações de TV governamentais da Câmara, do Senado, das Assembléias Legislativas e do Judiciário, que têm grande audiência no Brasil, para se produzir e veicular programas sobre arquivos, gestão de documentos, entre outros. Terminada a apresentação de Vitor, o presidente do CONARQ, submete o texto final da NOBRADE para aprovação dos Conselheiros; tendo sido a mesma, aprovada por todo o Plenário. Ficou estabelecido que a norma seja editada e disponibilizada sob a forma impressa e com arquivo para download, e que dentro de três anos, ou seja, em meados de 2009 se abra um processo para sua revisão e aperfeiçoamento. O Presidente do CONARQ destaca o esforço dos membros da CTNDA e a qualidade do trabalho realizado, apresentando seus agradecimentos ao Vitor e aos demais membros da CTNDA. Por outro lado, registra a necessidade de continuação do trabalho de normalização e que, além de propostas para a construção do código identificador da entidade custodiadora, outras normas se impõem, notadamente a de controle de linguagens e indexação, entrada de nomes de pessoas, famílias e instituições. O Conselheiro Lamberto, informa que existe na Câmara dos Deputados um grupo de trabalho, voltado para o tema, e que o CONARQ talvez pudesse incorporar essa experiência. Em seguida, o Presidente encerrou a sessão da manhã. Dando início à sessão da tarde, o Presidente passou a palavra ao Sr. Marcus Vinicius Alves, Supervisor da Área de Imagens em Movimento e Aluf Alba V. Elias, Coordenadora do Projeto de Tratamento do Acervo Atlântida Cinematográfica ‘nte informa que os proponentes indagaram da viabilidade de agilizar os trabalhos de análise do acervo, uma vez que têm urgência de fazer captação de recursos para aplicar na organização do arquivo. O Presidente propôs, em seguida, que o relatório seja encaminhado à Coordenação do CONARQ para autuação e o processo enviado à Comissão Técnica de Avaliação para análise e emissão de parecer. A Coordenação do CONARQ, se necessário, fará circular o texto do parecer aos membros do Conselho, que, se estiverem de acordo com os termos do documento, poderá ser o mesmo encaminhado à Casa Civil da Presidência da República para edição do decreto de declaração de interesse público e social. A Conselheira Francisca propõe que seja registrado em ata que esse procedimento será realizado em caráter excepcional devido ao estado de conservação dos filmes para que, a partir da declaração de interesse público e social, os responsáveis possam levantar os recursos financeiros necessários à recuperação do acervo. A seguir, o Presidente informa o Plenário sobre o projeto de lei nº 4004, de 2001, de autoria do deputado Lincoln Portela, que prevê o sigilo de documentos sobre o planejamento e execução de operações policiais por até 72 horas após a conclusão das ações, cujo relator é o deputado Moroni Torgan. O texto de Torgan, datado de 2006, é um substitutivo ao projeto de lei nº 4.004/2001. Ao relatar o projeto, Torgan, que é delegado da Polícia Federal, alterou totalmente o texto, transformando-o em uma proposta abrangente sobre sigilo de documentos públicos. Diz, por exemplo, que o prazo de 72 horas é pouco, revoga o artigo 23 da lei 8.159 e sobe todos os prazos para 50, 30, 20 e 10 anos, prorrogáveis por igual período, podendo chegar a 100 anos. O Presidente do CONARQ diz que esse decreto fere frontalmente a posição que o CONARQ sempre defendeu e sugere a elaboração de uma moção. O Conselheiro Lamberto, informa que o projeto foi aprovado na Comissão de Segurança Pública e Combate ao Crime Organizado da Câmara dos Deputados, e estava pronto para entrar na ordem do dia da CCJ, no dia 11 de julho de 2006, quando o deputado Moroni Torgan solicitou o projeto, sendo o mesmo por ele retirado da CCJ. O Presidente do CONARQ, põe em votação a produção de uma moção de repúdio à proposta de Moroni Torgan, por se tratar de uma proposta anti-democrática. Essa manifestação do Plenário do CONARQ seria encaminhada à Casa Civil, ao Presidente da Câmara e ao próprio Deputado Moroni Torgan. A propósito de documentos sigilosos, a Conselheira Célia pede a palavra para falar sobre a nova regulamentação do artigo 23 da Lei nº 8.159, de 1991, incorporando dispositivos da Lei nº 11.111, de 2005, que está sendo elaborada pela Comissão Especial designada para esse fim, da qual é Coordenadora. O Presidente faz um histórico sobre o estado da arte dessa legislação. O assunto é amplamente discutido. O Presidente destaca a urgência de se regulamentar a matéria, face aos diversos dispositivos legais que vêm se sucedendo, desregulamentando outros dispositivos legais, como se acabava de ver. Concluindo, o Presidente do CONARQ submete ao Plenário o último item da pauta, passando a palavra a Dra. Laura de Lira e Oliveira para apresentar Parecer sobre a responsabilidade pela guarda de prontuários médicos em caso de encerramento das atividades de uma instituição de saúde e outras comunicações da Câmara Setorial sobre Arquivos Médicos. Lembra que os órgãos públicos de saúde ao encerrarem suas atividades, deverão recolher sua documentação às instituições arquivísticas de seu âmbito de atuação, ou seja , ao Arquivo Nacional, em caso de instituições federais, aos arquivos estaduais, em caso de instituições estaduais e aos arquivos municipais, em caso de instituições municipais. O caso mais complexo é o das instituições privadas de Saúde, que têm documentação da área pública, que é a do Sistema Único de Saúde. Nesse sentido, a Câmara Setorial sobre Arquivos Médicos propõe que o CONARQ agende, em Brasília, uma reunião com o Conselho Nacional de Saúde e com o Conselho Federal de Medicina - CFM, para tratar de assuntos referentes à legislação, à destinação de acervos em instituições privadas de Saúde e prontuários de pacientes, uma vez que o CFM produz legislação nem sempre compatível com a legislação emanada pelo CONARQ. Assim, pareceres sobre um mesmo assunto, poderão apresentar decisões diferenciadas. O Presidente indagou da Dra. Laura se não seria interessante promover uma reunião ampliada da Câmara, no Rio de Janeiro, com os representantes do CFM e do CNS, ao que respondeu afirmativamente. Foi aprovado pelo Plenário o parecer da Câmara Setorial sobre Arquivos Médicos, inclusive no que se refere à reunião a ser realizada, em princípio em agosto de 2006, para buscar uma solução junto ao Conselho Federal de Medicina, no sentido de que suas resoluções sejam emanadas de conformidade com a legislação do CONARQ. As resoluções do CFM ligadas às questões da arquivística, não podem contrariar nem as resoluções do CONARQ e nem a Lei de Arquivos. Laura aproveita para informar sobre a realização do II Encontro de Arquivos Médicos a realizar-se em 2007 e sobre proposta de criação de um curso de gestão de arquivos e registros médicos, em interação com a Escola Politécnica de Saúde Joaquim Venâncio da FIOCRUZ. Em seguida o Presidente do CONARQ, sugere ao Plenário as datas das próximas reuniões do CONARQ, ficando agendada para os dias 04 e 05 de dezembro de 2006. O Presidente encerrou a 42ª reunião do CONARQ agradecendo a presença de todos.

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