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Ata da 44ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos cinco dias do mês de dezembro de 2006, no salão nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, foi realizada a quadragésima quarta reunião ordinária do Plenário do CONARQ.

Participaram da reunião: representando o Poder Executivo Federal: Patrícia Pessi, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (titular); representando o Poder Judiciário Federal: Kathya S. O. Campelo Bezerra, do Supremo Tribunal Federal (titular) e Júlio César Sousa Gomes, do Tribunal Superior Eleitoral (titular); representando o Poder Legislativo Federal: Antonio Alberto de Carvalho, do Senado Federal (titular), Lamberto Ricarte Serra Júnior (titular) e Daniela Francescutti Martins Hott (suplente), da Câmara dos Deputados; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular) e Maria Esperança de Resende (suplente); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Daisy Lúcia Ramos de Andrade, do Arquivo Público do Paraná (suplente) e Ieda Pimenta Bernardes, do Arquivo Público do Estado de São Paulo (suplente); representando os Arquivos Públicos Municipais: Carlos Roberto Bastos Freitas, do Arquivo Municipal de Campos dos Goytacazes (titular); representando as Associações Arquivísticas Brasileiras: Clara Marli Scherer Kurtz, da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio Grande do Sul (titular); representando as instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva, da Universidade Federal da Bahia (suplente); representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Célia Maria Leite Costa (titular), e Regina da Luz Moreira (suplente), do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas. Vieram como convidados já indicados para o Conselho: Alfredo Tiomno Tolmasquim, do Museu de Astronomia e Ciências Afins (MAST) e Pablo Soledade, da Associação de Arquivistas da Bahia. Justificaram suas ausências: Geraldo Mártires Coelho, do Arquivo Público do Pará; Rosani Gorete Feron, do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul; Ismênia de Lima Martins, da Associação Nacional de História - ANPUH e Ingrid Sarti, da Sociedade Brasileira para Progresso da Ciência - SBPC. Secretariou os trabalhos Marilena Leite Paes, Coordenadora do CONARQ, com a colaboração de Domícia Gomes. O Presidente do CONARQ iniciou a sessão, falando a respeito da Comissão constituída por Célia Costa, Ismênia de Lima Martins e Daniela Francescutti para se proceder a uma revisão do texto da proposta de projeto de decreto que regulamenta o Capítulo V da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre o acesso e o sigilo dos documentos públicos, bem como da Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, que dispõe sobre a parte final do disposto no inciso XXXIII do caput do artigo 5º da Constituição Federal, além de definir procedimentos para os órgãos e entidades da Administração Pública Federal quanto à salvaguarda de documentos, dados, informações, materiais, comunicações, sistemas, áreas e instalações de natureza sigilosa, do interesse da sociedade e do Estado. Em seguida, o Presidente do CONARQ passa a fazer um histórico da justificativa para a criação da comissão, que decorreu da edição, no final do Governo do então Presidente Fernando Henrique Cardoso, do Decreto nº 4.553, de 27 dezembro de 2002, que revogou o Decreto nº 2.134, de janeiro de 1997, o qual fora discutido e aprovado no âmbito do CONARQ, a partir de uma comissão a qual foi integrada por representantes dos então Ministérios Militares e Ministério da Justiça, OAB, ANPUH, SBPC, CPDOC e Arquivo Nacional. O Decreto nº 2.134 era um consenso, tendo a comunidade de informação, convivido com esses decretos durante anos; depois se chamou a atenção de que o Decreto Nº 2.134, revogava o RSAS – Regulamento para Salvaguarda de Assuntos Sigilosos, do ano de 1969, e então houve uma solicitação da Subchefia de Inteligência da Presidência da República, que hoje é o Gabinete de Segurança Institucional, que solicitou que órgãos que utilizavam documentos classificados como sigilosos, precisariam de elementos instrumentalizadores, pois o RSAS continha as instruções de como se deveria proceder em relação à produção, tramitação. Arquivamento e expedição de documentos sigilosos. Como se desejava fazer modificação no Decreto nº 2.134, foi feita uma nova comissão e aprovou-se então, o Decreto nº 2.910, de 29 de dezembro de 1998, portanto, a comunidade de informação utilizou esses dois decretos de 1997 a 2001, e, em 2002 fizeram uma pequena modificação para possibilitar aos comandos militares que também classificassem documentos secretos, quando, então, foi elaborado no Gabinete de Segurança Institucional o Decreto nº 4.553, de 27 de janeiro de 2002. O Decreto nº 2.134 cumpria uma determinação da Lei de Arquivos, ou seja, que um decreto regulamentaria as questões de sigilo. O Decreto nº 2.910 respeitava os parâmetros do 2.134 e dava as instruções de como se deveria proceder em relação à produção, tramitação, arquivamento e expedição de documentos sigilosos. A edição Decreto nº 4.553, desregulamentou a Lei nº 8.159, de 1991, alterando os prazos de classificação de documentos sigilosos, estabelecidos na Lei de Arquivos, bem como restringiu sua aplicação apenas ao Poder Executivo Federal. Sendo assim, o CONARQ criou um novo grupo de trabalho, que em agosto de 2003, enviou proposta de um novo decreto que não teve nenhuma resposta. Em 9 de dezembro de 2004, foi editada a Medida Provisória nº 228, regulamentada pelo Decreto nº 5.301, de 9 de dezembro de 2004 e, em 5 de maio de 2005, transformada na Lei nº 11.111, continuando assim o vácuo na legislação. Após fazer o histórico, o Presidente do CONARQ, passou a palavra para a Conselheira Célia Costa, que informa ser necessário deixar claro que, hoje, em matéria de legislação de acesso, a proposta elaborada pela Comissão não é a desejável e sim a possível. A Conselheira informa ainda que a Comissão julga que o ideal seria que o CONARQ criasse uma comissão mais ampla com a participação de juristas, de representantes da sociedade civil e do governo, para que se possa pensar em um projeto de lei de Informação, a ser encaminhado ao Congresso Nacional, a exemplo das que existem na maioria dos países democráticos. O ideal é que se tenha uma lei de informação e uma lei de proteção à privacidade. Hoje, o que temos no país é uma “colcha de retalhos”, uma série de decretos e de leis, que não dão conta da transparência e acesso às informações. A idéia da minuta de decreto sobre documentos sigilosos que ora apresentamos, é oferecer, de imediato, um instrumento para estabelecer procedimentos mais adequados, como forma de substituir o que existe hoje, enquanto se prepara a lei de informação. A Conselheira Célia informa que já existem algumas iniciativas na Câmara dos Deputados, mas, que na sua opinião, nenhuma é satisfatória e estão longe de ser considerada como lei de informação. A Conselheira julga que os assessores dos Deputados deveriam participar da comissão para a elaboração da lei de informação. A Conselheira Célia lembra que o Decreto nº 2.134 fora elaborado dentro dos padrões internacionais, sendo um decreto muito democrático e que atendia às necessidades. A edição do Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002 surpreendeu o CONARQ, uma vez que significou a volta da legislação anteriormente revogada: desapareceu do referido Decreto a questão da privacidade da pessoa e passou a ser de âmbito apenas do Executivo Federal, deixando de fora o Legislativo, o Judiciário, assim como o Distrito Federal, os Estados e Municípios, permanecendo várias lacunas. Face ao exposto, começaram a surgir várias denúncias por parte da sociedade civil. O CONARQ também fez a sua parte encaminhando um novo projeto à Casa Civil, porém não obteve resposta; até que, em outubro de 2004, as fotos do jornalista Vladimir Herzog, começaram a aparecer na mídia e a partir dessas denúncias, houve um movimento por parte da sociedade civil, sobretudo das famílias dos desaparecidos políticos, e dos envolvidos com a Guerrilha do Araguaia. Diante desses acontecimentos o Governo editou, a Medida Provisória nº 228, de 2004, regulamentada pelo Decreto nº 5.301 e depois transformada na Lei nº 11.111. Essa nova legislação, entretanto, não resolveu os impasses referentes ao acesso da documentação sigilosa. Continuando, Célia observa que, a questão da inconstitucionalidade do Decreto nº 4.553 permanecia, uma vez que alterava, para 50 anos, o prazo de 30 anos estabelecido na Lei de Arquivos, para documentos ultra-secretos, além de conceder plenos poderes à Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas, nele prevista, para ampliar quantas vezes fosse necessário o prazo desses documentos ultra-secretos,ou seja, a questão continuou mal resolvida e outros problemas não foram solucionados. Hoje se encontra em vigor a Lei nº 8.159, a Lei nº 11.111 e os Decretos nº 4.553 e 5.301. Assim, temos dois decretos e duas leis sobre o mesmo tema. O objetivo da minuta de decreto que será apresentado é a tentativa de solucionar essa questão. Célia informa que a minuta de decreto que está sendo proposta retoma os Decreto nº 2.134 e Decreto nº 2.910, e incorpora a Lei nº 11.111, aproveitando-se do Decreto nº 4.553, apenas algumas definições e conceitos, que estavam mais bem definidos que no Decreto nº 2.134, porém, esta nova proposta está longe do ideal e do desejável, mas que é o possível para o momento. A Conselheira Célia indaga do Plenário sobre a necessidade da leitura, na íntegra do texto do decreto ou só da exposição de motivos. O Plenário optou pela leitura de ambos. A Conselheira Célia segue fazendo a leitura dos textos. A Conselheira Ieda pede a palavra para fazer um questionamento de ordem jurídica referente à competência da União, dos Estados e Municípios para legislar sobre a matéria. A Conselheira diz que o artigo 24, parágrafo 1º da Constituição Federal estabelece “No âmbito da legislação concorrente, a competência da União limitar-se-á a estabelecer normas gerais”, então, a Conselheira entende que a União tem uma competência concorrente para estabelecer normas gerais sobre acesso e restrição de acesso a documentos públicos, cabendo, a cada ente federativo, competências específicas para tratar das peculiaridades da gestão e do acesso aos documentos públicos, assim como também estabelecer categorias de sigilo. O artigo 21 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, diz “Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei, e no artigo 23 “Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. A Conselheira Ieda cita também a Constituição Federal, artigo 24, § 2º - “A competência da União para legislar sobre normas gerais não exclui a competência suplementar dos Estados”, neste sentido, e, por conta disso, a Conselheira lembra que, na reunião passada do CONARQ comunicara que o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, havia constituído um grupo de trabalho, representado por procuradores, representantes da Casa Civil, representantes das Secretarias de Segurança Pública, Fazenda, Saúde e das Secretarias mais complexas em termos de produção de documentos sigilosos para elaborar uma minuta de decreto sobre acesso a documentos sigilosos, a qual já se encontra na Assessoria Técnica do Governo de São Paulo para apreciação. A Conselheira Ieda diz que o SAESP entende que têm a competência suplementar para legislar, em atendimento aos artigos 21 e 23 da Lei nº 8.159, que estão obedecendo à norma geral que é definida pela Constituição Federal e pela Lei nº 8.159, e que em nenhum momento estão transgredindo esses dispositivos legais. A Conselheira Ieda comunica que pode disponibilizar a minuta do SAESP, tendo em vista, que, a mesma foi elaborada a partir da minuta de um substitutivo ao Decreto nº 4.553 elaborada pelo CONARQ, em 2003. Ieda informa que a minuta de São Paulo não diverge muito da minuta do CONARQ, porém o formato da redação foi bastante alterado, tendo sido encontrada, na sua opinião, uma maneira mais clara de considerar o princípio geral que, é o acesso em primeiro lugar, e, depois a definição das categorias de documentos sigilosos e, em relação a eles, critérios de restrição de acesso. Ieda informa que também teve como elemento inovador, a definição dos procedimentos para funcionamento das comissões de acesso. A Conselheira Ieda informa que gostaria de deixar registrado em Ata o questionamento de ordem jurídica das competências entre a União, Estados e Municípios que acabara de apresentar. O Presidente do CONARQ retoma a palavra, e, diz que as questões colocadas no texto da proposta de decreto a ser apresentado por Célia Costa, foram feitas pelo Jurista Constitucionalista Célio Borja, e, que, na opinião do mesmo, quando se trata, de regular as questões do direito, as questões da informação e da Lei de Arquivos, sendo ela uma lei geral; cabe ao Poder Executivo definir os pontos e diretrizes que nortearão a questão, através de um decreto regulamentador, e que isso não impede que haja decretos e leis nos estados e municípios, desde que, sejam respeitados os parâmetros estabelecidos. Seguiu-se longa discussão por parte das Conselheiras Ieda, Célia, do Conselheiro Lamberto e do Presidente do CONARQ referente às questões de competência da União, Estados e Municípios para legislar sobre a matéria. A Conselheira Célia prosseguiu a leitura do texto da minuta de decreto. Em relação à Seção IV “Da classificação e da desclassificação de documentos, dados e informações sigilosos” em seus artigos 21 e 22, houve longa discussão por parte do Conselheiro Lamberto e do Presidente do CONARQ. Concluída a análise e as alterações no texto da minuta de decreto, e,•tendo em vista, o volume do texto que nesta reunião sofreu alterações, serão anexados a esta Ata, dois textos: a versão apresentada ao Plenário para análise e a versão final aprovada pelo Plenário, incluindo as alterações e correções propostas. Em seguida o Presidente do CONARQ encerrou a sessão da parte da manhã. O Presidente do CONARQ iniciou a segunda sessão, passando a palavra para Jayme Spinelli Júnior, Presidente da Comissão Técnica de Avaliação de acervos privados para declaração de interesse público e social, para apresentar o Parecer nº 07/2006, da Comissão Técnica de Avaliação, sobre a declaração de interesse público e social do acervo da Atlântida Cinematográfica Ltda., cuja sede está localizada na Rua México, 51, 7º andar, Centro, Rio de Janeiro. Em seu Parecer a Comissão concluiu, após a análise do referido acervo, tratar-se de um conjunto documental de inquestionável valor para a cinematografia brasileira e, em especial pela produção de cinejornais que oferecem inúmeras referências à política, à sociologia, ao urbanismo, às transformações da sociedade e do imaginário popular, da segunda metade do século XX, mais especificamente do período de 1950 a 1987. Face ao exposto, a Comissão propôs a declaração de interesse público e social do acervo da Atlântida Cinematográfica Ltda, por sua relevância histórica e cultural com as seguintes ressalvas: a) os efeitos da declaração devem alcançar apenas os elementos do acervo arquivístico, ficando excluídos os elementos referentes a equipamentos e maquinário de uso corrente como cadeiras e lâmpadas constantes da listagem de equipamentos fornecida pela empresa; b) a inserção de novos elementos ao acervo declarado como de interesse público e social está condicionado a novo processo de avaliação pela Comissão Técnica de Avaliação do CONARQ. O Plenário, após análise do Parecer apresentado, deliberou, por unanimidade, pela aceitação do acervo da Atlântida Cinematográfica Ltda., como um acervo privado de interesse público e social. O Presidente do CONARQ passa, então, a palavra para o Presidente da Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística – CTNDA, Vitor Manoel Marques da Fonseca, que informa a respeito da realização das oficinas NOBRADE, com o objetivo de divulgar e estimular a implementação da Norma nas instituições arquivísticas. As oficinas foram realizadas no período de outubro a dezembro de 2006, nas cidades de Curitiba, Brasília, Porto Alegre, Rio de Janeiro, Salvador e São Paulo, sendo o balanço muito positivo, porém, percebe-se uma situação muito grave em termos de carência de informação arquivística, nos estados onde não existem os cursos de Arquivologia. O Presidente do CONARQ informa que está prevista, para 2007, uma nova rodada de oficinas, com uma mudança de foco geográfico, atingindo os estados mais carentes de informação arquivística, com o objetivo de levar conhecimento e difundir textos técnicos, contribuindo, assim, para a formação dos profissionais que atuam nos arquivos públicos. Em relação ao lançamento da NOBRADE, o Presidente da CTNDA, acha importante solenizar esse momento, programando um evento especial que chame a atenção para a NOBRADE como um trabalho marcante em termos profissionais, tendo presente que o Brasil é um dos primeiros países a dispor de uma norma arquivística nacional. Sugere, ainda, que por ocasião do lançamento da NOBRADE, se realize também, uma última reunião da CTNDA, com a participação dos membros que participaram dos trabalhos da Câmara até a presente data, uma vez que, em breve, ocorrerão mudanças em sua composição, decorrentes do fato de que alguns membros já manifestaram a intenção de não mais permanecerem na CTNDA. Vitor diz ser necessário fazer um balanço e um programa de trabalho a ser apresentado à nova CTNDA. O Presidente da CTNDA propõe como itens do programa de trabalho: 1) elaboração de norma com entrada de nomes, não tanto por causa de nomes de pessoas, mas em relação a entidades coletivas; 2) elaboração de diretrizes sobre instrumentos de pesquisa; 3) diretrizes sobre indexação; 4) estudo sobre a necessidade de se adaptar ou elaborar algum tipo de norma nacional relativamente a registro de autoridade. O Presidente da CTNDA, esclarece que essas questões não são questões da CTNDA , são questões elencadas por ele, por terem sido colocadas em algum momento. O Presidente da CTNDA, diz que em breve serão iniciados os estudos para a criação e implementação do Cadastro das Entidades Custodiadoras de acervos, que ficará sob a responsabilidade da Coordenação do CONARQ. Outra questão a ser resolvida, diz respeito ao prazo de revisão da NOBRADE, pois as normas precisam ser revistas em um determinado prazo, que não deve ser curto demais e nem longo demais. O Presidente da CTNDA informa que ao nível internacional o prazo de revisão de normas é, em geral de cinco anos, principalmente no caso de primeira revisão. O Plenário do CONARQ decide pelo processo de revisão e aperfeiçoamento da NOBRADE no prazo de três anos, ou seja, em meados de 2010. O Presidente do CONARQ diz que neste processo, o papel das universidades é fundamental para intensificar o conhecimento da NOBRADE e para apoiar os arquivos públicos. Tanto o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística como a NOBRADE, quanto mais discutido nas universidades, melhor para reunir massa crítica e para a difusão do conhecimento. Continuando, Jaime diz que as associações também cumprem um papel importante na difusão do conhecimento junto aos seus membros. O Presidente do CONARQ agradece a apresentação e destaca o esforço do Presidente e dos membros da CTNDA para realizar e disponibilizar um trabalho de qualidade. Terminada a fala do Presidente da CTNDA, o Presidente do CONARQ submete ao Plenário o roteiro para a produção de uma Coletânea de Textos Técnicos, textos esses a serem produzidos ou revisitados com a colaboração dos membros das Câmaras Técnicas e dos Conselheiros do CONARQ. Essa Coletânea será objeto de uma publicação virtual e uma publicação impressa, que terá como objetivo atingir regiões com dificuldades de acesso a Internet. O Presidente do CONARQ explica cada um dos itens da proposta do Roteiro: 1) um texto sobre a Política Nacional de Arquivos - um resgate da função social dos arquivos, o desenvolvimento e a promoção da informação governamental de domínio público, com o intuito de reunir a experiência dos doze anos do CONARQ, isto é, o delineamento de um texto que traduza a política do CONARQ. O Presidente diz que fará junto com a Coordenadora do CONARQ, Marilena Leite Paes, um esboço desse texto e depois fará circular entre os Conselheiros para que todos possam enriquecê-lo; 2) um texto sobre a história e a evolução da Arquivologia no Brasil, como ciência; 3) a edição da Legislação Arquivística Brasileira, em formato de Fichário para permitir a inclusão de fascículos de atualização, a serem publicados periodicamente; 4) revisão e lançamento da segunda edição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística; 5) textos sobre gestão de documentos e instrumentos técnicos de gestão, utilizados como recurso estratégico para a modernização dos serviços arquivísticos governamentais, a serem editados, em partes, conforme se especifica: a) introdução à gestão de documentos; b) instrumentos técnicos de gestão, c) orientação para a terceirização de serviços arquivísticos públicos. Em relação ao assunto terceirização, o Presidente do CONARQ explica que há níveis diferenciados de terceirização; pois há órgãos que não tendo pessoal para tratar de seu acervo, terceirizam os serviços arquivísticos. O Presidente do CONARQ, diz que o assunto terceirização, já fora objeto de uma resolução do CONARQ, e, que, se faz necessário rever este assunto. A propósito, menciona ainda a questão das Organizações Sociais – OS, que surge no cenário arquivístico, como uma saída equivocada do Estado para transferir a uma entidade privada, atividades específicas do Estado, citadas no artigo 216, parágrafo 2º da Constituição Federal e na Lei nº 8.159. O Presidente do CONARQ fala a respeito de um Encontro, realizado em São Paulo, do qual participara a convite da Professora Maria Luiza Tucci Carneiro, oportunidade em que se levantou a questão das OS, que são entidades privadas. O Presidente lembra que a Constituição define claramente que compete ao Estado a gestão dos documentos públicos. O Presidente do CONARQ informa ter sido procurado naquela oportunidade por um servidor do Arquivo do Estado de São Paulo, que relatou sobre a intenção do referido Arquivo de transferir para uma OS a gestão parcial ou total do Arquivo do Estado de São Paulo. O Presidente do CONARQ diz que, a questão das OS, é um fenômeno do Governo Fernando Henrique Cardoso, que, pretendia transformar as instituições ditas culturais, em OS. O Presidente do CONARQ informa, ainda, sobre uma discussão ocorrida, em passado recente, no âmbito do CONARQ, sobre o interesse das universidades em recolher acervos públicos. Lembra que, em 15 de maio de 1997, o CONARQ publicou a Resolução nº 06, que dispõe sobre diretrizes para a terceirização de serviços arquivísticos públicos. Como o assunto volta a ser constantemente discutido, seria prudente retomar a discussão sobre o papel das instituições arquivísticas públicas, como órgãos de Estado, responsáveis pelo recolhimento, tratamento técnico, preservação dos arquivos e acesso à informação, bem como editar nova resolução sobre a matéria, alertando as autoridades federais, estaduais e municipais sobre a necessidade de se apoiar as instituições arquivísticas públicas, em todos os níveis, mediante a destinação de recursos financeiros indispensáveis à consecução das atividades finalísticas do órgão, bem como, contratação de recursos humanos especializados, através da realização de concursos públicos, instalações físicas adequadas e aquisição de material de consumo e permanente. O Presidente do CONARQ propõe que mais uma vez se faça uma ampla divulgação sobre o papel das instituições arquivísticas públicas como função do Estado, em especial junto aos Prefeitos de municípios onde não haja arquivos públicos, ratificando a necessidade de criação dessas instituições, com o objetivo de dar cumprimento pleno à Constituição Federal, à Lei nº 8.159, bem como, à Lei de Responsabilidade Fiscal. A inexistência do Arquivo Municipal impede, por exemplo, entre outras funções, os procedimentos adequados para avaliação e eliminação de documentos, uma vez que, a Lei de Arquivos, em seu artigo 9º, preconiza “A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas, e, de caráter público, será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. A propósito da divulgação sobre o papel das instituições arquivísticas públicas como função do Estado, o Conselheiro Lamberto diz que a proposta em questão é válida não só para os municípios, como também para as Assembléias Estaduais e Câmaras Municipais, com pouca tradição arquivística, e, igualmente válida para os estados e organizações, mesmo onde já existam políticas de arquivo definidas. Não custa, reforçar o alerta aos agentes públicos pela sua responsabilidade para uma boa gestão documental. Nesse sentido, e, aproveitando esse momento de transição política, a Conselheira Daysi Ramos de Andrade, diretora do Arquivo Público do Estado do Paraná, representante dos arquivos estaduais no Conselho, apresenta ao Plenário proposta no sentido de que o CONARQ envie aos governadores eleitos ou reeleitos uma mensagem informando sobre a vital importância dos arquivos, órgãos técnicos responsáveis pela gestão da documentação pública, fundamentais instrumentos de planejamento governamental, gestão da coisa pública e controle do Estado. Assim, devem ser os mesmos objeto de apoio das autoridades, a fim de que possam desenvolver ações com vistas à implantação de adequados programas de gestão documental para os arquivos correntes e intermediários, bem como de ações voltadas para o tratamento, preservação e disseminação das informações contidas nos arquivos permanentes ou históricos. O Plenário acolheu a proposição e deliberou que fosse constituída uma comissão, integrada pela proponente, Conselheira Daysi, e pelos Conselheiros Lamberto e Carlos Freitas para elaborar a proposta de resolução anteriormente mencionada, a ser submetida ao Plenário do CONARQ em sua próxima reunião, a qual deverá destacar os seguintes pontos: 1) que é dever do Poder Público a gestão documental, a proteção especial aos documentos de arquivo e as providências para franquear aos cidadãos as informações contidas na documentação governamental (art. 1º da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991); 2) que é da maior importância a preservação dos acervos produzidos pela administração pública como instrumento de prova e informação sobre suas atividades para as administrações e gerações futuras, e que a organização da documentação pública permite que o cidadão tenha acesso às informações e garantia de seus direitos; 3) que cabe à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (parágrafo 2º do art.216 da Constituição Federal); 4) que, embora as instituições arquivísticas sejam vocacionadas para uma função social, elas são, na sua essência, instrumentos de planejamento, gestão e controle do Estado, e, como tal, sua manutenção deve ser garantida pelo Poder Público como função típica de Estado 5) que a organização dos arquivos e o gerenciamento das informações neles contidas se constituem em instrumento de eficácia administrativa, contribuindo para a modernização da administração pública; 6) que os arquivos produzidos pelo Poder Público devem ser geridos como um todo, acompanhados em seu ciclo vital pelos arquivos públicos, visando garantir uma boa gestão e a adequada orientação em sua avaliação para que os arquivos mantenham-se como um todo orgânico, devendo-se evitar a ruptura de seu processo de produção e acumulação, que geraria graves conseqüências no seu processo de destinação final; 7) que os arquivos, por serem um todo orgânico, resultante de seu processo de produção e acumulação, devem ser objeto de um programa de gestão único, tendo como órgão central do sistema a instituição Arquivística pública de seu âmbito de atuação, garantindo, com isso, a qualidade nos espólios informacionais a serem recolhidos para guarda permanente, preservação, acesso e consulta. Isto posto, deliberou-se, também, que, enquanto se prepara essa resolução, seja enviado aos governadores eleitos ou reeleitos, às secretarias de governo às quais estão subordinados os arquivos estaduais, um extrato da ata desta reunião que trata da matéria, ressaltando a importância dessas instituições arquivísticas e manifestando aos governantes o apoio inconteste do CONARQ e de suas Câmaras Técnicas e Setoriais, para colaborar na implementação de ações para a preservação do patrimônio público, em todos os níveis. Uma vez fortalecidos os arquivos estaduais, poder-se-á estender essas ações aos municípios de cada Estado, sensibilizando, para isso, os prefeitos no sentido de criarem os arquivos municipais, com vistas à sua integração ao Sistema Nacional de Arquivos. Voltando ao roteiro de publicações, foram sugeridas ainda: 6) Carta do Brasil para Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, a ser reeditada em 4 idiomas; 7) e-ARQ; 8) NOBRADE; 9) revisão das Diretrizes Gerais para a Construção de Websites de Instituições Arquivísticas, tendo em vista a rapidez com que as tecnologias evoluem; 10) textos sobre conservação de documentos, que seria divido em duas partes, sendo, a parte I, voltada para a conservação de documentos, metodologias e técnicas aplicadas à conservação de documentos arquivísticos em diversos suportes; e a parte II, voltada para a revisão do texto Recomendação para produção e armazenamento de documentos de arquivo; Recomendação para implantação em instituições arquivísticas de planos de segurança e planos de desastre, que vão desde a segurança física até o plano de evacuação do acervo e 11) revisão do texto Recomendação para a construção de prédios de arquivo; o Presidente do CONARQ, sugere que a Câmara Técnica de Conservação, responsável pela edição desse texto, introduza no mesmo, recomendação para adequação de prédios de arquivo com soluções de baixo custo, a ser elaborado com o apoio das universidades e com a ajuda dos arquitetos, engenheiros, físicos e biólogos. O Conselheiro Lamberto sugere a realização de um seminário sobre esse assunto, uma vez que a maioria dos profissionais da área de arquitetura e engenharia não tem conhecimento e nem sensibilidade, em relação à edificação de prédios de arquivo e que as universidades não estão tratando desse tema. Lamberto diz que o escritório do arquiteto mais famoso do Brasil, Oscar Niemeyer pouco conhece sobre o assunto, mas se propõe a projetar edificações de arquivo. O projeto do prédio que abrigará o arquivo da Câmara dos Deputados, feito pelo referido escritório, prevê a área de depósito no subsolo do prédio. Como sabemos, não é o local adequado para a localização de um arquivo. O Presidente do CONARQ informa que a Câmara Setorial de Arquitetura, Engenharia e Urbanismo, já fora instalada e que, em abril de 2006, o Arquivo Nacional foi contatado pelo Comitê de Arquivos de Arquitetura do Conselho Internacional de Arquivos – CIA para realizar, em setembro de 2007, um Congresso Internacional de Arquivos de Arquitetura, oportunidade em que se poderia dedicar um ou dois dias para discutir essas questões com os profissionais de arquitetura e engenharia ligados ás áreas de ensino, e buscar soluções para armazenagem de documentos com indicação de guarda de longa duração, utilizando recursos da tecnologia e, ao mesmo tempo, otimizando recursos orçamentários. Voltando ao roteiro para publicação da Coletânea de Textos Técnicos foi sugerido também: 12) elaboração de um roteiro para apresentação de projetos técnicos, indicando os itens que deles devem constar, bem como relacionar as agências de fomento, nacionais e internacionais, públicas ou privadas, financiadoras de projetos arquivísticos, ou seja, um “mapa da mina” de quem tem dinheiro para quem precisa de dinheiro. Terminada a apresentação, o Presidente do CONARQ submete ao Plenário a relação das publicações que deverão compor a Coletânea de Textos Técnicos, tendo sido a mesma aprovada. O Presidente do CONARQ esclarece ainda que, se necessário, os textos previstos para integrarem a Coletânea, poderão ser objeto de pauta de uma ou mais reuniões do CONARQ. Prosseguindo, o Presidente do CONARQ propõe que faça constar em ata que a Conselheira Ismênia de Lima Martins, pela sua atuação na defesa do patrimônio documental e histórico, foi agraciada com a Medalha Rui Barbosa, concedida anualmente, pela Fundação Casa de Rui Barbosa, a personalidades que se destacaram na área cultural. Continuando, o Conselheiro Carlos informa a respeito de sua participação no II Fórum de Arquivos Estaduais, realizado na cidade do Crato, CE, como representante do CONARQ, que constou de uma palestra sobre o Arquivo Público como Instrumento de Preservação da Memória e ministrou o curso Experiências de Montagem de Arquivos. O Conselheiro informa que constatou, naquela região, um forte desconhecimento das técnicas arquivísticas, bem como das normas ISAD (G), NOBRADE, etc,. Finalizando a reunião, o Presidente do CONARQ, diz que, tanto o Plenário, quanto as Câmara Técnicas e Setoriais, prestam um serviço relevante ao país e cumprem sua missão, tornando seu trabalho gratificante para nós que lidamos na área de documentação e informação. Nada mais havendo a tratar, o Presidente do CONARQ encerra a 44ª reunião do CONARQ, desejando um Feliz Natal, um próximo ano repleto de realizações e que nos reencontremos em 2007.

Obs: Tendo presente que o texto da proposta do decreto, que regulamenta o capítulo V da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, sobre o acesso e o sigilo dos documentos públicos e a Lei 11.111, de 5 de maio de 2005, é constituído de 17 páginas, além da exposição de motivos que o acompanha, foram anexados a esta Ata, dois textos: a versão apresentada ao Plenário para análise e a versão final aprovada pelo Plenário, incluindo as alterações e correções propostas. Foi também anexado o Parecer nº 07/2006, da Comissão Técnica de Avaliação, aprovado, sobre a declaração de interesse público e social do acervo da Atlântida Cinematográfico Ltda.

Ata disponível em formato pdf, tamanho 249kb

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