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Ata da 80ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos 12 dias do mês de agosto de 2015, no Salão Nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi realizada a octogésima Reunião Plenária do CONARQ.

Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: Fernando Antônio Braga de Siqueira Júnior (titular) da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; Ivan Fernandes Neves (suplente), do Ministério da Justiça; Luis Fernando Sayão (suplente), da Comissão Nacional de Energia Nuclear; representando o Poder Judiciário Federal: Dennys Albuquerque Rodrigues (titular) e Marcelo Jesus dos Santos (suplente), do Supremo Tribunal Federal; Maria Cristina Diniz Caixeta (titular), do Tribunal Regional do Trabalho – 3ª Região; Marivaldo Dantas de Araújo (suplente), do Superior Tribunal de Justiça; representando o Poder Legislativo Federal: André Freire da Silva (titular), da Câmara dos Deputados; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular) e Vivien Fialho da Silva Ishaq (suplente); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Ieda Pimenta Bernardes (titular), do Arquivo Público do Estado de São Paulo; Marta Célia Bezerra Vale (titular), da Superintendência de Arquivo Público do Distrito Federal; Márcio de Souza Porto (suplente), do Arquivo Público do Estado do Ceará; Débora Flores (suplente), do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul; representando os Arquivos Públicos Municipais: Yuri Mello Mesquita (titular), do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte; Aurora Maia Dantas (titular), da Prefeitura Municipal de João Pessoa; Maria Ana Quaglino (suplente), da Fundação Dom João VI de Nova Friburgo - Arquivo Pró-Memória; representando as Associações de Arquivistas: Maria da Graça Bürger Fantonelli (titular), da Associação dos Arquivistas do Estado do Paraná; representando as Instituições de Curso Superior de Arquivologia: Cynthia Roncaglio (titular), da Universidade de Brasília – UnB; representando as instituições que congregam profissionais que atuam nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Beatriz Kushnir (titular) e Luciana Quillet Heynmann (suplente), da Associação Nacional de História – ANPUH; Adelina Novaes e Cruz (titular), do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil da Fundação Getulio Vargas; Leila Lobo de Mendonça (titular), do Centro da Memória da Eletricidade no Brasil. Justificaram suas ausências: Bruna Carla Hiraici Rezende (titular), do Ministério da Saúde; Márcio Sampaio Leão Marques (titular) e Maciel Rodrigues Pereira (suplente), do Senado Federal; Vanderlei Batista dos Santos (suplente), da Câmara dos Deputados; Antônio Carlos Galdino (suplente), do Arquivo Municipal de Campinas; Maria de Jesus Martins Barbosa (suplente), da Associação de Arquivologia do Estado de Goiás; Rita de Cássia Portela da Silva (suplente), da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; Verena Alberti (suplente) do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil da Fundação Getulio Vargas; e Dulce Chaves Pandolfi (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais. O presidente do CONARQ, Senhor Jaime Antunes da Silva abre a 80ª Reunião Plenária dando boas vindas a todos os conselheiros, solicitando que todos se apresentem. Terminadas as apresentações, o presidente coloca as Atas das 78ª e 79ª Reuniões Plenárias do CONARQ para aprovação. Informa que somente a conselheira Cynthia Roncaglio solicitou pequenas correções na Ata da 78ª Reunião Plenária. Terminadas as correções solicitadas pela citada conselheira, a Ata da 78ª Reunião é aprovada. O presidente do CONARQ informa que nenhum conselheiro encaminhou solicitação de correção para a 79ª Reunião Plenária, sendo a mesma aprovada por unanimidade. O presidente do CONARQ passa para o próximo ponto da pauta referente à apresentação de minuta de Resolução que propõe alterar a redação da Resolução do CONARQ nº 39, de 29 de abril de 2014, que estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. O presidente do CONARQ passa a palavra para a Senhora Claudia Lacombe, presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), que inicia sua apresentação informando que a proposta em questão tem como objetivo fazer pequenas correções no texto da redação da Resolução nº 39, uma vez que na referida resolução não ficou de acordo com o documento diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis, que trata de repositórios nas fases corrente, intermediária e permanente e na Resolução nº 39 ficou apenas na fase permanente. Informa que tem alteração na ementa, sendo: “estabelece diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para o arquivamento e manutenção de documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente, dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR”. A outra alteração foi no artigo 1º ficando a seguinte redação:” Art. 1º Recomendar aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, que tiverem por finalidade a transferência ou o recolhimento de documentos arquivísticos em formato digital, e de forma a garantir a integridade, a autenticidade, a confidencialidade, a disponibilidade e a preservação desses documentos, a adoção das Diretrizes para a Implementação de Repositórios Digitais Confiáveis de Documentos Arquivísticos, anexas a esta Resolução” Terminada a apresentação da minuta que propõe alterar a Resolução nº 39, o presidente passa para o próximo item da pauta relativo às proposituras para a declaração de interesse público e social dos arquivos privados da Caliban Cinematográfica de apresentação e do Circo Voador. O presidente da comissão técnica de avaliação, senhor Jayme Spinelli inicia sua fala informando que não serão apresentados pareceres sobre os referidos acervos. Informa que será apresentado um informe sobre arquivo privado da Caliban Produções Cinematográficas, cujo proprietário é o Cineasta Silvio Tendler. Informa que em relação ao acervo do Circo Voador, por questões de agenda não foi possível realizar a Visita Técnica. Em relação ao arquivo privado da Caliban Produções Cinematográficas, o Senhor Jayme Spinelli relata que em visita técnica aos três locais onde se encontram armazenados os acervos fílmicos, constatou-se que em dois deles, riscos muito aparentes, ou seja, nos prédios situados na Glória e da Lapa, existe uma situação muito problemática do ponto de vista da conservação e preservação dos documentos, pois nos locais mencionados, existe uma imensa quantidade de acervo sem nenhum tipo de prevenção contra sinistros. Foram detectados grandes riscos de incêndio, inundação, proliferação de fungos e microrganismos, de degradação de filmes conhecida como síndrome do vinagre, com fortíssimo cheiro de ácido acético que se espalha, gerando inclusive riscos para a equipe que trabalha nestes locais. A Rede elétrica é ruim, gerando risco de sinistro iminente, inexistem extintores de incêndio. Existem banheiros e cozinhas em uso próximo aos acervos. O local não está climatizado. No prédio da Gloria tem acervos em todos os ambientes, como por exemplo, em banheiros, na cozinha, que está em uso, embaixo da pia, em baixo da mesa, na área de serviço, no quarto de empregada. O Senhor Jayme Spinelli registra que as questões apresentadas não será fator de impedimento para o favorecimento para a declaração de Interesse Público e Social do acervo Caliban Produções Cinematográficas, no tocante a obtenção de chancela positiva da Comissão Técnica de Avaliação do CONARQ, tendo em vista, a grande importância do acervo para a memória do país. Registra que a questão apontada é de preservação do acervo e não a qualidade do acervo, que sem sombra de dúvida é inegável. O Senhor Jayme Spinelli informa que em virtude dessa situação se reuniu com o presidente do CONARQ para expor a situação, e em comum acordo com o presidente do CONARQ consideraram que antes da finalização do parecer será necessário que os responsáveis pela Caliban Produções Cinematográficas tomem as devidas providências para solução dos problemas relacionados ao acondicionamento, armazenamento, preservação e segurança dos documentos, bem como de adequação dos espaços de armazenamento na Glória e da Lapa. Deste modo, propõe-se que os responsáveis pelo acervo Caliban Produções Cinematográficas resolvam os problemas citados. Depois de realizadas as devidas adequações a Comissão Técnica do CONARQ realizará nova visita técnica em data a ser futuramente estabelecida. A conselheira Beatriz Kushnir pede a palavra e registra que a Caliban e o Silvio Tendler enviou formulário de candidatura do acervo da Claiban para reconhecimento como Memória do Mundo, e que na ocasião, a ressalva feita pelo Comitê da Memória do Mundo foi que grande parte do acervo da Caliban não é produto das filmagens do Silvio Tendler, mas, fruto de recolhimento aleatório, não tendo ficado claro a proveniência de todo o acervo. A Conselheira indaga se a propositura de declaração de interesse público e social de arquivo privado não é o mesmo caminho para legitimação de propriedade. A Conselheira Adelina Novaes concorda plenamente com a conselheira Beatriz Kushinir, e, ressalta inclusive a Caliban é uma produtora comercial, que alem de recolher, comprar e ter direito de uso de imagem dos acervos de muitas instituições como o Arquivo Nacional e o CPDOC. A conselheira diz que seria interessante saber se o Silvio Tendler tem interesse em transformar um patrimônio privado num bem público, pois acha estranho que órgãos públicos deem apoio, recursos, e promovam medidas necessárias para o tratamento e restauro do acervo e depois ele continua com a propriedade e ainda vende imagens de trechos de filmes que muitas vezes ele nem tem a propriedade. O Senhor Marcelo Nogueira de Siqueira, ressalta que quanto ao fato da Caliban ser uma produtora comercial privada, não tem problema, não vem ao caso, pois a declaração é justamente para arquivos privados de interesse público e social. Registra conforme está na legislação o acervo não passa a ser público porque recebem a chancela. A Caliban pode continuar comercializando seus filmes. Quanto à questão da origem do acervo, informa que foi indagado sobre origem e que o Senhor Silvio diz que recebeu doações. Este dado foi registrado no relatório da Comissão. A conselheira Beatriz Kushinir diz que é preciso ter cuidado em chancelar um acervo privado como de interesse público e social se não há clareza da proveniência e titularidade de todo o acervo. O Senhor Marcelo Siqueira argumenta que a Comissão Técnica de Avaliação do CONARQ analisa o acervo como produzido, recebido e acumulado. Registra que o foco da Comissão é a relevância do acervo. Diz que em muitos dos acervos fílmicos no Brasil não é possível garantir a origem desses acervos. Diz que a questão da procedência é registrada no relatório da Comissão, mas que nesse primeiro momento o que se quer é resolver o problema da preservação do acervo. O presidente do CONARQ diz que concorda com as conselheiras Beatriz Kushinir e Adelina Novaes, pois há que se justificar a existência de parcelas dos acervos do DIP e da Agência Nacional, que são documentos federais reconhecidos por lei como inalienáveis e jamais prescreve a propriedade do Estado sobre eles. Mas independentemente deste fato não há como negar a importância de todo o conjunto. Entende que quando o cineasta busca o reconhecimento da importância do acervo o faz também pela lei facultar que os proprietários possam buscar apoio e patrocínio para cuidar do acervo. Diz que é preciso buscar caminhos para ajudar na salvaguarda do acervo, por meio de orientação técnica. Coloca o Arquivo Nacional à disposição para ajudar no tratamento desse acervo. Registra que quando se concede o Diploma de Arquivo Privado de Interesse Público e Social pela Presidência da República seria um aval do governo federal reconhecendo a propriedade do acervo como privado e de importância para a história do país. Este é um aspecto a ser ponderado. Diz que o Plenário pode recomendar ações de apoio à Caliban, pois é inegável a importância do acervo e nas condições em que o acervo se encontra corre risco iminente de se perder. Diz que é preciso medidas para apoiar o tratamento do acervo, independentemente da maneira como ele foi reunido. O Senhor Jayme Spinelli solicita que seja incluída na pauta da próxima reunião a reapresentação do parecer conclusivo do acervo da Caliban. É deliberado que se comunique ao Cineasta Silvio Tendler proprietário da Caliban Produções Cinematográficas as preocupações e recomendações da Comissão Técnica de avaliação e do Plenário para a solução dos problemas apresentados nessa reunião. Em seguida o presidente do CONARQ presta informes sobre os processos para a declaração de interesse público e social que já foram aprovados no Plenário do CONARQ e que se encontram parados no ministério da justiça desde 2014, sendo três os processos, a saber: 1)Associação Cultural Cachuera! processo parado na SAL/MJ; 2)Dom Lucas Moreira Neves - processo em análise na CONJUR/MJ; 3) Isaac Rozemberg - processo em análise na CONJUR/MJ. Informa também que existem mais três os processos parados na Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil da presidência da república desde 2013, a saber: 1) Moyses Weltman; Central Única dos Trabalhadores e Augusto Ruschi. Informa que a Coordenação do CONARQ sempre faz o monitoramento para saber o andamento, mas não recebe informações sobre os motivos dos processos não andarem. Diz que já foram solicitadas informações diversas vezes e de todas as formas de comunicação, à Casa Civil, sobre o andamento dos processos. O presidente do CONARQ solicita que o Assessor do Ministro de Estado da Justiça, Senhor Ivan Neves envide esforços junto ao Ministério da Justiça para saber o motivo da demora no encaminhamento dos processos. Encerrado o item da pauta referente à declaração de interesse público e social, a sessão da manhã é encerrada. O presidente do CONARQ inicia a abre sessão da tarde com o informe do presidente da Câmara Técnica de Preservação (CTPD) do CONARQ, Senhor Antônio Gonçalves da Silva, que inicia sua explanação informando que o CONARQ recebeu por parte do Instituto Brasileiro de Árvores (IBÁ), associação de classe que representa a indústria que produz papel e celulose no Brasil, ofício registrando algumas dúvidas, como por exemplo, o que é um documento arquivístico? O que são correlatos? Qual a finalidade e uso? Indagações sobre a dinâmica dos ensaios realizados nas amostras selecionadas para o estudo e ainda sobre as normas ISO as quais o estudo se baseia. Informa ainda que o IBÁ solicitou uma reunião para discussão sobre a recomendação elaborada pela Câmara Técnica de Preservação de Documentos do CONARQ intitulada: “Análise do papel reciclado fabricado no Brasil para produção de documentos arquivísticos”, que instrui a Resolução nº 42, de 9 de dezembro de 2014. A reunião contou com a participação de representantes da CTPD, Domícia Gomes e Marcos Luiz Barreto Gomes, da Coordenação de Apoio ao CONARQ, Patrícia Kaji Yasumura e Karina Meschini Geribello Porto, do Instituto de Pesquisas Tecnológicas de São Paulo (IPT), Julia Tauszig, do Instituto Brasileiro de Árvores (IBÁ), Viviane Nunes, da Associação Brasileira Técnica de Celulose e Papel (ABTCP) e José Reinaldo Marquezini, do Grupo Bignardi. O Senhor Antonio informa ainda que o IBA pleiteou a suspensão da Resolução nº 42, de 9 de dezembro de 2014, para posterior revisão. Informa ainda que os representantes da indústria papeleira solicitaram participar de um trabalho conjunto com a CTPD para revisar a recomendação sobre o uso do papel reciclado. A coordenadora do CONARQ, Senhora Domícia Gomes informa que quando o IBÁ procurou a Coordenação CONARQ solicitando a imediata retirada da Resolução e da recomendação do site, lhes foi respondido que isso não era possível, pois os documentos em questão foram aprovados pelo plenário do CONARQ, sendo ainda sugerido que o IBÁ encaminhasse seus questionamentos, o que foi efetivamente realizado, via e-mail, tendo o presidente da CTPD já respondido de forma detalhada as características técnicas que geraram as identificadas restrições. A Senhora Domícia considera importante manter a Resolução nº 42, inclusive sem ressalvas de estar em processo de revisão, e considera igualmente importante trabalhar em grupo, envolvendo tanto a indústria, quanto o segmento profissional envolvido, para se buscar uma solução que respeite a qualidade do documento arquivístico para, posteriormente, ser submetida aoPlenário do Conselho. O conselheiro Iuri argumenta que o Conselho não é contrário ao papel reciclado de uma maneira geral, mas sim contra o papel reciclado com essas especificações apresentadas, mostrando-se adverso à retirada da recomendação do ar, enquanto a mesma é revista, relembrando ainda, que na última reunião o Conselho teve todo o cuidado para elaborar uma redação que não fosse contrária ao uso do papel reciclado. Pergunta a Antonio se houve redução no consumo desse papel, em razão desses entraves, ao que Antonio responde que existiu, de fato, esta preocupação por parte da indústria. Cynthia observa, nesse contexto, que as empresas, em primeiro lugar, devem se adequar às especificações emanadas do CONARQ, para que haja, aí sim, uma retomada na elaboração final do documento em tela. A conselheira Ieda cumprimenta o grupo pelo trabalho realizado em relação à matéria e elogia a coragem de enfrentar um tema espinhoso para o mercado, e convida a uma reflexão, dizendo que se não há recomendação de uso do papel com qualidade arquivística de uma forma geral, questionando, então, se poderia haver uma relativização na caracterização no uso do papel para documentos de guarda temporária e permanente, sendo a recomendação utilizada apenas para estes últimos, evitando uma regra tão geral para o uso do papel reciclado. Jaime observa que essa argumentação já foi utilizada em encontros anteriores, e ressalta que se devem buscar caminhos nesse sentido, mas a partir do uso adequado de bons programas de gestão documental, códigos e tabelas de temporalidade para a correta discriminação de uso entre um papel com qualidade arquivística e o papel de uso comum. O conselheiro André Freire replica o tema afirmando que as fases do ciclo documental são um complicador nas atividades da Câmara dos Deputados, mencionando que o papel, por exemplo, dos trâmites processuais, emendas constitucionais e outros afins, é de qualidade arquivística, havendo, sim, essa preocupação por parte do poder legislativo. A conselheira Marta Célia indaga se os estudos serão retomados, ao que o presidente do CONARQ informa que se dará continuidade aos estudos relativos ao tema, mas que o atual texto da Resolução nº 42 continua valendo e disponibilizado no site do CONARQ. O presidente de CTPD informa que o texto da recomendação para higienização de acervos arquivísticos está sendo revisado, devendo ser disponibilizado para consulta pública até o final do ano. Dando prosseguimento, o presidente do CONARQ passa para o último ponto da pauta referente os resultados da Comissão para elaborar estudos sobre Microfilmagem eletrônica e digitalização Registrada em Cartório, assuntos estes pendentes de outras reuniões plenárias do CONARQ. A coordenadora do CONARQ declara que o grupo de trabalho criado na 79ª Reunião Plenária, em 26 de novembro de 2014, para tratar do tema microfilmagem “híbrida e eletrônica, composto pelos seguintes membros: Carlos Augusto Ditadi e Domícia Gomes do Arquivo Nacional, e os conselheiros Luiz Fernando Sayão, Yuri de Mello e André Freire não conseguiu avançar nos trabalhos por motivos diversos, apesar de trocas de e-mails da Coordenação do CONARQ na tentativa de se montar um plano de trabalho. Registra que a coordenação do CONARQ recebe constantemente dúvidas, questionamentos e demandas a respeito de microfilmagem “híbrida” e eletrônica, por partes dos arquivos públicos estaduais e de órgãos e entidades estaduais e municipais. ressaltando, pelos motivos apresentados, ser importante haver uma nota técnica ou parecer do Plenário do CONARQ, que seja balizador no entendimento de todas as questões que abrangem esta matéria, sugerindo a convocação para o referido grupo de outros profissionais da área. A conselheira Ieda Bernardes sugere Humberto Inarrelli, da UNICAMP, para compor a comissão, afirmando, nesse sentido, que chegam muitos processos para análise e parecer no seu órgão a respeito dessa temática. O conselheiro Yuri observa que já fora realizada pesquisa em relação a este tema da substituição da microfilmagem tradicional pela eletrônica, e ao longo do tempo se criou um filão no mercado para este serviço, não só da parte dos cartórios como também dos revendedores e prestadores de serviço de microfilmagem digital e eletrônica. O presidente do CONARQ diz que alguns prestadores desses serviços, oferecem “soluções mágicas” para situações diversas, não se preocupando em respeitar os procedimentos técnicos arquivísticos básicos. Ratifica a necessidade de que existem argumentações técnicas e normativas suficientes para se rechaçar essas iniciativas sem os cuidados necessários, sobretudo quando diz respeito aos originais de documentos de caráter permanente. A reunião prossegue com alguns comentários da indispensabilidade de assessoria jurídica para estes casos nos órgãos públicos, respaldando o interesse público. Yuri pondera que já estudou o assunto, sendo que o CNJ já possui conhecimento teorizado sobre a matéria. O conselheiro Marivaldo ratifica que este foi objeto de um projeto junto ao INCRA que está publicado no site, e que trabalhou na digitalização de dados cartorários na Amazônia legal, observando que a última legislação a respeito do assunto da digitalização foi inócua do ponto de vista operacional. Yuri conclui afirmando que o ponto importante como proposta de trabalho para o grupo é definir uma agenda de trabalho para organizar e viabilizar essas demandas. Nesse contexto, o conselheiro Márcio Porto comenta que existem algumas situações que seriam cômicas se não fossem trágicas, pois no Estado do Ceará, assevera ele, algumas secretarias da administração direta do Estado, além de proceder de forma irregular a digitalização de documentos, terceirizam a guarda de documentos de natureza pública, ou seja, quando o próprio Estado precisa consultar o original do documento, precisa pagar às empresas, que de forma oportunista detém esse tipo de serviço. Terminadas as ponderações, a temática microfilmagem “híbrida” e eletrônica continua como pendência para as próximas reuniões Plenárias do CONARQ. O presidente do CONARQ propõe para o dia seguinte uma possível inversão de pauta em razão das prioridades dos assuntos a serem debatidos, principalmente a assunto sobre a revisão do Decreto nº 4.073 e em seguida encerra a 80ª Reunião Plenária.

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